在当今风起云涌的数字化浪潮之下，电子凭证数字化转型已然成为企业达成降本增效、合规经营以及低碳运营目标的关键密钥。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，凭借其专业且独到的解决方案，已经助力众多企业掀开了数字化转型的崭新篇章。本文将以某知名头部数字阅读品牌为例，深度剖析合思如何凭借系统化档案整理等一系列举措，帮助企业化解财务难题，实现财务全流程数字化闭环。
客户背景：数字阅读巨头的财务困境
该知名头部数字阅读品牌在财务领域遭遇了重重挑战。其数据犹如散落在各个角落的珍珠，分散于内部多个系统之中，业务流程仿佛断了线的风筝，处于断裂状态。这就导致数据整合犹如攀登险峰，难度极大。
由于数据整合困难，费用管控难以有效落地，预算超标情况就像调皮的孩子，时不时就冒出来。每个财务月均需处理单据量高达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要经历打印粘贴的繁琐工序。财务人员长期被困在大量低价值、机械性的工作中，人效如同陷入泥沼的马车，十分低下。
全业务数据都要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列操作，这造成了每月大量的纸张浪费，就像流水一般，让人痛心。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况频繁发生，业务借阅历史资料时，就像在茫茫大海中捞针，需要在海量纸质文件里翻找，这种状况根本无法适应企业快速扩张的需求。系统化档案整理在此时显得尤为迫切。
解决方案：合思打造的数字化蓝图
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，以此助力企业完成业财平台建设。这个方案构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，为系统化档案整理奠定了坚实基础。
在消费环节，员工可以通过商旅线上订购、易商卡线下消费等便捷方式进行消费。系统就像一位精明的管家，会自动采集发票信息，让消费信息的收集变得轻松简单。
在入账环节，系统充分展现了其智能化的一面。它能够自动审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、自动记账。这一系列操作如同精密的齿轮，环环相扣，让入账流程高效且准确。
在归档环节，所有相关文档资料都会被妥善保存，就像珍贵的宝藏被安置在安全的宝库中，便于日后查询和分析。通过这样的方式，合思实现了系统化档案整理，让企业的财务档案管理井井有条。
成果展示：数字化转型的显著成效
- 增效：效率提升的全方位体现
企业通过合思的解决方案，能够实时掌握付款进度。财务人员再也不用耗费时间进行单点沟通，就像摆脱了繁琐的枷锁，工作变得更加轻松高效。
在档案整理方面，效率得到了极大提升。它消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时，让档案整理工作不再是一项令人头疼的任务。
形成了财务数字档案室，这丰富了档案调阅场景。员工借阅档案时，就像在图书馆中查找一本特定的书籍一样便捷，大大提升了借阅效率。
通过精准实物档案定位，实物档案查找效率大幅提高。以往在海量纸质文件中翻找档案的困境一去不复返，实现了系统化档案整理的高效性。
- 降本：成本节约的多维度呈现
在费用管控方面，减少了差旅超标情况，有效改善并提升了预算超额的状况。企业的资金使用更加合理，就像一辆行驶在正确轨道上的列车，避免了不必要的浪费。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。企业可以将人力投入到更有价值的工作中，提高了整体的经济效益。
减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。这不仅符合低碳环保的理念，也为企业节约了一笔可观的开支。
减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。企业无需再为大量的纸质档案寻找存放空间，让办公空间得到了更合理的利用。
- 合规：合规保障的坚实后盾
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。就像一位严格的卫士，守护着企业的财务安全，避免了虚假发票带来的风险。
审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。企业的资金流向一目了然，确保了财务管理的规范有序。
保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。企业的财务档案就像被妥善保护的珍贵文物，不会受到外界因素的干扰。
高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在合规的道路上稳步前行。
- 先进：引领数字化转型的潮流
该解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。这一举措以人为本，让员工的工作体验更加舒适，提高了员工的满意度。
费用业务数字化渗入日常办公，企业管理更加科学高效。就像一股清新的春风，吹拂着企业的每一个角落，带来了新的活力。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。企业在追求经济效益的同时，也积极履行社会责任，为环保事业做出了贡献。
实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在数字化浪潮中占据了有利地位，实现了系统化档案整理的全面升级。
结尾：开启数字化转型新征程
通过与合思的携手合作，该知名头部数字阅读品牌成功实现了财务全流程数字化闭环，解决了长期以来困扰企业的财务痛点，显著提升了财务管理效率和效益。这一成功案例充分彰显了合思在财务数智化领域的专业能力和强大实力。
在未来，随着电子凭证数字化转型的持续深入，合思将继续发挥其技术优势和创新能力，为更多企业提供优质的解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），开启免费试用，开启属于您的数字化转型之旅。
