在当今数字化飞速发展的时代，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这一时代浪潮下，企业发票管理作为财务工作的重要环节，传统的财务档案管理模式正面临着前所未有的挑战。合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐洞察行业趋势，适时推出了合思档案，为企业发票管理提供了全方位的解决方案。
产品背景与行业痛点：传统发票管理困境重重
在电子凭证数字化转型的大背景下，企业发票管理采用传统财务档案管理模式，犹如逆水行舟，困难重重。
首先，纸质档案管理问题丛生。在企业发票管理中，归档工作成为一大难题。财务人员需要花费大量时间来确认单据等的一致性，每一张发票都要仔细核对，确保信息准确无误。然而，即便如此，发票遗失的情况仍时有发生，一旦发票丢失，后续的财务处理就会陷入困境。而且，查找发票也极为不便，受时空限制，无法实时精准查找。当企业需要查询某一张发票时，可能需要在堆积如山的纸质档案中翻找，耗费大量的时间和精力。同时，纸质档案管理成本高昂，对空间和人力要求极大。企业需要专门的档案室来存放发票档案，这不仅占用了大量的空间，还需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。此外，纸质档案还存在不合规的风险，无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，一旦遇到火灾、水灾等自然灾害，发票档案可能毁于一旦。
其次，数据管理也面临诸多挑战。企业发票管理中的数据不互通，各个部门之间的数据无法共享，导致数据处理耗时费力。财务人员在处理发票数据时，可能需要在不同的系统中进行操作，重复录入数据，不仅效率低下，还容易出错。而且，发票存储成本高，占用大量物理空间且需专人管理。企业为了保存发票数据，需要购买大量的存储设备，这无疑增加了企业的成本。同时，发票利用也非常困难，无法最大化发挥档案价值，查阅不便。企业在进行财务分析、审计等工作时，难以快速获取所需的发票数据，影响了工作效率。
解决方案概述：合思档案破局而出
面对企业发票管理的诸多痛点，合思档案应运而生，它是全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集。企业的发票数据可以通过各种接口自动采集到合思档案平台，无需财务人员手动录入，大大提高了工作效率。同时，合思档案能够智能关联自动组装制档。它可以将采集到的发票数据与相关的业务信息进行智能关联，自动组装成完整的档案，减少了人工干预，提高了档案的准确性和规范性。
在管理方面，合思档案采用精准权限管控和灵活扩展目录进行管理。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的权限，确保只有授权人员才能访问和操作发票档案。同时，合思档案的目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对发票档案进行分类管理。
在档案利用方面，合思档案实现了多维检索和一站式预览。企业可以通过多种方式检索发票档案，如发票号码、日期、金额等，快速找到所需的发票。而且，合思档案提供一站式预览功能，企业可以在一个界面上查看发票的详细信息，无需在不同的系统中切换，提高了查阅效率。
此外，针对不同企业在发票管理中的业务痛点，合思档案提供定制化解决方案。它涵盖了电子凭证采集、验签、解析、校验、入账、归档等全流程，以及文件传输、邮件短信、系统直联等功能。企业可以根据自身的需求，选择适合自己的功能模块，实现个性化的发票管理。
核心功能与优势：数智化管理彰显实力
合思档案在企业发票管理方面具有强大的核心功能和显著的优势。
合思档案具有全生命周期管理功能。在智能采集环节，借助外部生态和内部系统技术，企业的发票可以自动采集到合思档案平台，实现了发票数据的实时更新。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够对采集到的发票数据进行初步处理和审核，确保发票数据的准确性和合规性。基础管理方面，合思档案提供了存储、检索、借阅、销毁等功能。企业可以将发票档案安全地存储在合思档案平台，随时进行检索和借阅。当发票档案达到保存期限时，企业可以通过合思档案平台进行销毁，确保档案管理的合规性。档案服务方面，合思档案还提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，帮助企业更好地利用发票档案数据，为企业的决策提供支持。
合思档案的优势十分明显。首先，它实现了自动化归档，告别了重复性工作。财务人员无需再手动整理和归档发票，系统会自动完成这些工作，大大提高了工作效率。同时，档案数据同源、透明流转，便于监控和分析。企业可以实时了解发票档案的状态，对财务数据进行监控和分析，及时发现问题并采取措施。其次，合思档案具备多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等便捷功能。企业可以通过多种方式快速检索发票档案，在一个界面上查看发票的详细信息，还可以在线借阅发票档案，实现异构系统之间的联查，提高了工作效率。此外，合思档案能降低成本，如节约打印、存储、人力成本等。企业无需再购买大量的打印设备和存储设备，也不需要专人进行发票档案管理，降低了企业的运营成本。最后，合思档案保证合规性，通过四性检测和业务校验保障档案原生存储安全合规。企业可以放心地将发票档案存储在合思档案平台，不用担心数据安全和合规性问题。
应用场景与案例：多行业验证实力
合思档案在多个行业的企业发票管理中得到了广泛应用，并且取得了显著的成效。
在食品行业，好想你通过使用合思档案，成功解决了发票归档难、查找慢等问题。合思档案的自动化归档功能，让好想你的财务人员告别了繁琐的手动归档工作，减少了90%的人工耗时。同时，多维检索功能让查找发票变得轻而易举，提高了工作效率。预计年减少综合成本20万元，为企业节省了大量的资金。
餐酒吧COMMUNE幻师在企业发票管理中引入合思档案，实现了无纸化管理。纸张使用量减少88%，年节约成本5000万元，大大降低了企业的运营成本。而且，报销效率提升300%，员工报销更加便捷，提高了员工的满意度。
在家居行业，金牌橱柜使用合思档案后，发票档案匹配耗时减少84%。财务人员可以快速准确地匹配发票档案，提高了财务处理的效率。预估节省总体成本30万+/年，为企业带来了实实在在的经济效益。
在软件与信息技术服务行业，高新兴使用合思档案，归档效率提升90%。合思档案的智能采集和自动化归档功能，让高新兴的发票管理更加高效。年节约成本30万+，为企业的发展提供了有力支持。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，能够帮助企业实现电子凭证全流程无纸化管理，提升企业发票管理的财务效率，降低成本，保障合规性。如果您也想让企业在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案，开启免费试用，让有限的资源发挥更有效的价值。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多。
