在当今数字化浪潮中，企业在电子凭证管理和财务数字化转型的道路上面临着重重挑战。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其创新的解决方案，为企业排忧解难，助力企业实现降本增效、合规经营以及低碳运营的目标。
行业痛点：电子文件归档困境
电子文件归档在企业财务管理中占据着重要地位，但目前却存在诸多问题。电子凭证管理陷入了逆数字化、伪数字化和非数字化的误区。不少企业将电子凭证打印成纸质文件入账，或者转换成图片文件入账，还需要手工查验其合法真实性。这种做法不仅存在数据安全风险隐患，还大大增加了查验成本。
在纸电凭证混合的时期，企业需要警惕合规风险。多数企业的会计凭证存储仍停留在传统纸质档案阶段，部分企业甚至不查验电子凭证，这使得企业面临着审计和税务风险。而且，企业的报销流程和财务运作模式滞后，传统报销方式如手工录入发票数据、同时提交电子与纸质打印件等，与国家电子凭证数字化转型政策的步伐严重不匹配。
电子文件归档的数字化转型还面临着一系列难题。电子凭证类型繁多、格式复杂，安全性要求高，缺少统一综合服务平台，跨部门协作困难等问题，都成为了企业推进电子文件归档数字化的阻碍。
解决方案概述：电子文件归档新策略
合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其服务涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。
为了解决电子凭证管理问题，合思采取了一系列措施。加强培训和教育，让企业员工更好地理解和掌握电子文件归档的流程和方法；完善法律法规，确保电子文件归档的合规性；提供技术支持与服务，帮助企业建立安全可靠的电子文件归档系统；推广应用，让更多企业认识到电子文件归档的重要性；建立安全防护体系，保障电子文件的安全；加强监督和管理，确保电子文件归档工作的顺利进行。
同时，合思借助财务收支管理平台，推动电子文件归档数字化转型的全流程闭环，让电子文件归档更加高效、便捷。
核心功能亮点：电子文件归档利器
合思财务收支管理平台在电子文件归档方面具有众多功能亮点。它具备差旅申请功能，让员工的差旅安排更加有序；支持商旅线上订购，方便快捷；易商卡线下消费功能，满足不同场景的消费需求。
在发票处理方面，平台可以进行发票采集、审核对账、统一开票，实现自动提报和资金结算。电子文件归档功能强大，能够将相关数据准确归档。此外，平台还提供商旅分析、自动记账等功能，帮助企业更好地管理财务。
平台还具有总额受控功能，避免费用超支；支持退票预定，灵活应对各种情况；AI辅助决策功能，为企业提供更科学的决策依据。移动端应用让用户可以随时随地进行操作，多语言支持满足了不同地区用户的需求。
在安全和服务方面，平台提供安全隐私保护，定制化服务满足企业个性化需求。持续更新升级确保平台功能始终保持领先，客户成功团队提供专业的支持。免费试用让企业可以先体验后选择，灵活定价模式适应不同企业的预算。强大的集成能力可以与企业现有系统无缝对接，易于上手的学习曲线让员工快速掌握操作方法。全天候的客户服务热线和丰富的培训资源，为企业使用平台提供了保障，透明的收费标准和政策说明让企业使用得更加放心。
用户收益：电子文件归档价值体现
合思的解决方案为企业在电子文件归档方面带来了显著的收益。
提高效率方面，实现了电子凭证报销、入账、归档全流程自动管理，减少了人工操作，提升了财务处理效率。业财高效协同使得报销效率提升了300%，财务入账效率提高了60%，让企业的财务工作更加高效。
降低成本方面，节约了纸张、工时和档案管理费用。某世界500强央企试点单位预计每年节省工时60万 +，节约纸张1000万 +，降低档案管理费用300万 +；某大型移动通信集团年节约成本4000万元，电子文件归档的优势尽显。
数据驱动决策方面，企业经营决策从流程驱动向数据驱动、模型驱动转变，构建了新型管理模式。某知名挂面厂商可基于电子会计档案系统进行销售业绩计算和人员成本配备，为企业的发展提供了有力支持。
合规经营方面，确保了财务数据真实、准确、完整，从根本上杜绝了凭证造假和重复报销问题，符合相关法律法规要求，让企业在电子文件归档过程中更加合规。
低碳运营方面，推动了全社会会计无纸化、生态化建设，践行了ESG理念。实现财务档案不打印，消除了纸张消耗和耗材成本，为环保事业做出了贡献。
典型场景：电子文件归档实践
电子文件归档在实际应用中有多种典型场景。
电子凭证全流程管理场景涵盖了电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程。以数电票为例，开具端开具电子发票，接收端进行验真、报销、入账、归档等操作，整个过程高效流畅，确保了电子文件归档的准确性和及时性。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”场景实现了总额管控。包括商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节，让电子文件归档更加智能化、自动化。
客户成功案例：电子文件归档典范
合思的解决方案在众多企业中取得了显著成效。
某国民经典零食品牌，销售版图覆盖全国，供应链复杂，面临着差旅平台对账方案不灵活、事前事中管控不连贯、纸电混合的会计档案管理成本高等问题。应用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%，实现了业财有机连接和会计档案数字化管理，电子文件归档工作更加高效。
某企业主营业务建设覆盖面广，报销流程繁琐，财务手工录入审批记账效率低，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，电子文件归档更加规范。
某知名头部数字阅读品牌存在数据分散、单据处理量大、打印成本高、票据原文丢失等问题。采用合思解决方案后，实现了增效、降本、合规和先进的财务管理，完成了业财平台建设，符合上市要求，电子文件归档工作得到了有效改善。
某世界500强旗下教育服务品牌面临数据不互通、实物存档成本高、纸质档案录入操作耗时长易出错、档案查阅不便等问题。应用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，实现了会计档案线上单套制管理，成为地方财政局标杆试点企业代表，电子文件归档水平大幅提升。
合思的财务数智化解决方案已在众多企业中展现出强大的实力，能有效解决企业在电子文件归档和财务数字化转型方面的痛点。企业应积极把握机遇，与合思合作，加速推进财务数字化转型，实现可持续发展。现在就联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），免费试用开启高效财务管理之旅，让电子文件归档更加轻松高效。
