在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务数字化转型已成为提升自身竞争力的关键所在。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，已助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。接下来，我们将通过某知名头部数字阅读品牌的转型案例，深入剖析合思的解决方案及其显著成效，一同探寻规范报销流程为企业带来的巨大价值。
数字阅读巨头的财务困局
该知名头部数字阅读品牌在发展过程中，遭遇了一系列棘手的财务痛点。
数据分散是首要难题。企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程因此断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。原本严谨的预算管理，在数据的碎片化面前显得力不从心，企业的资金使用效率大打折扣。
人效低下问题也十分突出。每个财务月，该企业均需处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，宝贵的时间和精力被大量消耗，人效极低。他们在繁琐的事务中忙碌奔波，却难以将精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
纸张浪费现象严重。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，造成了每月大量的纸张浪费。这不仅增加了企业的运营成本，也与当下倡导的绿色办公理念背道而驰。
档案管理困难重重。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量纸质文件中翻找，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。在企业不断发展壮大的过程中，落后的档案管理方式成为了制约其前进的绊脚石。
合思方案：报销流程规范利器
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，成为规范报销流程的有力武器。
开放生态构建：该方案构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。通过总额管控，涵盖了商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费等各个环节，为企业的费用管理提供了全面而细致的解决方案。
智能自动化实现：在发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节，合思方案实现了自动化和智能化。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生，确保了财务数据的准确性和及时性。
强大功能支撑：合思财务收支管理平台具备差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等众多功能。员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据，方便快捷。平台还支持机票、酒店等预订服务，为员工的出行提供了便利。同时，它能够自动识别并录入各类发票信息，减轻了财务人员的工作负担。
显著成效：降本增效合规多赢
应用合思解决方案后，该企业取得了显著的成果，在规范报销流程的同时，实现了降本增效和合规运营的多赢局面。
增效方面：
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。以往，财务人员需要逐个与相关部门或人员沟通付款进度，耗费了大量的时间和精力。如今，通过合思平台，付款进度一目了然，大大提高了工作效率。
提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。传统的档案整理工作繁琐复杂，需要耗费大量的人力和时间。合思平台实现了档案整理的自动化和智能化，大大缩短了档案整理的时间。
形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。数字档案室的建立，使得档案调阅更加便捷高效。工作人员可以通过系统快速查找所需档案，无需在海量纸质文件中苦苦寻觅。
通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。合思平台利用先进的技术手段，对实物档案进行精准定位，即使是在众多的实物档案中，也能快速找到所需档案。
降本方面：
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。合思平台通过总额管控和智能分析，能够实时监控差旅费用的使用情况，及时提醒相关人员控制费用，从而减少了差旅超标情况的发生，有效改善了预算超额的问题。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。自动化和智能化的流程取代了传统的手工操作，大大减少了人力成本的投入。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。无纸化办公的实现，减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本。同时，也减少了因纸张打印、装订、存储等过程中产生的成本浪费。
减少财务档案空间占用，节约空间成本。数字档案室的建立，使得财务档案不再需要大量的纸质存储空间，大大节约了空间成本。
合规方面：
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。合思平台利用先进的OCR技术，对发票进行识别和验真，确保发票的真实性和合法性，有效保障了企业费用的合规性。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。合思平台实现了审批流转的数字化和可视化，审批路径清晰可见，便于对员工借款与核销进行有效管理。
保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。合思平台采用先进的技术手段，对财务档案进行原生性存储，确保档案的完整性和安全性，规避了电子化时代带来的档案管理风险。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。合思平台严格遵循国家相关法律法规和管理办法，确保企业的财务档案管理符合规范要求。
此外，合思方案还实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。
规范报销流程，合思的解决方案不仅帮助该知名头部数字阅读品牌解决了财务难题，实现了财务全流程数字化闭环，还为企业带来了显著的经济效益和环境效益。随着电子凭证数字化转型的不断推进，企业的数字化和绿色化协同转型将成为必然趋势。合思将继续发挥其技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），开启免费试用，规范报销流程，开启财务数字化转型之旅。
