在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为不可阻挡的趋势。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，正助力众多企业突破财务档案管理的重重困境，实现成本的有效降低与效率的显著提升。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案在企业合规性管理解决方案中所发挥的巨大作用。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业熠熠生辉的上市公司。其品牌价值高达154.21亿元，麾下拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 的年凭证数。然而，如此庞大的业务规模背后，公司在财务档案管理方面却面临着诸多棘手难题。
在归档环节，财务人员常常需要耗费大量的时间去逐一确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都容不得半点差错。在这个过程中，档案遗失的情况也难以完全避免，一旦重要档案丢失，后续的查找和补救工作更是让人焦头烂额。
纸质档案的管理还受到时间和空间的双重限制。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，工作人员需要在堆积如山的档案柜中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量的纸质档案需要占用巨大的空间，同时还需要投入大量的人力进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。
更为重要的是，传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，这显然无法满足企业日益严格的合规性管理要求。在当今监管日益严格的环境下，企业的财务档案管理必须要做到准确、安全、合规，否则将面临巨大的风险。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其深厚的技术底蕴和丰富的行业经验，为其量身定制了一套全面且高效的合规性管理解决方案。
- 数据同源打破信息壁垒
合思档案实现了数据的同源共享，为财务人员带来了前所未有的便捷体验。通过一键联查功能，财务人员可以轻松地在系统中查询到与某一业务相关的所有单据、发票、回单和凭证，无需再在不同的系统和文件中来回切换。这不仅大大提升了工作效率，还减少了因信息不一致而导致的错误和风险。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在多个系统中查找相关信息，不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏和错误。而合思档案的一键联查功能，就像是为财务人员配备了一个智能助手，能够快速准确地提供所需的信息，让财务工作变得更加轻松高效。
- 自动组装提升审计效率
在审计工作中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化和高效化。系统能够自动对档案数据进行整理和分析，生成详细的审计报告，为审计人员提供了有力的支持。
内外审计人员在进行审计工作时，无需再花费大量的时间去翻阅纸质档案，只需在系统中输入相关的查询条件，即可快速获取所需的审计数据。这不仅提升了审计效率，还降低了审计成本，同时也提高了审计结果的准确性和可靠性。
- 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者在系统中查询电子档案时，系统会自动显示该档案对应的实物档案的存放位置，方便查阅者快速找到所需的实物档案。
虚拟档案库房就像是一个数字化的仓库，将所有的实物档案信息进行了集中管理。二维码则像是实物档案的身份证，每一个二维码都对应着一个唯一的实物档案，通过扫描二维码，工作人员可以快速获取该档案的详细信息。这种管理方式不仅提高了实物档案的管理效率，还降低了档案遗失和损坏的风险。
显著成效见证方案价值
通过合思档案的全面实施，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著的成效。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间才能完成的档案整理和查询工作，现在通过合思档案系统，只需少数人员即可轻松完成。这不仅节省了人力资源成本，还提高了工作效率。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。在传统的管理模式下，总部需要花费大量的时间和精力来接收和整理各部门提交的档案。而合思档案系统实现了档案的在线提交和自动整理，大大缩短了总部接收档案的时间。
借阅管理的管理耗时减少了67%。在合思档案系统中，借阅者可以通过在线申请的方式借阅档案，系统会自动进行审批和记录，无需再进行繁琐的纸质手续。这不仅提高了借阅管理的效率，还方便了借阅者的使用。
通过实施合思档案的合规性管理解决方案，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
携手合思开启数智新程
从好想你健康食品股份有限公司的成功案例中，我们可以清晰地看到合思档案在解决企业财务档案管理痛点、实现降本增效方面的显著成效。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和压力，如何提高财务管理效率、降低成本、确保合规性，成为了企业亟待解决的问题。
合思作为一家以客户为中心的企业，始终秉承着创新和服务的理念，不断优化产品和服务，为企业提供更加优质、高效的合规性管理解决方案。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥其技术优势，助力更多企业实现财务数智化转型，让企业的有限资源发挥出更大的价值。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨抓住这个机会，免费试用合思档案，体验其带来的便捷与高效。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，开启企业财务数智化的新征程。
