在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以惊人的速度向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，一直走在行业的前沿。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的文档电子化解决方案。
电子凭证无纸化大势所趋
我国电子凭证改革的快速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。传统的纸质档案管理办法已无法满足现代企业的管理需求，它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。而电子凭证全流程无纸化不仅能突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能优化管理流程，降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同发展，为企业提供高效的文档电子化解决方案。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。
以好想你健康食品股份有限公司为例，其在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，不符合管理要求。
COMMUNE幻师则面临着成本高、效率低、合规难的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。门店报销周期长达2个月，效率低下。并且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，难以确保合规性。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题。多地直营门店需要打印大量收款回单和财务凭证进行归档，档案存储耗费大量档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节，需要独立的档案室存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。这些问题都凸显了企业对文档电子化解决方案的迫切需求。
合思全面解决方案破局之道
面对企业在财务档案管理中遇到的诸多痛点，合思提出了全面且创新的整体解决方案。
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务，提供了完善的文档电子化解决方案。
合思档案实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，可进行电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，合思档案可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）获取数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务可辅助审计、项目管理、统计分析等。
在档案采集上，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件。档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。档案利用可进行多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据，为企业提供高效的文档电子化解决方案。
合思档案核心模块深度解析
合思档案具有专业且系统的核心模块。
其功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理的四个环节，即智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务。
业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层可辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案的成长历程丰富。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）；2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过；2022年推出全新“单套制”解决方案；2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践；2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。财务档案「采制管用」全生命周期管理实现了全流程合规化、自动化、数字化，在档案采集、制档、管理和利用方面都有具体的措施和优势，为企业提供了专业的文档电子化解决方案。
合思档案竞争优势凸显
与其他同类产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思档案能够实现自动化归档，让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
合思还帮助众多企业实现了显著的效率提升。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；COMMUNE幻师的报销效率提升了300%；云南菜品牌连锁经营的业财融合提升了80%，财务提效90%等。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的技术和服务支持，为企业提供更具优势的文档电子化解决方案。
多行业成功案例见证实力
合思档案在多个行业都有成功的应用案例，展示了其实际应用效果和客户满意度。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查，工作效率得到有效提升。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化，减少了50%的人力成本，提高了效率。同时，深度分析档案数据，满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店的业财融合效率80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省了打印、存储等总体成本30万/年。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。这些案例充分证明了合思档案作为文档电子化解决方案的有效性。
合思服务体系保驾护航
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了全面且可靠的服务体系。
分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，具备强大的技术研发能力，能够不断优化和升级产品，为企业提供更优质的文档电子化解决方案。
在全国22个城市设有直营服务网络，为客户提供及时、专业的本地化服务，能够快速响应客户需求。
通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拓展了服务范围，提高了服务的可及性，为更多企业提供财务数智化服务。
合思拥有丰富的行业经验和成功案例，能够根据不同行业、不同企业的需求，提供个性化的解决方案，确保服务的针对性和有效性。
合思引领财务数智化未来
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
合思通过提供全方位财务数智化服务，帮助企业挖掘更多净利润，推动企业财务数字化转型。《电子会计档案实践案例集》的发布，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和提升服务水平，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业在数字化时代取得更大的发展。如果您想体验合思档案带来的文档电子化解决方案，不妨免费试用一下，开启企业财务数智化的新篇章。
