在当今数字时代的浪潮中，电子凭证于财务管理领域的重要性愈发显著。国家正大力推动电子凭证的数字化转型，众多企业也积极投身于探索适应这一趋势的有效途径。合思，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进卓越的解决方案，已成功助力众多企业实现财务数字化转型。接下来，让我们通过某知名头部数字阅读品牌的案例，深入了解合思的财务档案数字化解决方案。
传统财务难题：企业发展的“绊脚石”
在财务数字化管理的征程中，某知名头部数字阅读品牌遭遇了重重挑战。
首先是数据管理困境。该企业的数据分散于内部多个系统，业务流程出现断裂，数据整合的难度极大。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁发生。企业每个财务月均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。员工长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。
其次是成本浪费问题。全业务数据均需打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了每月大量的纸张浪费。不仅如此，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，这种低效的方式根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：开启财务数字化新征程
面对该企业的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设。
合思的方案构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的广泛应用推广，无论是线上交易还是线下消费，均可实现无需报销，极大地推动了企业经济业务流程的优化。
这一解决方案具备丰富多样的功能。具体涵盖差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等。同时，还具备总额管控、AI辅助决策等特色功能。
在差旅管理方面，员工可以通过系统进行差旅申请，线上完成商旅订购，使用易商卡进行线下消费。系统会自动采集发票，进行审核对账，最后实现统一开票。在费用报销环节，无需员工手动提报，系统会自动完成提报和资金结算。在档案管理方面，系统会自动完成档案归档和记账，形成财务数字档案室，方便档案的调阅和查找。特色的总额管控功能可以对企业的费用进行整体把控，AI辅助决策功能则可以根据企业的历史数据和业务情况，为企业提供科学的决策建议。
显著成效：降本增效合规一步到位
合思的财务档案数字化解决方案在该企业应用后，取得了多方面的显著成效。
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增效：提升财务工作效率
在实时掌握付款进度方面，通过合思的解决方案，企业能够实时了解付款的进展情况，财务人员无需再耗费大量时间进行单点沟通，大大节省了时间和精力。在档案整理效率提升上，该方案消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。原本繁琐的档案整理工作变得更加高效快捷，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统快速查找所需的档案信息，无需再在海量的纸质文件中苦苦寻觅。精准的实物档案定位功能，进一步提升了实物档案的查找效率，让档案管理更加精准高效。 -
降本：节约企业运营成本
在费用管控方面，合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善和提升了预算超额的状况。通过对费用的精准控制，企业能够更好地管理预算，避免不必要的浪费。减少手工记账和人工整理档案的人力成本，让企业的人力资源得到更合理的利用。企业原本需要大量的人力来完成记账和档案整理工作，现在通过系统自动化处理，大大减少了人力投入。减少财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，符合环保理念的同时，也为企业节省了开支。减少财务档案空间占用，节约了空间成本。企业不再需要大量的存储空间来存放纸质档案，降低了仓储成本。 -
合规：保障企业财务安全
发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。通过对发票的自动识别和验证，系统能够及时发现虚假发票和不合规的费用，避免企业遭受损失。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。企业可以清晰地了解每一笔借款的流向和使用情况，确保借款的合理使用和及时核销。保证财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。系统采用先进的技术对档案进行存储和管理，确保档案的安全性和完整性。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业的财务档案管理更加规范合法。 -
先进性：引领企业财务变革
合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，极大地提升了员工的工作体验。费用业务数字化渗入日常办公，让企业管理更加以人为本。员工可以更加便捷地处理费用相关事宜，提高工作效率。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材，为企业的可持续发展做出了贡献。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业的财务流程更加高效、透明、规范。
选择合思：开启财务数字化新篇章
合思的财务档案数字化解决方案帮助该数字阅读品牌成功解决了财务数字化转型中的难题，实现了降本增效和合规运营。在电子凭证数字化转型的大趋势下，更多企业可以借鉴该企业的成功经验，选择合思这样专业的财务数智化服务提供商。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战，不妨拨打400 – 105 – 6505与合思联系，还可免费试用合思的财务档案数字化解决方案，开启企业财务数字化转型之旅，让您的企业在数字化浪潮中抢占先机，实现可持续发展。
