在我国电子凭证改革迅猛推进的当下，电子凭证全流程无纸化的新时代已然降临。这一变革的浪潮，为企业的财务档案管理带来了前所未有的挑战与机遇。合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的合思档案，成功助力众多企业化解财务档案管理难题。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案如何助力企业优化报销体验。
客户背景揭秘：好想你财务档案管理痛点重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，发展势头强劲。2011年，它成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市企业。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，1000多名员工分布在全国各地，400多家全国门店和18家归档主体共同构成了庞大的商业版图，2万多个零售网点遍布市场，每年产生的凭证数量更是多达3.6万张。
然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。这些问题严重影响了企业的报销体验，使得财务管理效率大打折扣。
– 归档难题
在财务归档环节，工作人员需要耗费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都不能有丝毫差错。即便如此，仍然难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，后续的报销流程就会陷入停滞，给员工和企业带来极大的困扰。
– 查找困境
纸质档案的管理方式存在着明显的局限性。时间和空间的限制使得档案的调阅变得异常困难。员工无法实现实时调阅档案，当急需某份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找。同时，多人同时借阅档案也变得几乎不可能，精准查找更是难上加难。这不仅影响了报销的效率，也降低了员工的工作满意度。
– 成本负担
大量的纸质档案管理对空间和人力提出了极高的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护。这些费用加起来是一笔不小的开支，给企业带来了沉重的成本负担。
– 合规风险
传统的纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的管理要求。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，这种不合规的管理方式可能会给企业带来潜在的法律风险。
合思档案解决方案：为好想你打造高效报销之路
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案为其量身定制了一套针对性的解决方案。这套方案旨在优化报销体验，提高财务管理效率，帮助企业实现降本增效。
– 打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的档案信息。无论是单据、发票还是回单，都可以在系统中轻松查询到。这大大提高了财务人员的工作效率，减少了他们在数据查询和核对上的时间成本。同时，也为报销流程的顺畅进行提供了有力的支持，让员工能够更快地完成报销，优化了报销体验。
– 自动组装审计便捷
在审计环节，合思档案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这种方式不仅提高了审计的效率，还确保了审计结果的准确性。内外审计人员可以更加快速地获取所需的审计资料，减少了审计过程中的繁琐环节。对于企业来说，这意味着可以更快地完成审计工作，及时发现和解决问题，保障企业的财务安全。同时，也为报销的合规性提供了保障，让员工能够更加放心地进行报销。
– 实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以轻松定位实物档案的位置。这大大提高了档案的查阅效率，减少了寻找实物档案的时间。无论是员工需要查阅报销相关的档案，还是管理人员需要进行档案的盘点和整理，都可以通过系统快速找到所需的档案，优化了报销体验。
显著成果呈现：合思档案助力好想你降本增效
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。这些成果不仅优化了报销体验，也为企业带来了实实在在的经济效益。
– 人工耗时大幅减少
在合思档案的帮助下，好想你减少了90%的人工耗时。原本需要花费大量时间进行档案归档和整理的工作，现在通过系统的自动化处理，变得轻松快捷。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。同时，也减少了人为错误的发生，保障了报销流程的准确性和顺畅性。
– 管理耗时显著降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。这意味着企业在档案管理方面的人力成本得到了大幅降低。管理人员可以更加高效地处理档案相关的事务，提高了管理效率。同时，也为企业节省了大量的时间和精力，让企业能够更加专注于核心业务的发展。
– 综合成本有效控制
预计每年减少综合成本20万元。这一成果主要得益于合思档案在空间利用、人力成本和管理效率等方面的优化。企业不再需要租赁大量的仓库来存放纸质档案，也不需要安排过多的人员进行档案管理。这些节省下来的费用直接转化为企业的利润，为企业的发展提供了有力的支持。
合思档案凭借其全面的功能和优质的服务，成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。同时，也优化了报销体验，提高了员工的满意度和工作效率。未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务。为更多企业提供更优质的解决方案，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在还可以免费试用，让合思档案帮助您优化报销体验，让有限的资源发挥出更有效的作用。
