在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。传统纸质档案管理模式犹如一座陈旧的堡垒，在新时代的冲击下，暴露出诸多弊端。而合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者，推出了合思档案这一利器，为企业文件保管难题提供了完美答案。
产品背景：企业文件保管痛点突显
在当今数字化飞速发展的时代，我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证在接收、报销、入账以及归档等环节，依然存在诸多难题。传统的纸质档案管理模式，更是让企业在文件保管方面苦不堪言。
以好想你等企业为例，在企业文件保管过程中，面临着归档难的问题。大量的纸质文件需要人工整理、分类、装订，耗费了大量的时间和人力。而且，查找文件也极为不便，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中寻找所需文件。同时，纸质档案的存储成本也很高，需要占用大量的空间，还需要专门的人员进行管理。此外，纸质档案管理还存在不合规的风险，容易出现文件丢失、损坏等问题。
海亮教育科技服务集团也面临着类似的问题。在企业文件保管中，数据混乱不堪，不同部门之间的文件缺乏统一的管理标准，导致数据难以整合和利用。存储成本高昂，大量的纸质文件需要存储在专门的仓库中，增加了企业的运营成本。文件处理效率低下，查找和使用文件需要花费大量的时间，影响了企业的工作效率。而且，文件的利用也十分困难，难以满足企业对数据的分析和决策需求。
解决方案：合思档案破局之钥
为了解决企业在文件保管方面的诸多问题，合思推出了电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业文件保管提供了全新的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思档案实现了不同系统之间的数据共享和互通，打破了数据孤岛。企业的各种电子凭证和文件可以在一个平台上进行集中管理，确保了数据的一致性和准确性。无论是财务部门、业务部门还是其他部门，都可以在这个平台上获取所需的文件和数据，提高了工作效率。
自动组装，审计便捷。合思档案可以自动对电子凭证和文件进行分类、整理和组装，生成符合财务审计要求的档案。在审计过程中，审计人员可以通过平台快速查找和获取所需的文件，提高了审计效率。同时，平台还提供了审计跟踪功能，方便审计人员对文件的处理过程进行追溯和监控。
实物高效管理。合思档案不仅可以管理电子文件，还可以对纸质文件进行高效管理。通过对纸质文件进行数字化处理，将其转化为电子文件进行存储和管理。同时，平台还提供了纸质文件的借阅和归还管理功能，方便企业对纸质文件进行有效利用。
核心功能：企业文件保管优势尽显
合思档案具有一系列强大的核心功能，为企业文件保管带来了诸多优势。
开放式接口互联，自主采集。合思档案提供了开放式的接口，可以与企业现有的各种系统进行对接，实现数据的自动采集和传输。企业可以根据自身的需求，自主选择需要采集的数据，提高了数据的准确性和及时性。
智能关联，自动组装。平台可以对电子凭证和文件进行智能关联，将相关的文件自动组装在一起。例如，将发票、合同、报销单等文件关联在一起，形成一个完整的业务流程档案。这样，在查找和使用文件时，就可以更加方便快捷。
精准权限管控，档案目录灵活扩展。合思档案提供了精准的权限管控功能，企业可以根据不同的岗位和职责，为员工分配不同的权限。只有具有相应权限的员工才能访问和操作相关的文件，确保了文件的安全性。同时，平台的档案目录可以根据企业的需求进行灵活扩展，方便企业对文件进行分类和管理。
多维检索，一站式预览。合思档案支持多维检索功能，企业可以根据文件的名称、日期、类型、关键字等多种条件进行检索。无论文件数量有多少，都可以快速找到所需的文件。而且，平台还提供了一站式预览功能，用户可以在平台上直接预览文件内容，无需下载到本地，提高了工作效率。
合思档案的这些核心功能，使得企业文件保管实现了全流程合规化、自动化、数字化。自动化归档告别了重复性的工作，让员工从繁琐的文件整理和归档工作中解脱出来，提高了工作效率。档案利用便捷高效，企业可以快速获取所需的文件和数据，为企业的决策提供有力支持。档案数据同源，透明流转，便于企业对文件进行监控和分析，确保了文件的安全性和合规性。
应用场景：企业文件保管成功典范
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，为企业文件保管提供了可借鉴的经验。
在食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等行业，合思档案都发挥了重要作用。以好想你为例，通过使用合思档案，减少了90%的人工耗时。企业的文件归档和查找变得更加便捷高效，员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
COMMUNE幻师在企业文件保管方面也取得了显著成效。使用合思档案后，纸张使用量减少了88%，年节约成本5000万元。这不仅降低了企业的运营成本，还符合低碳环保的理念。同时，文件处理效率也得到了大幅提升，企业的整体运营效率得到了改善。
云海肴在采用合思档案后，节省了打印、存储等总体成本30万/年。业财融合提升了80%，财务提效90%。通过合思档案，企业实现了财务数据和业务数据的有效整合，提高了财务管理的水平和效率。
如果您的企业也面临着企业文件保管的难题，不妨选择合思档案。它可以让您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以申请免费试用，亲身体验合思档案为企业文件保管带来的便利和优势。
