在当今数字化浪潮中，企业面临着诸多档案管理难题。2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。
在纸电混合时代，企业各层级人员都深受档案管理问题的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则需花费大量时间进行档案整理，工作枯燥且繁复；业务人员更是被繁琐的报销流程所束缚。
从成本角度来看，纸质档案存在高显性成本和高隐形成本。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用。此外，纸质档案还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案极易损坏。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。
合思档案作为解决企业档案管理难题的有力方案，应运而生。
合思档案：数智时代的档案管理利器
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业解决了内外交困的档案管理问题。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它能为企业带来显著的价值。在成本节约方面，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本；在效率提升方面，检索效率能提升90%；在合规性保障方面，能实现100%的管理合规。
合思档案具有应收尽收的特点，通过“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。它打破了物理空间限制，企业人员可以在线自由调阅档案。同时，预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，保障了会计档案数据安全。
核心功能：全方位守护会计档案数据安全
-
档案扩展：开启多元档案管理新篇
合思档案的档案扩展解决方案，借助生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，进一步保障了会计档案数据安全。 -
证据链整合：构建完整档案证据闭环
通过可视化的规则引擎，合思档案的证据链完整性解决方案提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保会计档案数据安全。 -
共享调阅：实现档案精细查询体验
合思档案的共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，守护着会计档案数据安全。 -
数电票处理：打造全流程闭环管理
为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，保障了会计档案数据安全。
优势对比：合思档案脱颖而出
传统档案管理方式存在诸多弊端，而合思档案则展现出显著优势，有力地保障了会计档案数据安全。
在成本方面，传统档案管理有高显性成本、高隐形成本和高合规风险，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件无有效管理手段等。合思档案能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案无需打印，还能补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值，守护会计档案数据安全。
在数据查询和利用效率上，传统档案管理效率低下，查询调阅条件不够精细，数据不能有效利用。合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，通过关键词检索可快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，保障会计档案数据安全。
在合规性方面，传统档案管理难以保证合规性，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。合思档案的“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，符合国家政策要求，确保会计档案数据安全。
在应对新变化能力上，传统档案管理在应对数电票等新变化时能力不足，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等要求难以满足。合思档案自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，保障会计档案数据安全。
应用案例：见证合思档案卓越成效
-
案例一：大型单据企业的管理变革
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，会计档案数据安全得到有效保障。 -
案例二：集团型企业的标准落地
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，确保了会计档案数据安全。 -
案例三：企业的高效管理转型
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，保障了会计档案数据安全。 -
案例四：教育集团的流程简化
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等。合思档案的单套制管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了会计档案数据安全。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，全方位保障会计档案数据安全。
合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代。未来，合思档案将让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。随着企业数字化转型的加速，电子会计档案管理的重要性日益凸显，合思档案将在企业数字化建设中发挥越来越重要的作用，帮助更多企业实现业财融合和高效管理，持续保障会计档案数据安全。
