在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战与变革。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，一直以来聚焦技术创新应用。这家高科技企业每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权。集团规模庞大，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统多达5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。如此庞大的业务数据量，使得高新兴在财务档案管理方面承受着巨大的压力，潜藏着一系列亟待解决的问题。
管理迷雾：高新兴财务档案现状痛点
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成本重压下的管理困境
在高新兴科技集团，报销、采购付款等业务流程涉及大量的打印、整理、装订及归档工作。这些工作不仅占用了库房人员大量的管理成本，而且借阅流程及实物借出十分繁琐。每一次档案的借阅都需要经过层层审批，耗费大量的时间和人力，导致档案管理成本居高不下。这就如同在企业的运营中埋下了一颗“成本炸弹”，不断侵蚀着企业的利润空间。 -
合规隐患下的管理危机
电子源文件未合规保存，是高新兴财务档案管理的一大隐患。在当今严格的会计电子档案管理法规下，企业的档案管理必须符合相关规定。然而，高新兴的档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制手段，这使得档案管理存在严重的合规性隐患。一旦出现问题，企业可能面临法律风险和声誉损失。 -
效率低下下的管理难题
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大。财务人员需要在多个系统中来回切换，耗费大量的人力和时间。而且，由于不能实现跨系统调阅，档案利用效率极低。这就好比在茫茫大海中寻找一根针，不仅效率低下，而且容易出错。
破局之钥：合思提供解决方案
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低本互联：异构系统无缝对接
合思为高新兴科技集团提供的解决方案具有低开发成本的优势。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统。这种对接方式就像搭建了一座信息桥梁，让不同系统之间的数据能够自由流通，实现了信息的共享和整合。 -
智能制档：释放财务人力精力
合思的解决方案实现了自动制档功能。凭证数据能够自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。同时，档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这就如同给财务人员配备了一个智能助手，大大释放了他们的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。 -
全景利用：打破档案查询壁垒
合思的方案实现了档案全场景数字化利用。打破了传统档案查询需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这就像打开了一扇信息的大门，让用户能够快速、准确地获取所需的档案信息。
落地之旅：解决方案实施步骤
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精准把脉：全面调研分析
合思首先对高新兴科技集团的现有财务档案管理系统和流程进行全面调研和分析。通过深入了解企业的业务需求和痛点，确定问题的根源和关键环节。这就像医生为病人进行全面的体检，找出病因，为后续的治疗提供依据。 -
量身定制：开发专属方案
根据调研结果，合思为高新兴定制化开发适合的档案管理方案。包括接口对接、规则配置等工作，确保方案能够与企业的现有系统和业务流程完美匹配。这就像为企业量身定制了一套合身的衣服，既舒适又实用。 -
严格检验：系统测试优化
完成开发后，合思进行系统测试和优化。通过模拟各种实际业务场景，对方案的稳定性和准确性进行严格检验。一旦发现问题，及时进行调整和优化，确保方案能够在实际应用中发挥最佳效果。 -
悉心传授：人员培训上岗
最后，合思对高新兴的相关人员进行培训。通过专业的培训课程，使他们能够熟练使用新的档案管理系统。这就像为企业培养了一批专业的操作员，让新系统能够顺利运行。
成效彰显：实施方案成果效益
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效率飞升：归档时间大幅缩短
实施合思的解决方案后，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。原本繁琐的档案处理工作变得高效快捷，大大缩短了档案处理的时间。这就像给企业的财务档案管理装上了一台加速器，让工作效率得到了质的提升。 -
成本骤降：企业运营减负增效
合思的方案为高新兴年节约成本30万 + 。通过优化档案管理流程，减少了人力和物力的投入，有效降低了企业的运营成本。这就像为企业减轻了沉重的负担，让企业能够轻装上阵，在市场竞争中更具优势。
客户心声：高新兴集团评价反馈
高新兴科技集团相关负责人表示，合思的解决方案极大地改善了公司的财务档案管理状况。不仅提高了工作效率，降低了成本，还提升了档案管理的合规性和安全性。员工们也反馈，新的档案管理系统操作便捷，查询档案更加高效，减少了很多繁琐的工作。这就像一场及时雨，滋润了企业的财务档案管理工作，得到了企业上下的一致认可。
在当前经济环境下，企业对于高效、合规的财务档案管理需求日益增长。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业如高新兴等实现降本增效、合规经营。合思的方案不仅提供了强大的财务审计支持，还能为企业的财务档案管理带来全方位的提升。如果您的企业也面临财务档案管理难题，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可免费试用合思的服务，开启财务档案管理的全新篇章。
