在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证数字化转型正以前所未有的速度疾驰，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其旗下的合思档案，为众多企业开辟了降本增效、合规经营的全新路径。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为典型案例，一同探寻合思档案所带来的卓越变革，感受智能化报销体验的独特魅力。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年创立以来，一路砥砺前行，于2011年成功在深交所中小板挂牌上市，成为红枣行业熠熠生辉的上市公司。多年的稳健发展，使其业务规模不断拓展，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却犹如一块沉重的巨石，压得企业有些喘不过气来。
在传统的财务档案管理模式下，每到归档之时，财务人员就仿佛陷入了一场与时间和准确性的激烈赛跑。他们需要耗费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。哪怕是一个小小的疏忽，都可能导致档案信息的不准确，进而给后续的财务工作带来诸多麻烦。而且，纸质档案的管理存在着极大的风险，档案遗失的情况时有发生，一旦发生，寻找起来犹如大海捞针，让企业的财务数据安全面临着严峻的挑战。
纸质档案的查找更是受到时间和空间的双重限制。在传统的档案管理模式下，工作人员想要查阅一份档案，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅。不仅无法实现实时调阅，而且多人同时借阅也成为了一种奢望。此外，精准查找更是难上加难，常常因为档案分类不清晰或者索引不准确，导致查找效率低下，严重影响了企业的工作效率。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，而且随着业务的不断发展，档案数量的不断增加，档案室的空间也变得越来越紧张。同时，为了管理这些纸质档案，企业还需要配备专门的档案管理人员，这无疑增加了企业的人力成本。此外，纸质档案的保存也存在着诸多问题，如受潮、虫蛀等，这些问题不仅会影响档案的使用寿命，还可能导致档案信息的丢失，给企业带来不可估量的损失。
纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面也存在着明显的不足。在数字化时代，电子文件的重要性日益凸显，然而，传统的纸质档案管理模式却无法满足电子文件长期保存和数据安全的要求。电子文件容易受到计算机病毒、硬件故障等因素的影响，导致文件丢失或损坏。而且，纸质档案管理模式无法实现对电子文件的有效备份和恢复，一旦出现问题，企业将面临着巨大的损失。
合思档案的智能破局之道
针对好想你健康食品股份有限公司面临的这些问题，合思档案犹如一把金钥匙，为企业打开了财务档案管理的全新局面，带来了智能化报销体验。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在合思档案的系统中，财务人员可以实现便捷利用和一键联查。通过智能化的报销体验，所有的财务数据都被整合到一个统一的平台上，财务人员只需轻点鼠标，就可以轻松查阅到所需的档案信息。这种便捷的操作方式，大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
合思档案的自动组装功能为企业的审计工作带来了极大的便利。在传统的审计工作中，审计人员需要花费大量的时间和精力来核对纸质档案和电子数据的一致性。而合思档案的自动组装功能，能够将档案数据进行自动整合和分析，以档案数据为标准，纸质数据为辅。在智能化报销体验的支持下，审计人员可以更加快速、准确地完成审计工作，大大提高了审计效率。同时，这种审计方式也更加科学、合理，能够有效地避免人为因素的干扰，保证审计结果的真实性和可靠性。
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物的高效管理。在虚拟档案库房中，每一份档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这种智能化的管理方式，不仅提高了档案的查阅效率，还避免了因人为因素导致的档案丢失或损坏。而且，虚拟档案库房还可以实现对档案的实时监控和管理，让企业的档案管理更加安全、可靠。
合思档案带来的显著成效
合思档案的应用为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效，让企业真正体验到了智能化报销体验的魅力。
在人力耗时方面，合思档案的应用使得企业的人工耗时大幅减少。通过智能化的报销体验，原本需要大量人力完成的档案管理工作，现在只需要少量的人员就可以轻松完成。据统计，合思档案的应用使得企业减少了90%的人工耗时。在总部接收档案方面，管理耗时减少了80%。以往，总部接收档案需要花费大量的时间和精力进行整理和归档，而现在，通过合思档案的系统，档案可以自动上传和归档，大大提高了工作效率。在借阅管理方面，管理耗时减少了67%。借阅者只需在系统中提交借阅申请，系统就会自动审批并提供档案的查阅权限，无需再进行繁琐的人工审批和借阅登记，让借阅管理更加便捷、高效。
在成本节约上，合思档案的应用也为企业带来了实实在在的好处。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，预计企业每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节约。而且，随着企业业务的不断发展，合思档案的优势将更加明显，为企业节约的成本也将越来越多。
合思档案在优化企业财务档案管理方面展现出了强大的能力。通过智能化的报销体验，合思档案不仅解决了企业财务档案管理的难题，还为企业带来了降本增效的显著成效。在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案凭借其先进的功能和完善的解决方案，成为了企业实现财务数智化升级的得力助手。
开启企业财务数智化新征程
综上所述，合思档案凭借其先进的功能和完善的解决方案，帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在电子凭证数字化转型的大趋势下，相信会有更多企业像好想你一样，选择合思档案，实现财务数智化升级，享受智能化报销体验带来的便利。
如果您的企业也面临财务档案管理的困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启企业财务数智化新征程。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受智能化报销体验给企业带来的全新变化。
