在疫情的阴霾逐渐退散后，2023年企业的商旅业务迎来了“井喷式”的蓬勃增长。然而，在这繁荣景象的背后，企业也面临着诸多棘手的问题，尤其是在员工出差申请、费用控制以及差旅管理等方面。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到了这些痛点，精心打造了一系列解决方案，致力于帮助企业解决费控及差旅难题，提升企业的运营效率和管理水平。
行业痛点：员工出差申请背后的隐忧
在企业的日常运营中，员工出差申请看似是一个简单的流程，但却牵扯出了费控及差旅方面的一系列问题。
– 成本居高不下
随着商务活动的频繁开展，商务消费价格一路飙升。企业的人均商务消费金额快速升高，并且持续稳定在高位。在员工出差申请时，超标订单量明显增加。比如，原本预算内的酒店标准，由于市场价格的上涨，员工不得不申请更高标准的住宿，这无疑增加了企业的成本负担。
– 效率难以提升
员工出差申请后，会产生大量的发票和单据。这些繁杂的票据需要人工处理，不仅耗时费力，而且缺少自动控制系统，人工校验的效率极低。财务人员需要花费大量的时间和精力去核对每一张发票和单据，导致整个报销流程变得冗长，影响了企业的资金流转和运营效率。
– 管控困难重重
在员工出差申请环节，事前管控往往不足。企业难以对员工的出差需求进行精准的评估和管控，导致一些不必要的出差申请被批准。同时，数据整合难、口径不统一的问题也十分突出。不同部门、不同地区的出差标准和费用规定可能存在差异，这使得订单超标和发票合规风险显著增加。
解决方案概述：数智化开启费控差旅新篇
合思凭借其先进的技术和丰富的行业经验，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。
合思的解决方案涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。通过数字化手段，企业可以实现对员工出差申请、差旅消费以及费用报销等环节的全面管理，从而降低成本、提高效率、加强管控。
核心功能亮点：为员工出差申请保驾护航
- 预算管控：精细把关
合思的预算管控功能可以对商务消费的事前申请单、订单和报销环节进行严格的预算控制或实占。在员工出差申请时，系统会自动根据企业设定的预算标准进行审核，一旦超出预算，申请将无法通过，从而有效地控制了企业的差旅成本。 - 消费标准自动控制：智能规范
高达98.24%的企业都开启了合思的差旅消费标准自动控制功能。当员工提交出差申请时，系统会根据企业设定的消费标准，自动对申请的酒店、交通等费用进行审核。如果超出标准，系统会及时提醒员工进行调整，确保企业的差旅消费符合规定。 - 精益消费策略：创新增效
合思提出了一系列精益消费策略，如同性同住、提前预定等。部分企业还尝试了合思商城的“合力省”功能。在员工出差申请时，系统会根据这些策略为员工提供最优的消费建议，帮助企业降低差旅成本。 - 数智化工具：便捷高效
合思提供了一系列数智化工具，如单据免打印、线上支付、自动生成记账凭证、合思BI数据分析等。这些工具可以大大减少人工处理单据的时间，提高支付和财务核算的效率。员工在出差申请和报销过程中，只需在系统中提交相关信息，即可完成整个流程，无需再进行繁琐的纸质单据处理。 - 流程自动化：精准配置
通过工作流配置，合思可以实现差旅补贴计算规则和流程的自动化。在员工出差申请时，系统会自动根据出差的天数、地点等信息计算出差旅补贴，避免了人工计算的误差和繁琐，提高了员工的满意度。
用户收益：员工出差申请体验升级
- 成本降低：精打细算
通过精益消费策略和预算管控，合思帮助企业有效地降低了商务消费成本。在员工出差申请环节，企业可以对每一笔费用进行精准的控制，避免了不必要的开支，从而实现了成本的优化。 - 效率提升：快速响应
合思的解决方案减少了人工处理单据的时间，提高了支付和财务核算的效率。员工在提交出差申请后，可以快速得到审批结果，报销流程也更加便捷。财务人员可以通过系统自动完成记账和核算工作，大大提高了工作效率。 - 管控加强：严格把关
合思加强了对预算控制、消费标准控制和发票合规管理的力度，降低了企业的管控风险。在员工出差申请和报销过程中，系统会对每一个环节进行严格的审核，确保企业的费用支出符合规定，避免了违规行为的发生。 - 员工满意度提高：贴心服务
合思为员工提供了更好的差旅体验，如免垫资、奖励员工等。员工在出差申请时，无需再为垫资问题烦恼，同时还能享受到企业提供的奖励政策，提高了员工的工作积极性和满意度。
典型场景：员工出差申请全流程覆盖
- 差旅消费：全面管控
合思可以实现对机票、酒店、火车、用餐、用车等业务的消费管控。在员工出差申请时，系统会根据企业的规定和预算标准，为员工提供合适的消费选项。员工在消费过程中，系统会实时监控费用支出情况，确保费用符合规定。 - 费用报销：自动化流程
合思实现了费用报销流程的自动化。员工在出差结束后，只需在系统中提交报销申请，系统会自动根据出差申请和消费记录进行审核和核算。报销流程更加便捷、高效，大大节省了员工和财务人员的时间。 - 财务管理：精细分析
合思提供了财务收支经营分析、电子会计档案管理等功能。企业可以通过系统对员工出差申请和费用报销数据进行分析，了解企业的差旅成本和费用支出情况，为企业的决策提供有力的支持。同时，电子会计档案管理功能可以实现对企业财务档案的数字化管理，提高了档案管理的效率和安全性。
客户成功案例：员工出差申请优化典范
- L4级无需报销上市公司：效率飞升
某L4级无需报销上市公司使用了合思费控、合思商城等产品，实现了员工报销效率提升300%，财务人力成本降低50%。在员工出差申请环节，该公司通过合思的系统实现了自动化审批和报销，大大提高了工作效率。 - 连锁经营上市公司：满意度飙升
某连锁经营上市公司通过合思商城与TMC实现资源互补，财务部投诉率降低80%，员工满意度达100%。在员工出差申请和差旅管理方面，该公司利用合思的解决方案实现了更加精准的管控和更加贴心的服务，提高了员工的满意度。 - 某企业：成本降低典范
某企业通过合思商城的“合力省”功能，降低了酒店成本，员工满意度提高。在员工出差申请时，该企业的员工可以通过合思商城选择性价比更高的酒店，为企业节省了成本。 - 差旅补贴自动化案例：效果显著
某企业在采用合思的差旅补贴自动化方案后，员工报销满意度提升78%，差旅补贴手工报销减少92%，会计审核时间节省71%。在员工出差申请和补贴计算方面，该企业实现了自动化管理，提高了工作效率和员工满意度。
在当前的企业运营环境下，员工出差申请及费控差旅管理已经成为企业发展的重要环节。合思凭借其全面的解决方案和丰富的成功案例，能够有效帮助企业解决费控及差旅难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨免费试用合思的敏捷财务收支管理平台，开启企业财务数智化转型之旅。
