在数字经济浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化升级的重要突破口。合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技公司，凭借其独具创新的解决方案，成功助力众多企业踏上降本增效、合规经营和低碳运营的发展之路。接下来，我们将通过一家具体客户的案例，深度探寻合思如何推动企业实现智能化档案管理，完成财务数字化转型的华丽转身。
客户困境亟待破局
某世界 500 强旗下教育服务品牌，在企业发展的征程中，遭遇了诸多档案管理难题。该企业业务和财务系统繁多，且彼此独立，数据犹如一座座孤岛，难以互通。结构化数据的提取更是困难重重，如同在茫茫大海中寻找一颗微小的珍珠。
电子发票的处理成为了日常工作中的一大负担。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费，与当下的绿色发展理念背道而驰。实物存档更是让企业苦不堪言，大量的物理空间被占用，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案易损坏，这让企业时刻面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入工作，如同一场漫长而枯燥的马拉松。不仅耗费大量时间，还容易出现错误。实物凭证与业务分散，使得智能搜索和准确查找成为了奢望，档案资产的利用率极低，企业的发展仿佛被沉重的档案包袱所拖累。智能化档案管理成为了该企业迫切的需求。
合思方案点亮曙光
合思针对该企业的困境，量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的智能化档案管理带来了新的希望。
档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、实物档案等多个方面。通过 40 余种自动封装接口，广泛连接异构系统，真正实现了档案的应收尽收。无论是电子档案的数字化副本，还是实物档案的扫描影像，都能轻松纳入管理体系。
接口传输方式丰富多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，满足了不同场景下的档案录入需求。这就如同搭建了一座四通八达的桥梁，让档案数据能够顺畅地流动起来。
自动归档功能堪称强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。智能化档案管理让每一份档案都能找到自己的“归宿”，并且在整个生命周期内得到妥善的管理。
会计类档案管理范围全面，内部的凭证、订单、会计账薄等，外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都在管理的范畴之内。强大的规则引擎自定义搭建，让企业能够根据自身需求灵活配置管理规则。实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，智能化档案管理的优势尽显无疑。
显著成果见证实力
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效，智能化档案管理的优势得到了充分体现。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，工作效率得到了大幅提升。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，就像在数字图书馆中轻松查找所需书籍一样。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到 91% 以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这充分证明了智能化档案管理的强大威力。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人充满信心地表示，有决心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。智能化档案管理为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
从该企业的成功案例可以清晰地看到，合思的解决方案能够切实帮助企业解决财务数字化转型过程中的难题，实现降本增效、合规运营。在未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥其技术和服务优势，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务管理挑战，不妨立即联系合思，开启企业财务数字化转型之旅。现在，您可以通过拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还能免费试用合思的智能化档案管理解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。
