在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以惊人的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。这一系列举措，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化转型的必由之路。它不仅能优化管理流程，还能显著降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。在员工费用归档方面，合思档案也展现出了独特的优势，为企业带来了全新的解决方案。
传统管理痛点：员工费用归档的困境
在传统财务档案管理模式下，企业在员工费用归档方面面临着诸多痛点。
好想你健康食品股份有限公司在进行财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了员工费用归档的效率。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件无法得到有效管理，这使得员工费用归档工作变得繁琐且低效。
云南菜品牌连锁经营企业也深受纸质档案的困扰。纸质档案打印成本高、存储成本高，资料查找困难，这些问题在员工费用归档过程中尤为突出，增加了企业的运营成本和管理难度。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。以纸质档案管理为主的方式，每年在提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，员工费用归档的准确性和及时性都受到了严重影响。
整体解决策略：合思档案的破局之道
针对企业在员工费用归档等传统财务档案管理中面临的痛点，合思档案提出了全面的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。在员工费用归档方面，它实现了全流程的合规化、自动化和数字化。
在档案采集环节，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保员工费用相关的各类凭证能够准确、高效地被采集。
档案制档环节，实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，使员工费用归档更加规范、有序。
通过流程的识别与优化，合思档案展开跨部门协调，实现流程的顺畅和效率的提升。它助力企业建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，提高了员工费用归档的效率和合规性。
核心模块揭秘：合思档案的强大功能
合思档案的功能蓝图具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，这在员工费用归档中发挥着重要作用。
其智能采集模块，涵盖外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，能够从多个渠道准确采集员工费用相关的凭证信息。
预归档服务模块，集成服务、规则引擎、元数据服务等，为员工费用归档提供了坚实的基础。
基础管理模块，包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保员工费用档案的安全和有效管理。
档案服务模块，如辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业在员工费用管理方面提供了更多的决策支持。
业务层涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等，应用层的辅助审计、证据方案库等，全面覆盖了员工费用归档的各个环节。
竞争优势凸显：合思档案脱颖而出
合思档案在市场竞争中具有显著的优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力。这使得合思档案在员工费用归档等功能的研发和优化上能够投入更多的资源，不断提升产品的性能和质量。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这意味着企业在使用合思档案进行员工费用归档时，能够获得广泛的服务支持。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断迭代升级，紧跟政策和市场需求。在员工费用归档方面，也能及时根据企业的实际需求和政策变化进行调整和优化。
此外，合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。通过自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的员工费用管理提供了有力保障。
成功案例实证：合思档案效果显著
众多企业通过使用合思档案，在员工费用归档方面取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在员工费用归档方面，效率得到了极大的提升，成本也大幅降低。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。员工费用归档更加便捷、高效，企业的运营成本得到了有效控制。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%。员工费用归档工作变得更加轻松，企业的财务管理水平也得到了显著提高。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。在员工费用归档方面，准确性和效率都得到了极大的提升。
服务体系保障：合思全方位支持
合思为客户提供了完善的服务体系。
在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、直接的服务。无论是在员工费用归档的日常操作中遇到问题，还是需要进行系统的升级和维护，都能得到快速响应。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，满足了不同地区客户的需求。这使得企业无论身处何地，都能享受到合思档案在员工费用归档方面的优质服务。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品和服务。在员工费用归档功能上，也能不断引入新的技术和理念，提升用户体验。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，全面满足企业在员工费用管理和归档方面的需求。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在员工费用归档方面，它为企业带来了降本增效、合规经营和低碳运营的全新体验。众多企业的成功案例也证明了合思档案的卓越性能和实际应用效果。
合思作为领先的财务数智化服务提供商，具有强大的技术实力、广泛的服务网络和丰富的实践经验，能够为企业提供优质的电子会计档案解决方案。未来财务用合思，让有限更有效。如果您想体验合思档案在员工费用归档方面的强大功能，不妨现在就免费试用，开启财务数智化转型之旅。
