在我国电子凭证改革的浪潮中，电子凭证全流程无纸化正逐渐成为财务数智化的必然趋势。这一变革犹如一股强劲的东风，推动着企业在财务管理领域不断探索创新。然而，传统财务档案管理却像一座陈旧的堡垒，面临着诸多亟待解决的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案平台，为企业解决财务档案管理难题带来了新的希望。
传统财务档案管理痛点剖析
在集中管理财务数据方面，传统财务档案管理模式暴露出了重重弊端。
首先是归档难题。企业财务人员在归档时，往往需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都像是一个需要精心匹配的拼图碎片，稍有不慎就可能导致档案信息的错误或缺失。而且，纸质档案的易遗失性更是让企业头疼不已，一旦档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的合规风险。
查找效率低下也是传统模式的一大短板。纸质档案受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。想象一下，当企业需要紧急查阅某份档案时，财务人员却要在堆积如山的纸质文件中苦苦寻觅，这种低效的工作方式无疑会影响企业的决策速度和运营效率。
成本居高不下同样是企业面临的困境。大量纸质档案的管理需要占用大量的空间，企业不得不花费高昂的租金来存储这些档案。同时，人工管理档案也需要投入大量的人力成本，从档案的整理、分类到存储、借阅，每一个环节都需要专人负责，这无疑增加了企业的运营负担。
合规性问题也不容忽视。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业对财务管理的合规要求。在日益严格的监管环境下，企业如果不能有效解决财务档案的合规管理问题，可能会面临严重的法律风险。
此外，传统财务档案管理还存在数据混乱、存储成本高、工作效率慢、数据利用困难等问题，这些问题就像一道道枷锁，束缚着企业的发展脚步。
合思档案平台解决方案概述
合思档案平台，犹如一把精准的钥匙，为企业打开了集中管理财务数据的新大门。
它是一个全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。基于广泛连接的生态系统，合思档案平台提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
在档案数据来源方面，平台支持多种渠道的数据接入，确保企业的财务数据能够全面、准确地集中管理。会计类档案管理范围广泛，涵盖了各类财务凭证、报表等，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
自动归档功能是合思档案平台的一大亮点。它能够自动识别和匹配单据、发票、回单和凭证，实现档案的快速、准确归档，大大节省了企业的时间和人力成本。自助OA功能则为企业提供了更加便捷的档案管理方式，员工可以通过自助终端快速完成档案的借阅、归还等操作。
同时，平台还支持电子会计凭证的开具端和接收端管理，以及电子凭征业务应用环节和财务档案的归档端管理，实现了财务数据的全流程闭环管理。
合思档案平台核心功能亮点
合思档案平台在集中管理财务数据方面，拥有一系列独特而强大的核心功能。
– 档案采集功能：精准高效的信息捕捉
开放式接口互联和自主采集功能，让平台能够与企业的各种业务系统进行无缝对接，实现财务数据的实时、自动采集。大文件自动切割功能则解决了大文件传输和存储的难题，确保数据的安全和稳定。数电票自动化解析功能能够快速、准确地识别数电票的信息，为企业的财务管理提供了更加便捷的支持。
– 档案制档功能：智能精细的档案构建
智能关联和自动组装功能，能够将相关的财务数据进行智能关联和自动组装，形成完整的档案文件。四性检测、业务检测和自定义版式文件功能则确保了档案的准确性、完整性、合规性和可读性。
– 档案管理功能：严格规范的安全保障
精准权限管控功能，能够根据企业的组织架构和员工角色，为不同用户分配不同的档案访问权限，确保财务数据的安全和保密。档案目录灵活扩展功能则为企业提供了更加个性化的档案管理方式，企业可以根据自身需求灵活调整档案目录结构。水印管理功能和档号符合国标要求，进一步提高了档案的安全性和规范性。
– 档案利用功能：便捷多元的信息挖掘
多维检索和一站式预览功能，让企业员工能够通过多种条件快速、准确地查找所需的档案信息，并实现一站式预览。在线借阅和异构系统联查功能则为企业提供了更加便捷的档案借阅和查询方式，员工可以通过在线平台快速完成档案的借阅申请和查询操作。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则实现了实物档案和电子档案的统一管理，提高了档案的管理效率和准确性。
合思档案平台用户收益
使用合思档案平台，企业能够在集中管理财务数据方面获得显著的收益。
自动化归档功能让企业告别了繁琐的重复性工作，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用的便捷高效，让企业能够快速获取所需的财务信息，为企业的决策提供更加有力的支持。
档案数据同源和透明流转，确保了财务数据的一致性和准确性，便于企业进行监控和分析。通过对财务数据的深入分析，企业可以及时发现潜在的问题和风险，采取相应的措施进行调整和优化。
同时，平台还能够减少企业的人工耗时、管理耗时和综合成本。提高归档效率、报销效率和业财融合度，降低存储成本和纸张使用量，为企业实现降本增效和可持续发展提供了有力保障。
合思档案平台典型场景
合思档案平台适用于各类企业的财务档案管理场景，无论是食品、餐酒吧、餐饮连锁等传统行业，还是家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务等新兴行业，甚至是国企等大型企业，都能从平台中受益。
不同行业的企业在财务档案管理方面存在着共性和个性问题，合思档案平台能够根据企业的实际需求，提供个性化的解决方案。例如，在食品行业，平台可以帮助企业更好地管理采购、销售等环节的财务数据，确保企业的财务合规和成本控制。在软件与信息技术服务行业，平台可以支持企业对研发费用、知识产权等方面的财务档案管理，为企业的创新发展提供有力支持。
合思档案平台客户成功案例
众多企业已经通过使用合思档案平台，在集中管理财务数据方面取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案平台后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师实现了纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合度提升了80%，财务提效达到了90%。
合思档案平台凭借其强大的功能和显著的效果，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还可以免费试用合思档案平台，开启财务数智化转型之旅，让有限更有效。
