在当今数字化浪潮迅猛发展的时代，企业财务管理领域正经历着前所未有的变革。电子凭证数字化转型已然成为企业提升运营效率、降低成本、确保合规经营的关键所在。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的财务收支管理平台，正助力众多企业踏上财务数字化转型的征程。接下来，我们将通过某知名头部数字阅读品牌的实际案例，深入领略合思解决方案在智能化费用控制方面的强大效能。
客户困境：财务管理难题重重
该客户作为知名头部数字阅读品牌，在企业发展过程中遭遇了诸多财务管理方面的挑战。
企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程相互断裂，数据整合困难重重。这直接导致费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁出现。每月财务需处理的单据量高达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，工作效率极低。
而且，全业务数据都需要打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等流程，这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还时常出现票据原文丢失、档案信息不完整的情况。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中苦苦翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：打造智能化费用控制体系
合思为该客户量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全力助力企业完成业财平台建设，实现智能化费用控制。
– 创新电子凭证管理
合思通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，大大提升了电子凭证归档的存储和利用效率。这一创新举措为企业的财务管理带来了新的活力，让电子凭证的管理更加高效、便捷。
– 构建开放生态系统
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。无论是线上的各类消费交易，还是线下与商户的支付活动，都能在平台上得到全面的管理和监控，为企业的智能化费用控制提供了坚实的基础。
– 自动化流程操作
系统具备强大的自动化功能，能够自动识别并录入各类发票信息，有效减少人工输入错误。同时，对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有清晰的记录和依据。在开票方面，集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动，提高了工作效率。在报销流程中，系统可以定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，快速完成付款操作，支持多种支付方式，极大地提升了用户体验。
– 高效文档管理与费用分录
系统将所有相关文档资料妥善保存，便于日后查询和分析。同时，根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。通过设定预算上限，有效防止超支情况的发生，实现了智能化费用控制的目标。
显著成果：多维度提升企业效益
合思的解决方案在该企业实施后，取得了显著的成效，在增效、降本、合规等多个维度都为企业带来了巨大的价值。
– 增效：提升工作效率与档案管理水平
在工作效率方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费大量时间进行单点沟通。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时。形成的财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，进一步提升了实物档案的查找效率，让企业的财务管理工作更加高效有序。
– 降本：减少成本浪费与空间占用
在降本方面，合思的解决方案发挥了重要作用。减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本，为企业实现了真正的降本增效。
– 合规：保障企业费用合规与档案管理安全
在合规方面，发票OCR识别验真功能有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让企业在合规的轨道上稳健发展。
此外，该方案灵活覆盖了因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材的使用，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。
展望未来：合思引领财务数字化转型
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效，成功解决了其财务管理中的痛点和难题，实现了财务全流程数字化闭环。展望未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思将继续发挥技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着类似的财务管理挑战，不妨立即联系合思（电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com），开启免费试用，体验智能化费用控制带来的全新财务管理变革，踏上财务数字化转型之旅。
