在企业的日常运营中，出差交通费用的管理往往是一个让人头疼的问题。北京动力源科技股份有限公司在应用合思财务数字化解决方案后，不仅员工报销周期大幅缩短，效率显著提升，会计工作量减少，人员成本节约，而且在出差交通费用等各项费用管理上展现出卓越的应用成效。
客户背景与挑战：传统困境下的探索之旅
动力源成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，它就像一颗璀璨的明星，在行业中闪耀着独特的光芒。公司业务聚焦多板块，拥有众多客户，产品应用广泛，2022年更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，随着企业的不断发展壮大，动力源也面临着一系列的挑战。公司存在大量自研系统难整合、传统手工报销模式弊端多的问题。在出差交通费用方面，多系统操作体验差、手工录入合规难的情况尤为突出。员工在处理出差交通费用报销时，需要在多个系统之间来回切换，浪费了大量的时间和精力。而且，手工录入信息容易出现错误，导致报销流程不顺畅，合规性也难以保证。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也严重影响了出差交通费用的管理。不同部门之间的数据无法实时共享，导致财务部门无法及时了解企业的费用支出情况，难以进行有效的管控。业务覆盖面广、报销模式复杂，组织架构复杂、各主体流程繁复等问题，也让出差交通费用的管理变得更加困难。员工需要花费大量的时间去了解不同的报销政策和流程，增加了工作的难度和复杂度。
解决方案概述：科技赋能打造高效管理模式
为了解决这些问题，动力源选择了合思，采用了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的解决方案。这个方案就像一把万能钥匙，为动力源打开了财务数字化管理的新大门。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，员工在处理出差交通费用报销时，系统可以自动获取相关信息，无需手动录入，大大提高了工作效率。而且，系统之间的数据实时共享，让财务部门可以及时了解企业的费用支出情况，进行有效的管控。
在无需报销方面，业务人员因公出差的交通费用可以免垫资、免开票。消费受申请单&差标管控，财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。员工再也不用为了报销出差交通费用而四处奔波，只需在系统中提交申请，后续的流程都可以自动完成。这不仅减轻了员工的负担，也提高了报销的效率和合规性。
合思系统的连接能力也非常强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这意味着动力源可以根据自己的需求，将合思系统与其他系统进行集成，实现数据的共享和业务的协同。在出差交通费用管理方面，动力源可以将合思系统与航空公司、酒店等供应商的系统进行对接，实现数据的实时交互，为员工提供更加便捷的服务。
成效与成果：显著提升的财务数字化管理水平
通过应用合思的解决方案，动力源在出差交通费用管理等方面取得了显著的成效。
员工报销周期大幅缩短，效率显著提升。在传统报销模式下，员工报销出差交通费用的周期长达4周。而应用合思解决方案后，报销周期缩短至1周以内，效率提升了300%。员工可以更快地拿到报销款，减少了资金的占用，提高了工作的积极性。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约。会计人员再也不用为了处理大量的出差交通费用报销单据而忙碌，工作量减少了约50%。这不仅降低了企业的人员成本，也让会计人员有更多的时间和精力去做更有价值的工作。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，填报时间缩短。在处理出差交通费用时，员工可以在系统中快速查询到不同航空公司、酒店的价格，进行同屏比对，选择最适合自己的出行方案。而且，因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出行更加便捷和舒适。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思系统可以对出差交通费用进行实时监控和分析，为财务审批提供依据。财务部门可以根据系统提供的数据，对费用支出进行有效的管控，确保费用的合理性和合规性。同时，系统的统一结算功能，让财务部门可以更加方便地进行结算，节省了大量的时间和精力。
管理实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。动力源可以实时了解企业的出差交通费用等经营数据，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。在事前，企业可以根据预算对出差交通费用进行合理规划；在事中，系统可以对费用支出进行实时监控和控制，确保费用不超预算；在事后，企业可以对费用支出进行分析，总结经验教训，为未来的决策提供参考。
客户反馈：高度认可的长期合作意愿
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在出差交通费用管理方面，合思的解决方案为动力源提供了很大的帮助，让企业的管理更加高效、合规。
动力源与合思的合作已取得显著成效，未来双方有望继续深入合作，为企业带来更多价值。如果您的企业也面临类似的出差交通费用管理等财务数字化难题，不妨考虑选择合思，开启高效财务数字化之旅。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受它的强大功能和卓越效果。
