在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，众多专精特新企业正面临着财务数字化的重重挑战。以北京动力源科技股份有限公司为例，我们来探寻合思如何凭借专业的解决方案，助力企业突破财务困境，实现降本增效，尤其是在差旅预订管理方面发挥关键作用。
动力源：行业先锋的发展历程
北京动力源科技股份有限公司自1995年成立以来，便在电源行业崭露头角，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，凭借卓越的产品品质和技术实力，成为众多国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月，更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。在企业不断发展壮大的过程中，差旅预订管理等财务相关业务的高效运作变得愈发重要。
动力源财务旧局：困境与挑战
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。然而，随着业务的不断拓展，整体流程变得愈发复杂，系统壁垒逐渐凸显。到2021年与合思合作时，动力源在差旅预订管理等财务方面面临诸多难题。
多系统操作体验差，员工在进行差旅预订等操作时，需要在不同系统间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出现操作失误。手工录入合规难，大量的差旅费用等数据需要人工录入，不仅效率低下，还难以保证数据的准确性和合规性。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。差旅相关的订单数据、人员信息等分散在不同系统中，无法实现实时共享和同步，导致财务部门难以及时准确地掌握企业的差旅费用支出情况。
业务覆盖面广、报销模式复杂，动力源的业务涉及多个领域，差旅预订管理也因业务的多样性而变得复杂。不同业务板块的差旅标准、报销流程各不相同，给员工和财务人员都带来了巨大的困扰。
组织架构复杂、各主体流程繁复，公司的组织架构庞大，不同部门、不同层级的差旅预订和报销流程存在差异，进一步增加了管理的难度。
合思方案：精准破局之道
面对动力源的财务难题，合思提供了一套全面的解决方案，其中差旅预订管理是重要组成部分。合思为动力源打造了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的综合解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保差旅预订管理中人员信息的准确性和实时性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，使得差旅订单信息能够及时传递到财务系统，便于进行费用核算和管控。
在产品应用上，合思实现了无需报销的创新模式。业务人员因公进行差旅预订等消费时，无需垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式大大简化了差旅预订管理和报销流程，提高了工作效率。
合思系统的连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这意味着动力源在差旅预订管理等方面可以更加灵活地与其他业务系统进行集成，实现数据的互联互通。
实施之路：携手共筑新篇
合思团队与动力源紧密合作，对动力源的系统和业务流程进行了全面细致的梳理。在差旅预订管理方面，确定了系统集成和产品应用的具体方案。
首先，合思团队完成了HR系统和BPM系统与合思费控的对接，确保人员信息和订单数据能够准确同步到合思费控系统中。这为后续的差旅预订管理和报销流程的优化奠定了坚实的基础。
接着，合思逐步推广无需报销等产品应用。为了让员工能够熟练掌握新的差旅预订管理流程和操作方式，合思对员工进行了系统的培训。通过培训，员工能够更加高效地进行差旅预订，同时也能更好地适应新的报销模式。
成效显著：财务焕新与效率跃升
应用合思财务数字化解决方案后，动力源在差旅预订管理等方面取得了显著的成果。员工报销周期由原来的4周大幅缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到差旅费用，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。在差旅预订管理中，会计人员无需再进行繁琐的手工录入和审核工作，系统自动完成大部分的财务处理，大大节省了人力成本。
员工申请单信息自动赋值，在进行差旅预订时，能够聚合消费信息，实现同屏比价。这极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅预订更加便捷。
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的精力，能够将更多的时间和精力投入到财务管理和分析中。
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的差旅费用等经营数据，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。
客户盛赞：携手共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”在差旅预订管理方面，合思的解决方案为动力源提供了强大的支持，帮助动力源在财务数字化道路上迈出了坚实的步伐。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化难题，尤其是在差旅预订管理方面存在困扰，不妨选择合思。合思将以专业的解决方案和优质的服务，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其在差旅预订管理等方面的强大功能。
