合思档案:助力企业实现规范高效的档案归档管理

在数字化浪潮席卷的当下,我国电子凭证改革正以势如破竹之势推进,电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业在享受数字化便利的同时,财务档案管理方面却遭遇了重重挑战。合思,作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者,重磅推出合思档案,为企业破解档案管理难题,实现档案归档规范提供了有力支撑。

合思档案:助力企业实现规范高效的档案归档管理
在数字化浪潮席卷的当下,我国电子凭证改革正以势如破竹之势推进,电子凭证全流程无纸化时代已然来临。企业在享受数字化便利的同时,财务档案管理方面却遭遇了重重挑战。合思,作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领航者,重磅推出合思档案,为企业破解档案管理难题,实现档案归档规范提供了有力支撑。

困境凸显:企业档案管理痛点剖析

  • 归档艰难 时间精力双损耗
    企业在财务档案管理过程中,归档工作犹如一座大山。每一张单据都需要花费大量时间去确认其一致性,从发票到合同,从报销单到审批文件,纷繁复杂的单据让财务人员疲于奔命。而且,纸质档案易遗失,一份重要档案的丢失可能会给企业带来难以估量的损失。在追求档案归档规范的道路上,归档环节的重重困难成为了首要阻碍。

  • 查找迟缓 时空限制难突破
    纸质档案的查找如同大海捞针。受时空限制,想要实时调阅一份档案几乎成为奢望。不同部门同时借阅档案更是难上加难,精准查找更是遥不可及。当企业需要快速获取档案信息来做出决策时,这种查找的迟缓无疑会影响企业的运营效率,与档案归档规范所要求的高效管理背道而驰。

  • 成本高昂 空间人力负担重
    纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放大量的纸质档案,随着业务的发展,档案数量与日俱增,档案室的扩建成为必然,这无疑增加了企业的空间成本。同时,档案的整理、保管、借阅等工作都需要专人负责,人力成本也在不断攀升。高昂的成本让企业在档案管理方面不堪重负,也难以保证档案归档规范的有效实施。

  • 合规存忧 数据安全难保障
    在电子凭证时代,纸质档案管理办法已难以适应新的需求。无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用,成为企业档案管理的一大隐患。一旦数据丢失或泄露,不仅会影响企业的正常运营,还可能面临法律风险。档案归档规范要求企业确保档案的合规性和安全性,而纸质档案管理显然难以满足这一要求。

合思出击:电子会计档案管理新方案

  • 全链打通 打破壁垒数据同源
    合思档案作为一款先进的电子会计档案管理平台,全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。它打破了不同系统之间的壁垒,实现了数据的同源共享。无论是电子发票的开具,还是报销、入账、归档等环节,数据都能在合思档案平台上无缝流转,确保了档案信息的一致性和准确性,为档案归档规范提供了坚实的数据基础。

  • 自动组装 审计便捷高效
    合思档案具备自动组装功能,能够将相关的档案资料自动关联、组装在一起,大大提高了档案整理的效率。同时,在审计过程中,由于数据的同源性和关联性,审计人员可以更加便捷地获取所需信息,减少了审计的时间和成本。这种自动组装和审计便捷的特点,使得企业在档案管理过程中更加符合档案归档规范的要求。

  • 实物管理 高效有序推进
    对于仍需保存的实物档案,合思档案也提供了高效的管理方案。通过数字化手段对实物档案进行登记、分类、存储和借阅管理,实现了实物档案的信息化管理。企业可以实时掌握实物档案的状态,提高了实物档案的管理效率,进一步完善了档案归档规范的管理体系。

功能卓越:合思档案核心优势尽显

  • 便捷调阅 告别打印繁琐
    合思档案具有便捷调阅的功能,用户无需打印纸质档案,只需在系统中输入关键词或相关信息,即可快速找到所需档案。这种无纸化的调阅方式不仅节省了纸张和打印成本,还提高了调阅的效率。在当今倡导绿色办公的时代,合思档案的便捷调阅功能符合档案归档规范的低碳环保要求。

  • 混序归集 免却组装烦恼
    合思档案支持混序归集,无论档案资料以何种顺序收集,系统都能自动识别并进行整理,免却了人工组装的烦恼。这种智能化的归集方式,大大提高了档案管理的效率,让企业能够更加轻松地实现档案归档规范。

  • 全生命周期 管理无缝衔接
    合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理,从档案的采集、存储、利用到销毁,每个环节都进行了严格的管控。开放式接口互联自主采集功能,使得企业可以方便地将各种来源的档案信息纳入系统;智能关联自动组装功能,确保了档案资料的关联性和完整性;精准权限管控功能,保障了档案信息的安全性;多维检索一站式预览功能,让用户可以快速、全面地了解档案内容。全生命周期的管理模式,使得企业的档案管理更加规范、高效,完全符合档案归档规范的要求。

  • 自动化归档 告别重复劳作
    合思档案的自动化归档功能,让企业告别了重复性的档案整理工作。系统能够自动识别档案信息,按照预设的规则进行分类、归档,大大提高了归档的效率和准确性。企业财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中,提高了工作的价值和效率,进一步推动了档案归档规范的实施。

  • 数据同源 透明流转无忧
    合思档案确保了档案数据的同源性和透明流转。在整个档案管理过程中,数据的来源和流向清晰可见,便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案的状态和使用情况,及时发现和解决问题,确保档案管理的合规性和有效性。这种数据同源、透明流转的特点,是档案归档规范的重要保障。

应用见证:合思档案成效显著

  • 好想你:降本增效成果斐然
    好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后,取得了显著的成效。在档案管理方面,减少了90%的人工耗时,总部接收减少了80%的管理耗时,借阅管理减少了67%的管理耗时。预计每年可减少综合成本20万元。通过合思档案的应用,好想你实现了档案管理的高效化和规范化,进一步提升了档案归档规范的水平。

  • 金牌橱柜:合规高效双丰收
    金牌橱柜家居科技股份有限公司在引入合思档案后,档案匹配耗时减少了84%,档案查询耗时减少了80%,预估节省总体成本30万+元/年。同时,档案合规性达到了100%。合思档案的应用,使得金牌橱柜在档案管理方面更加符合档案归档规范的要求,提高了企业的运营效率和竞争力。

未来可期:选择合思档案开启高效管理之旅

合思档案凭借其强大的功能和显著的应用效果,成为企业解决财务档案管理难题的不二之选。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营,让企业在档案管理方面更加符合档案归档规范的要求。

如果您也想让企业的财务管理更加高效,不妨立即行动起来。现在拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com,即可免费试用合思档案,开启企业档案管理的新篇章,让档案归档规范不再是难题。

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captaincaptain
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