在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。然而，传统纸质档案管理在企业中如同老旧的马车，在前行的道路上暴露出诸多痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领先供应商，敏锐地洞察到行业的挑战，顺势推出了合思档案管理平台，为企业的文档自动化管理带来了全新的解决方案。
产品背景与行业痛点：传统档案管理的困境
在企业的日常运营中，档案管理是一项至关重要却又常常被忽视的工作。传统的纸质档案管理方式，如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展脚步。
首先是纸质档案归档难的问题。企业在处理单据、发票等文件时，需要花费大量的时间和精力来确认它们的一致性。每一张发票、每一份单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质文件容易遗失，一旦丢失，就可能给企业带来不必要的麻烦和损失。
查找慢也是传统档案管理的一大难题。受时间和空间的限制，企业无法实时调阅和精准查找所需的档案。当需要一份重要的文件时，可能需要在堆积如山的档案中花费大量的时间去寻找，这不仅影响了工作效率，还可能导致重要决策的延误。
成本高同样不容忽视。纸质档案对空间和人力的要求极大。企业需要专门的档案室来存放大量的纸质文件，这无疑增加了企业的场地成本。同时，还需要配备专门的档案管理人员来进行文件的整理、存储和查找，这又增加了企业的人力成本。
不合规问题也日益凸显。在电子凭证时代，企业无法保证电子原文件的长期保存和数据安全。随着信息技术的不断发展，电子文件的格式和存储方式也在不断变化，如果企业不能及时更新和维护电子档案，就可能导致文件无法读取或数据丢失，从而违反相关法规和规定。
此外，企业业务和财务系统数据不互通，电子发票处理耗时费力，实物档案存储占用空间大、易损坏，档案利用效率低等问题也普遍存在。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，迫切需要一种新的解决方案来打破传统档案管理的困境。
解决方案概述：合思档案打通全流程
合思档案管理平台犹如一把金钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业实现文档自动化管理提供了强大的支持。
通过先进的OCR技术，合思档案能够自动识别和整理各类文档信息。无论是纸质文件还是电子文件，都可以通过扫描转换为数字形式，大大提高了文件处理的效率。同时，该技术还能准确识别文件中的文字和数据，为后续的分类和处理提供了基础。
根据预设规则，合思档案对收集到的数据进行自动分类和处理。它能够根据文件的类型、时间、来源等信息，将文件自动归类到相应的文件夹中，方便企业进行管理和查找。这种自动化的分类方式不仅节省了大量的人力和时间，还提高了分类的准确性和一致性。
合思档案还提供了一个在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。员工只需在平台上填写相关信息，上传所需的文件，就可以发起申请。审批人员可以在平台上实时查看申请信息，并进行审批操作。整个流程简单快捷，大大提高了工作效率。
此外，合思档案集成了财务管理功能，支持企业的日常运营。它可以与企业的财务系统进行对接，实现数据的实时同步和共享。企业可以通过合思档案管理平台进行财务报表的生成、费用的报销、预算的管理等工作，提高了财务管理的效率和准确性。
核心功能与优势：合思档案的独特魅力
合思档案管理平台具有众多独特的核心功能和优势，使其在市场上脱颖而出。
开放式接口互联是合思档案的一大亮点。它可以自主采集档案数据，与企业的各种业务系统进行对接，实现数据的无缝流通。同时，大文件自动切割功能可以将大型文件分割成多个小文件，方便存储和传输。数电票自动化解析功能则可以快速准确地解析电子发票中的信息，提高了发票处理的效率。
智能关联自动组装功能是合思档案的又一特色。它可以对相关的文件进行智能关联，并自动组装成一个完整的档案。同时，该功能还可以进行四性检测和业务检测，确保档案的准确性和合规性。自定义版式文件功能则允许企业根据自己的需求定制档案的版式，提高了档案的美观度和可读性。
精准权限管控是合思档案保障数据安全的重要手段。它可以根据用户的角色和权限，对档案进行精准的访问控制。只有授权的用户才能访问和操作相应的档案，确保了数据的安全性和保密性。档案目录灵活扩展功能则允许企业根据自己的需求对档案目录进行灵活的调整和扩展，提高了档案管理的灵活性和适应性。
水印管理功能可以为档案添加水印，防止档案被非法复制和传播。档号符合国标要求则确保了档案的规范性和标准化。多维检索、一站式预览功能可以让用户通过多种方式快速查找和预览所需的档案。支持在线借阅和异构系统联查功能则方便了用户对档案的使用和管理。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了实物档案管理的效率和准确性。
通过这些核心功能和优势，合思档案管理平台能够实现自动化归档，告别重复性工作。档案数据同源透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以通过合思档案管理平台实时了解档案的状态和使用情况，为企业的决策提供有力的支持。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案管理平台在多个行业都有成功的应用案例，为企业带来了显著的效益。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过使用合思档案管理平台，成功解决了归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。该平台的自动化归档功能和精准的检索功能，让企业的档案管理工作变得更加高效。据统计，使用合思档案管理平台后，好想你健康食品股份有限公司减少了90%的人工耗时，大大提高了工作效率。
在餐饮行业，COMMUNE幻师实现了无纸化管理。合思档案管理平台的电子文件存储和在线审批功能，让企业告别了繁琐的纸质文件处理流程。通过减少纸张的使用量和存储空间，COMMUNE幻师节约了大量的成本。同时，该平台的高效审批流程也提升了企业的报销效率，让员工的报销更加便捷。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司的档案匹配和查询耗时大幅减少。合思档案管理平台的智能关联和多维检索功能，让企业能够快速准确地找到所需的档案。据预估，使用合思档案管理平台后，金牌橱柜家居科技股份有限公司每年可节省总体成本30万以上。
这些成功案例充分证明了合思档案管理平台的可靠性和实用性。它能够根据不同行业的需求，提供个性化的解决方案，帮助企业实现文档自动化管理，提高运营效率和管理水平。
合思档案管理平台为企业提供了高效、合规、低成本的电子会计档案管理解决方案。它能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在财务数智化的道路上更进一步。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨免费试用合思档案管理平台，亲身体验它的强大功能和优势。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，让合思帮助您的企业开启文档自动化管理的新时代。
