在我国，电子凭证改革正如同疾驰的列车，驶入了发展的快车道。电子凭证全流程无纸化的时代已然来临，这一变革为企业的财务管理带来了全新的机遇与挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了合思档案这一创新产品。该产品帮助众多企业攻克了电子凭证接收、报销、入账、归档等一系列难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思档案在文档自动化管理方面的卓越成效。
红枣巨头的管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路砥砺前行，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工分布在各个岗位，400多家全国门店如繁星般点缀在市场中，18家归档主体有条不紊地运营着，2万多个零售网点遍布各地，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在辉煌的背后，好想你在财务档案管理方面却面临着重重困境。首先是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间来确认单据等信息的一致性。每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案极易遗失，一旦遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
其次是查找缓慢的问题。纸质档案受时空的限制非常大，无法实现实时调阅。当需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力。在这个快节奏的时代，这种低效的查找方式显然无法满足企业的发展需求。
再者是成本居高不下。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，同时还需要投入大量的人力进行整理、保管和维护。这些空间和人力成本对于企业来说，是一笔不小的开支。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，数据安全已经成为企业面临的重要挑战之一。如果不能有效地保障电子原文件的安全，企业可能会面临数据泄露等风险。
合思档案的破局之策
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的诸多难题，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案，在文档自动化管理方面发挥了巨大的作用。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和管理，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现数据的联查。无论是凭证信息、报销记录还是入账情况，都可以在瞬间呈现出来。这种便捷的联查功能大大提升了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务。
在传统的财务管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅浪费时间，而且容易出现错误。而合思档案的一键联查功能，将所有的数据整合在一起，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所需信息，大大提高了工作的准确性和效率。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的档案数据进行整理和组装，形成完整的审计资料。审计人员可以直接根据这些电子档案进行审计，无需再花费大量的时间去翻阅纸质档案。
这种以电子档案为主的审计方式，不仅提升了审计效率，还减少了人为因素的干扰。同时，电子档案可以进行实时更新和备份，保证了审计数据的准确性和完整性。在当前的经济环境下，企业面临着越来越严格的监管要求，合思档案的自动组装和高效审计功能，为企业的合规经营提供了有力的保障。
- 实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当查阅者需要查询某一份档案时，只需在系统中输入相关信息，就可以快速定位到该档案的电子信息和实物位置。
这种管理方式大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。同时，虚拟档案库房可以对档案进行分类管理和存储，方便企业对档案进行统一的维护和管理。在企业的日常运营中，档案的及时查阅对于决策的制定和业务的开展至关重要。合思档案的实物高效管理功能，为企业的发展提供了有力的支持。
显著成果：降本增效立竿见影
通过合思档案的解决方案，好想你健康食品股份有限公司在文档自动化管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，实现了大幅减少。经统计，整体减少了90%的人工耗时。在总部接收环节，减少了80%的管理耗时。以往，总部需要花费大量的人力和时间来接收和整理各个部门的档案资料，而现在，通过合思档案的自动化处理，这些工作变得更加高效快捷。
在借阅管理方面，也取得了明显的成效，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过系统快速查询和借阅所需档案，无需再进行繁琐的人工登记和查找。这不仅提高了借阅效率，还减少了档案丢失和损坏的风险。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本20万元。这包括了空间成本、人力成本和纸张成本等多个方面。在当前经济环境下，企业都在寻求降低成本、提高效益的方法。合思档案的应用，为好想你健康食品股份有限公司实现了降本增效的目标。
携手合思 开启数字化转型之旅
合思档案助力好想你在财务档案管理上实现了降本增效、合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续凭借其领先的技术和丰富的经验，为更多企业提供优质的财务数智化服务，帮助企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，开启文档自动化管理的全新旅程。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其在文档自动化管理方面的强大功能和卓越效果。让合思档案成为您企业财务管理的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战。
