在当今数字化时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。然而，许多企业在这一转型过程中面临着诸多痛点。合思作为专业的财务数智化服务提供商，凭借其先进的财务电子档案系统，为企业提供了有效的解决方案，助力企业实现财务数字化转型，降本增效。
电子凭证管理痛点剖析
企业在电子凭证管理方面存在着一些常见误区。一些企业采用逆数字化方式，将电子凭证打印成纸质文件入账，这不仅造成资源浪费，还增加了管理成本；部分企业进行伪数字化操作，把电子凭证转换成图片文件入账，难以保证数据的准确性和完整性；还有企业处于非数字化阶段，电子凭证需手工查验合法真实，效率低下且容易出错。
电子凭证本身类型繁多、格式复杂，不同来源的电子凭证在格式和标准上存在差异，给企业的管理带来了极大的挑战。而且，电子凭证的协同难度大，在企业内部不同部门之间流转时，容易出现信息不畅通、沟通不及时的问题。同时，电子凭证还存在易丢失的风险，一旦存储设备出现故障或遭受网络攻击，可能导致重要凭证丢失，给企业带来合规风险。
在纸电凭证混合时期，企业需要同时管理纸质凭证和电子凭证，这使得管理难度进一步加大。纸质凭证和电子凭证需要分别进行处理和存储，增加了管理的复杂性和成本，而且难以有效控制合规风险。传统的发票报销流程和财务运作模式也相对滞后，多数企业仍依赖手工录入发票数据，员工自己垫资订票，不仅效率低下，还容易出现错误和漏洞。
合思全流程解决方案揭秘
合思提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，为企业带来了全新的电子凭证管理体验。通过应用电子凭证会计数据标准，合思的财务电子档案系统实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理的数字化变革。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态。在业财连接方面，平台能够将企业的业务系统和财务系统进行无缝对接，实现业务数据和财务数据的实时共享和交互，打破了业财之间的壁垒。在消费生态方面，平台聚合了多种消费场景，如差旅、采购等，为企业提供了一站式的消费服务，方便企业进行集中管理和控制。
这种全流程闭环的解决方案，使得企业的电子凭证管理更加高效、合规。从消费环节的线上订购和线下消费，到入账环节的自动采集和审核，再到归档环节的电子档案存储和管理，整个过程实现了自动化和数字化，大大提高了企业的财务管理效率和水平。
财务电子档案系统功能亮点
合思的财务电子档案系统具有丰富的核心功能。在差旅管理方面，系统支持差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等功能。员工可以通过系统在线申请差旅，直接在平台上订购机票、酒店等，还可以使用易商卡进行线下消费，方便快捷。
发票管理功能强大，系统能够自动采集发票，对发票进行审核对账，并支持统一开票。在报销环节，系统实现了自动提报、资金结算和档案归档，员工无需手动填写报销单，系统会自动根据消费记录生成报销申请，财务人员可以快速进行审核和结算，同时将相关凭证自动归档到财务电子档案系统中。
此外，系统还具备商旅分析、自动记账、总额受控、退票预定等功能。通过商旅分析功能，企业可以了解员工的差旅消费情况，优化差旅政策；自动记账功能减少了财务人员的手工记账工作量，提高了记账的准确性和效率；总额受控功能可以对企业的费用支出进行实时监控和控制，避免超支；退票预定功能方便员工在需要时进行退票和重新预定。
系统还具有移动端应用，员工可以通过手机随时随地进行操作，提高了工作的灵活性和便捷性。同时，系统支持多语言，方便跨国企业的使用。在安全隐私保护方面，合思采用了先进的技术和措施，确保企业数据的安全和隐私。此外，系统还提供定制化服务，能够根据企业的不同需求进行个性化配置，并且会持续更新升级，以适应企业不断发展的业务需求。该系统还能与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和交互。
企业应用合思方案收益
企业应用合思的财务电子档案系统后，能够实现显著的降本增效。在成本节约方面，企业可以节约大量的纸张，降低档案管理费用。同时，通过优化差旅管理，减少差旅费用支出。在效率提升方面，财务入账效率得到大幅提高，员工无需再花费大量时间进行手工录入和报销操作，财务人员也可以更快速地完成审核和记账工作。
合思的解决方案有助于提升企业的财务管理能力。通过实现业财税全流程数字化融合贯通，企业可以实时掌握财务数据和业务数据，进行更加精准的财务分析和决策。同时，也能提高员工的数字化意识，促进企业整体数字化水平的提升。
在企业发展战略层面，合思的方案推动了企业数字化和绿色化协同转型。数字化转型使得企业的管理更加高效、精准，绿色化转型则符合当今社会的可持续发展理念。企业可以构建新型管理模式，践行ESG理念，提升企业的社会形象和竞争力。
合思方案典型应用场景
在企业差旅管理场景中，员工可以通过合思的财务电子档案系统在线申请差旅。系统会根据企业的差旅政策进行自动审批，员工获批后可以直接在平台上订购机票、酒店等。在出行过程中，员工可以使用易商卡进行线下消费，消费记录会实时同步到系统中。财务人员可以通过系统对员工的差旅费用进行实时监控和审核，确保费用支出合规。
企业财务报销场景也得到了极大的优化。系统能够自动采集发票，对发票的真实性、合法性进行查验。在审核对账环节，系统会自动比对消费记录和发票信息，发现异常会及时提醒。审核通过后，系统会自动生成报销单，进行资金结算，并将相关凭证归档到财务电子档案系统中。整个报销流程实现了自动化和数字化，大大提高了报销效率和准确性。
在企业财务分析场景中，合思的系统可以提供详细的费用报告和分析报表。企业可以了解各项费用的支出情况，分析成本结构，找出成本控制的关键点。同时，还可以根据分析结果制定优化策略，调整业务流程和预算安排，提高企业的经济效益。
合思方案客户成功案例
某国民经典零食品牌在应用合思的财务电子档案系统后，取得了显著的成效。通过合思的解决方案，该品牌打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理。旗下130多家门店可以同时在线查阅全公司会计档案，极大地提高了信息共享和协同效率。财务入账效率提高了60%，年度节约差旅费用200万+。
某知名头部数字阅读品牌采用合思方案后，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效。在差旅管理方面，减少了差旅超标情况，降低了差旅成本。在档案管理方面，提升了档案整理效率，确保了档案的安全和完整。
某世界500强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，取得了良好的效果。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，财务数据自动化率达91%以上。这不仅提高了财务管理效率，还降低了管理成本，提升了企业的数字化水平。
如果您的企业也面临电子凭证管理的难题，不妨选择合思的财务电子档案系统。合思将凭借其专业的解决方案和优质的服务，助力您的企业实现财务数字化转型，降本增效，拥抱数字化未来。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思的财务电子档案系统，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。
