在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的态势大步迈进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台，犹如一把精准的钥匙，能够助力企业轻松解决电子凭证管理难题，无疑是企业在电子发票管理系统应用之路上的得力助手。
传统管理困境：好想你健康食品的痛点缩影
在企业的财务管理中，传统的财务档案管理模式就像一辆老旧的马车，在数字化的高速公路上显得格格不入。以好想你健康食品股份有限公司为例，它在传统管理模式下面临着诸多业务痛点。
首先是归档难题。在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。就像在茫茫大海中寻找珍珠一样，每一张单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现差错。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，就如同丢失了企业的“记忆”，可能会给后续的财务工作带来巨大的麻烦。这种繁琐的归档工作，极大地消耗了企业的人力和时间成本。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来就像在迷宫中摸索。要耗费大量时间去翻阅堆积如山的档案，而且无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。想象一下，当企业急需某份重要的财务档案时，却因为查找困难而耽误了时间，这可能会影响企业的决策和运营效率。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理，需要占用大量的空间来存放，还需要专门的人力进行整理和维护。这就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。无论是租赁档案存储空间，还是雇佣管理人员，都需要付出高昂的成本。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法在数字化时代显得力不从心。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在电子发票管理系统日益普及的今天，这种不合规的管理模式就像一颗定时炸弹，随时可能给企业带来风险。
合思解决方案：为好想你打通管理脉络
面对好想你健康食品股份有限公司的这些业务痛点，合思档案提供了一套行之有效的解决方案，就像一位经验丰富的医生，为企业精准诊断并开出了良方。
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打破数据壁垒实现同源便捷利用
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。对于财务人员来说，这意味着可以一键联查相关数据。以往需要在不同的系统和文件中来回切换查找的工作，现在只需轻轻一点，所有相关信息就会呈现在眼前。这种便捷的操作方式，有效提升了财务人员的工作效率。就像在一个信息的大仓库里，合思档案为财务人员安装了一个智能导航系统，让他们能够快速准确地找到所需的信息。通过合思档案这个电子发票管理系统，财务人员可以更加高效地完成各项工作，节省了大量的时间和精力。 -
自动组装助力高效审计工作
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，这大大提升了审计效率。以往审计人员需要花费大量时间去核对纸质档案和电子数据的一致性，而现在合思档案可以自动将相关数据进行整合和匹配，审计人员只需对系统提供的数据进行审核即可。这种方式不仅提高了审计的准确性，还缩短了审计周期。就像一场高效的接力赛，合思档案在电子发票管理系统中扮演着重要的接力棒角色，让审计工作更加顺畅地进行。 -
实物高效管理精准定位档案位置
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以精准定位实物档案的位置。这就像给每一份实物档案都安装了一个定位器，无论它存放在哪里，都能轻松找到。这种管理方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失的风险。在电子发票管理系统的支持下，企业的实物档案管理变得更加有序和高效。
显著成果呈现：合思档案助力好想你腾飞
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来的成果是显著的，用具体的数据说话，更能体现方案的有效性。
在人工耗时方面，减少了90%。以往繁琐的归档和查找工作占用了大量的人力，而合思档案的应用让这些工作变得简单高效。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持等。这不仅提高了员工的工作满意度，还为企业创造了更多的价值。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案的自动化流程和数据共享功能，让总部能够更快速地接收和处理下属部门的财务信息。这就像一个高效的信息传递通道，让企业的财务信息能够及时准确地汇总到总部，为企业的决策提供有力支持。
借阅管理减少了67%的管理耗时。通过合思档案的电子借阅功能，借阅者可以在线申请借阅档案，系统自动审批和记录借阅信息。这种方式不仅提高了借阅效率，还避免了传统借阅方式中可能出现的人为错误和信息丢失问题。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这包括了档案存储空间租赁费用、人力管理费用等多个方面。在电子发票管理系统的帮助下，企业实现了降本增效的目标，提升了自身的竞争力。
合思档案意义与展望：引领电子会计档案新潮流
合思档案对于企业来说具有重要的意义。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而合思档案就像一艘坚固的航船，带领企业在数字化的海洋中稳健前行。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。随着电子发票管理系统的不断发展和完善，电子凭证的数字化转型将进一步加速。合思档案作为这一领域的佼佼者，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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