在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家正积极推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，北京合思信息技术有限公司作为为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖出更多净利润，提供聚合商旅、费控报销、收付款管理等全方位财务数智化服务，成为企业实现财务数字化转型的得力助手。接下来，我们将通过某知名头部数字阅读品牌客户的案例，深入了解合思在电子报销申请及财务数字化转型方面的卓越能力。
数字阅读巨头的财务困境
在当今数字化快速发展的时代，该知名头部数字阅读品牌企业虽在业务上取得了显著成就，但在财务管理方面却面临着诸多挑战与痛点。
首先，企业的数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在电子报销申请流程中，由于数据的分散，无法进行有效的费用分析和管控，使得企业的财务支出难以得到合理规划。
其次，该企业每个财务月均处理单据量达 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在电子报销申请过程中，大量的纸质单据处理不仅浪费时间，还容易出现错误，严重影响了报销效率。
再者，全业务数据均需打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。这对于电子报销申请的档案管理来说，无疑是一个巨大的难题，不仅增加了管理成本，还降低了信息查询的效率。
合思定制化解决方案破局
面对该企业的诸多困境，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业的财务数字化转型带来了新的曙光。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，保证了财务的准确性。在电子报销申请环节，通过系统的自动化处理，减少了人为错误，确保每一笔报销都符合财务规范，从而能够顺利通过审计，符合上市要求。
同时，该方案还提升了财务的及时性。结账时间从原本的 T + 15，提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，做出决策。在电子报销申请方面，更快的结账时间使得员工的报销款项能够更快到账，提高了员工的满意度。
合思方案成效显著
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成果。
- 增效成果
在增效方面，合思的方案让企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在电子报销申请流程中，财务人员可以通过系统随时查看报销的状态和进度，提高了工作效率。
同时，方案提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在电子报销申请的档案管理中，数字化的档案管理方式使得档案的存储、查询和借阅更加便捷高效。
- 降本成果
在降本方面，合思方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。在电子报销申请中，系统可以对费用进行实时监控和预警，避免不必要的费用支出。
减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这一系列的降本措施，使得企业在电子报销申请及财务管理方面的成本大幅降低。
- 合规成果
在合规方面，合思方案实现了发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。在电子报销申请中，系统可以自动对发票进行识别和验真，避免了虚假发票的报销。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。这使得企业在电子报销申请及财务管理过程中，始终保持合规运营。
- 先进成果
合思方案还展现出了其先进性。它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在电子报销申请方面，这种先进的模式为企业带来了全新的体验，提高了员工的工作积极性和企业的管理水平。
合思引领财务数字化转型未来
合思通过其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在电子报销申请方面，合思的方案为企业提供了更加高效、便捷、合规的解决方案。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，更多企业将迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路智能化无需报销。在电子报销申请领域，智能化的发展将成为必然趋势。
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