在数字化浪潮席卷全球的今天，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的必由之路。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是时代发展的必然趋势，更是企业优化管理流程、突破传统报销模式困境的关键所在。在传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的问题，而电子凭证的无纸化则能够有效解决这些难题。同时，它还能降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到了这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台能够助力企业解决财务档案管理中的诸多难题，下面就让我们通过好想你健康食品股份有限公司的案例来一探究竟。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业的不断发展壮大，其财务档案管理方面的问题也逐渐凸显出来。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于档案数量众多，工作繁琐，档案遗失的情况难以避免。一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来非常困难。工作人员需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需的文件，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还影响了企业的决策速度。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求也非常高。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
合思档案：高效报销解决方案的密钥
面对好想你健康食品股份有限公司所面临的财务档案管理难题，合思为其提供了一套高效报销解决方案——合思档案。该方案具有以下三大显著优势：
– 打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过一键联查的方式，便捷地获取所需的财务信息，大大提高了工作效率。例如，在查询某一笔费用的相关信息时，财务人员只需输入关键词，即可快速调出与之相关的单据、发票、回单和凭证等信息，无需再像以前那样在不同的系统中逐一查找。
– 自动组装审计便捷
合思档案采用了自动组装的方式，将相关的财务数据进行整合，形成完整的档案。在内外审计时，审计人员可以以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。同时，该平台还支持审计数据的快速导出和分享，方便审计人员进行后续的处理。
– 实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者在查询电子档案时，即可通过二维码定位实物档案的位置，无需再亲自到仓库中查找。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
应用成果：降本增效显著
好想你健康食品股份有限公司在应用合思档案后，取得了显著的成效。通过使用合思档案提供的高效报销解决方案，企业在多个方面实现了降本增效。
– 人工耗时大幅减少
在财务归档环节，由于实现了数据的自动关联和一键联查，人工耗时减少了90%。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。
– 总部接收管理耗时降低
合思档案的应用使得总部接收下属单位财务档案的管理耗时减少了80%。总部可以更加及时、准确地获取下属单位的财务信息，加强了对企业财务状况的监控和管理。
– 借阅管理效率提升
在档案借阅管理方面，由于实现了电子与实物的匹配和精准定位，借阅管理耗时减少了67%。员工可以更加方便快捷地借阅所需的档案，提高了工作效率。
– 综合成本降低
通过减少人工耗时、降低管理成本和提高档案管理效率，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
合思档案：企业财务数智化的未来之选
合思档案的成功应用，充分证明了其在企业财务档案管理中的重要价值。它不仅帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，还为企业的财务数智化转型提供了有力的支持。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将持续发挥其优势，不断优化和升级产品功能，助力更多企业实现财务数智化。在未来的发展中，合思档案将紧密结合企业的实际需求，为企业提供更加个性化、专业化的解决方案。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，扫描二维码了解更多成功案例。同时，我们还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案带来的高效报销解决方案。未来财务用合思，让有限更有效！
