在数电票迅速推广、企业积极推进数字化转型的当下，传统纸质档案管理模式宛如老旧的马车，在时代的高速赛道上显得格格不入，暴露出诸多难以解决的痛点。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一辆动力强劲的赛车，为企业提供了全面且高效的解决方案，其中的智能档案系统更是助力企业档案管理的核心利器。
行业痛点：传统档案管理的困局
随着数电票在全国范围内的快速扩张，企业在档案管理领域遭遇了前所未有的挑战。政策层面，电子发票的接收已具备合法合规性，全国36个省市区均已实现数电票试点的全覆盖。然而，企业却深陷多重困境。
从成本角度来看，存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出需要大量的耗材，成本居高不下；同时，大量的纸质档案需要巨大的存储空间，这无疑是一笔不小的开支。而手工装册归档不仅重复性工作量极大，耗费大量人力和时间，而且查询调阅条件的颗粒度粗糙，查找一份档案犹如大海捞针。
在合规风险方面，企业对电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，难以确保其安全性和完整性。纸质档案又容易受到损坏、丢失等问题的困扰，一旦出现意外情况，企业将面临巨大的损失。
对于企业的不同角色来说，也各自面临着难题。企业高管面临着档案管理成本高的压力，这直接影响着企业的效益和竞争力；财务人员在档案整理上耗费大量时间，影响了工作效率；业务人员则常常被繁琐的报销流程所困扰。智能档案系统的出现，正是为了解决这些传统档案管理的痛点。
解决方案概述：智能档案系统的多面赋能
合思档案的智能档案系统提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
该系统覆盖了企业的多个重要角色，包括CEO/高管、归档员/财务和外部审计等。对于CEO/高管而言，智能档案系统能够帮助企业沉淀数据资产，为决策提供有力的数据支持，实现决策的数智化；归档员/财务人员可以借助系统提高工作效率，轻松完成档案管理工作；外部审计人员则能够实现档案外审的在线化，使审计工作更加便捷、可溯源。
通过智能档案系统，企业能够沉淀数据资产，将海量的档案数据转化为有价值的信息；保障合规管理，确保企业的档案管理符合国家政策要求；提升工作效率，减少人工操作带来的错误和延误；实现档案外审的在线化，提高审计工作的准确性和效率。
核心功能亮点：智能档案系统的强大实力
合思档案的智能档案系统具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，实现100%自动归档。这一功能不仅符合国家政策要求，还具备灵活承接、持续迭代的能力，能够适应企业不断变化的业务需求。
其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等多个方面。同时，智能档案系统具备电子会计档案全生命周期管理功能，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等。
在智能采集方面，系统能够自动识别和采集各类档案数据，大大提高了采集效率和准确性。预归档服务可以对采集到的数据进行初步整理和审核，确保数据的完整性和准确性。基础管理功能则提供了档案的分类、存储、检索等基本操作，方便企业对档案进行管理。档案服务功能则包括档案的借阅、归还、销毁等操作，确保档案的安全和合理使用。
此外，智能档案系统还支持统计分析和多源采集。通过统计分析功能，企业可以了解档案的使用情况、存储情况等，为企业的决策提供数据支持。多源采集功能则可以从不同的数据源采集档案数据，确保数据的全面性和准确性。
特色功能也是智能档案系统的一大亮点，包括档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、大数据解决方案等。这些特色功能能够满足企业在不同场景下的特殊需求，为企业提供更加个性化的档案管理服务。
用户收益：智能档案系统带来的价值提升
对于企业而言，合思档案的智能档案系统能带来显著的降本增效。在成本节约方面，它可以节约纸张成本，减少纸质档案的使用；降低整理成本，提高档案整理的效率。同时，智能档案系统能够提升检索效率，让企业在需要查找档案时能够快速准确地找到所需信息。
在保障管理合规性方面，智能档案系统严格遵循国家政策要求，确保企业的档案管理合法合规。它还能补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，使企业的业务流程更加顺畅。
通过智能档案系统，企业能够让数据“活起来”，实现数据的价值。系统可以对海量的档案数据进行分析和挖掘，为企业的决策提供有力支持。最终，实现企业效益的最大化，提升企业的管理能效。
对于不同角色的用户，智能档案系统也带来了不同的收益。CEO/高管可以通过系统沉淀数据资产，助力决策的数智化，使企业的决策更加科学、准确。归档员/财务人员可以提高工作效率，轻松完成档案管理工作，减少工作压力。外部审计人员则可以实现档案外审的在线化、可溯源，提高审计工作的质量和效率。
典型场景：智能档案系统的广泛应用
在数电票时代，企业面临着海量电子数据的存储与应用难题。合思档案的智能档案系统可应用于企业档案管理的各个环节，如档案采集、整理、储存、调阅、鉴定、销毁等。
在档案采集环节，智能档案系统能够自动识别和采集各类电子发票、单据等档案数据，提高采集效率和准确性。在整理环节，系统可以对采集到的数据进行分类、整理，使其更加有序。
在储存环节，智能档案系统提供了安全可靠的存储环境，确保档案数据的安全和完整。在调阅环节，系统能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。
在鉴定环节，系统可以对档案的价值和保存期限进行评估，为企业的档案管理提供决策支持。在销毁环节，系统可以对过期或无用的档案进行安全销毁，确保企业的档案管理符合国家政策要求。
客户成功案例：智能档案系统的实践验证
合思档案的智能档案系统拥有众多成功案例。例如，有一家年单据量达到2.6亿的企业，通过引入智能档案系统，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。系统将企业的业务数据和财务数据进行整合，实现了业务流程和财务流程的自动化，大大提高了企业的管理效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，利用智能档案系统实现了档案管理标准化落地、安全合规存储和业务完整性检测。系统为企业建立了统一的档案管理标准，确保了档案数据的安全和合规性，同时对企业的业务流程进行了全面检测，保障了业务的完整性。
某中国最大的K12民办教育集团之一，通过智能档案系统简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。系统将集团内各学校的会计档案进行集中管理，简化了会计工作流程，提高了工作效率。同时，系统支持多维穿透查询，让集团管理层能够快速了解各学校的财务状况和业务情况。
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