合思档案：引领会计流程优化，开启企业财务档案管理新篇章

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高昂的压力，不仅储存占地大，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员也因出差、招待后的报销纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。尽管从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题，影响了企业财务档案管理合规及全面数字化的实现。会计流程优化已成为企业亟待解决的问题。

多元方案 精准适配

合思档案作为解决企业财务档案管理痛点的利器，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案（发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案等）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案为企业提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，实现数电票全流程闭环管理。合思档案的这些方案为会计流程优化提供了有力支持。

功能概览 高效赋能

• 多源采集 灵活便捷
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多源采集方式为会计流程优化提供了数据基础。

• 智能制档 精准高效
  智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大推动了会计流程优化。

• 精细管理 规范有序
  档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些精细的管理功能有助于会计流程优化。

• 多维应用 价值挖掘
  档案应用方面，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅人可在线查看、支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。这些应用功能进一步促进了会计流程优化。

核心亮点 卓越价值

• 降本增效 节约成本
  合思档案能显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业节约纸张成本、整理成本，例如可节约70%纸张成本、75%整理成本。这在当前经济环境下，对于企业的会计流程优化和成本控制具有重要意义。

• 合规管理 全程护航
  电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业财务档案管理合规，最终助力企业实现全面数字化。它具备符合国家政策要求的档案系统，实现电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，如建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系、具备有效的查验机制和防篡改等控制，为会计流程优化提供了合规保障。

• 数据活化 价值凸显
  合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过挖掘档案数据价值，为企业的会计流程优化和决策提供有力支持。

角色价值 全面满足

• 高管决策 数智助力
  对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，为企业的会计流程优化和战略决策提供有力支撑。

• 财务工作 高效省心
  对于归档员/财务，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，促进会计流程优化。

• 审计工作 便捷高效
  对于外部审计，审计不进档案室，合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，为审计工作和会计流程优化提供了便利。

典型场景 实战应用

• 报销业务 证据链完整
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理，对发票、报销单、回单、凭证等归档数据进行关联匹配，确保档案证据链完整，优化了报销业务的会计流程。

• 数电票管理 全流程自动
  数电票管理场景下，合思档案支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，实现验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等端到端全流程自动化操作，推动了数电票管理的会计流程优化。

• 实物档案 创新管理
  在实物档案管理场景，在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，为实物档案管理的会计流程优化提供了新的思路。

• 档案调阅 精准查询
  档案调阅场景中，合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同角色（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）可根据自身需求进行查询操作，提高了档案调阅的会计流程效率。

成功案例 实力见证

• 某企业：业财一体 降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有力地推动了该企业的会计流程优化。

• 重型装备制造商：标准落地 环保高效
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家相关文件要求和企业审计需求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为该企业的会计流程优化带来了显著成效。

• 某企业：打破孤岛 合规增效
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅业务全貌；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地优化了该企业的会计流程。

• 民办教育集团：简化流程 高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，涉及60万+会计凭证和36万+银行回单，有力地促进了该教育集团的会计流程优化。

市场定位 差异领先

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，自2014年创立以来，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。通过构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，与多个知名合作伙伴实现对接。100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，提高档案管理效率。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对政策变化和企业需求的更新，其自主研发工具包具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，在会计流程优化方面具有独特的优势。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业节约成本、提高效率、保障合规，助力企业实现业财融合和全面数字化转型。它满足不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计等）在财务档案管理方面的需求，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，实现企业决策数智化和财务服务高效化。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和完善产品功能，持续提升服务质量，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，在推动企业数字化建设中发挥更加重要的作用。凭借其领先的技术优势、广泛的市场覆盖和良好的客户口碑，合思档案有望在电子会计档案管理领域取得更大的市场份额，成为企业财务档案管理的首选解决方案。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，具备强大的功能和显著的优势，诚邀企业选择合思档案，免费试用其带来的高效、便捷、合规的财务档案管理服务，共同实现企业的数字化转型和可持续发展。如需了解更多关于合思档案的信息，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码与我们取得联系，我们将竭诚为您服务。