在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。有这样一家与合思合作的知名头部数字阅读品牌，凭借着合思提供的财务数智化解决方案，成功突破了财务管理的困境，在差旅文档归档等方面实现了质的飞跃。接下来，就让我们一同深入了解这家企业的转型之旅。
客户简介：数字阅读领域的璀璨之星
该客户作为一家知名头部数字阅读品牌，在数字阅读领域犹如一颗耀眼的明星，拥有较高的知名度和庞大的市场份额。其丰富的数字阅读资源和优质的服务，吸引了众多读者的青睐，在行业中占据着举足轻重的地位。然而，随着业务的蓬勃发展，这家企业也面临着财务数字化转型的重重挑战。
业务背景、现状与痛点：传统财务模式的困境
在数字阅读领域快速发展的大背景下，该品牌的业务规模不断扩大。但随之而来的是，传统的财务模式已难以适应企业的发展需求。
数据分散是企业面临的一大难题。数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量500 + 张，财务人员需要在不同系统中来回切换，收集和整理数据，工作效率低下。
不仅如此，大量的低价值、机械性工作也让财务人员疲惫不堪。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入到这种繁琐的工作中，人效太低。而且，全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。
在差旅文档归档方面，问题尤为突出。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。传统的差旅文档归档方式效率低下，不仅耗费了大量的人力物力，还存在着诸多风险。
解决方案：合思打造的数智化蓝图
面对客户的重重困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
这一解决方案不仅保障了财务准确性以通过审计，符合上市要求，还提升了财务及时性。结账时间从T + 15，提升到T + 7，年底预计T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，做出更加精准的决策。
在差旅文档归档方面，合思的解决方案实现了电子凭证全链路电子化管理，让差旅文档的归档更加高效、准确、安全。
实施过程与步骤：步步为营的转型之路
- 精准选型，携手合思
企业构建了精细的系统服务商的选型模型，经过多轮筛选和评估，最终选择与合思合作。合思凭借其先进的技术、丰富的经验和优质的服务，赢得了企业的信任。 - 打通数据，实现电子化管理
合思帮助企业打通各系统数据，消除了数据壁垒。通过建立统一的数据平台，实现了电子凭证全链路电子化管理。在差旅文档归档方面，电子凭证可以直接在系统中进行归档，避免了纸质凭证的丢失和损坏，提高了归档效率。 - 嵌入方案，实现财务自动化流程
合思将管理方案嵌入到财务系统中，实现了财务自动化流程。从消费到入账再到归档，整个流程实现了自动化处理，减少了人为干预，提高了工作效率和准确性。
取得的成果与效益：全方位的价值提升
- 增效：释放人力，提升效率
实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在差旅文档归档过程中，财务人员可以通过系统实时了解付款情况，避免了繁琐的沟通环节。
提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。以往，员工需要花费大量时间在纸质档案中查找差旅相关文档，现在只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需文档。 - 降本：节约成本，优化资源
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。通过系统的费用管控功能，企业可以对差旅费用进行实时监控和预警，避免了预算超标。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。在差旅文档归档方面，电子化管理减少了纸质档案的整理和存储工作，降低了人力成本。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。企业不再需要大量的纸质档案存储空间，节省了办公空间和相关费用。 - 合规：保障安全，规避风险
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。在差旅费用报销过程中，系统可以对发票进行自动识别和验真，确保费用的真实性和合规性。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅文档归档方面，系统严格按照相关法规要求进行管理，确保档案的安全和合规。 - 先进：引领潮流，推动转型
灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅文档归档方面，电子化管理符合双碳目标的要求，为企业的可持续发展贡献了力量。
客户评价与反馈：合作带来的显著成效
客户表示，与合思合作后，有效解决了财务痛点，实现了降本增效，提升了财务管理效率，能够更好地适应企业快速扩张的需求。在差旅文档归档方面，电子化管理让工作变得更加轻松和高效，员工的满意度也得到了显著提升。
结尾：开启财务数智化转型新篇章
在当前经济环境下，企业的数字化转型已刻不容缓。合思的财务数智化解决方案，为企业提供了一条高效、便捷、安全的转型之路。无论是差旅文档归档，还是整体的财务管理，合思都能帮助企业实现质的飞跃。
