在电子凭证数字化转型的浪潮中，全流程无纸化办公的时代正加速到来。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军者，凭借其先进的电子会计档案管理平台——合思档案，已助力众多企业成功迈向财务数智化转型之路。接下来，让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案在档案流转管理方面所带来的巨大变革。
红枣巨头的档案流转管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳步发展，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的标杆企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工以及400多家全国门店。然而，在企业规模不断扩大的同时，档案流转管理却成为了公司发展的一大掣肘。
在档案流转管理过程中，归档工作成为了财务人员的一大难题。每次财务归档时，工作人员都需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。繁琐的流程不仅降低了工作效率，还存在档案遗失的风险。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将耗费更多的人力和时间。
纸质档案的查找也极为不便。由于受到时空的限制，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查阅某些档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，不仅浪费了大量的时间，还可能因为查找不及时而影响业务的正常开展。
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，在当前经济环境下，对于企业来说是一笔不小的开支。
此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，而电子文件如果没有妥善的保存和管理，也可能会面临数据丢失、泄露等风险。这些问题都给企业的档案流转管理带来了极大的挑战。
合思档案：破解档案流转管理难题的良方
面对好想你在档案流转管理方面的诸多难题，合思为其量身定制了一套针对性的解决方案。
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数据同源打破壁垒
合思档案实现了数据的同源性，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取所需的档案信息，大大提升了工作效率。在传统的档案流转管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息不一致的问题。而合思档案打破了这些壁垒，实现了数据的集中管理和共享，让财务人员能够更加轻松地完成档案流转管理工作。 -
自动组装审计无忧
在档案流转管理中，审计工作是一项重要的环节。合思档案为好想你提供了自动组装的功能，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。在审计过程中，审计人员可以通过合思档案系统快速获取所需的档案信息，无需再花费大量的时间去翻阅纸质档案。同时，系统还可以自动对档案数据进行分析和比对，发现异常情况及时提醒审计人员，提高了审计的准确性和可靠性。 -
实物管理高效精准
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。在档案流转管理过程中，查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。传统的纸质档案管理方式往往需要人工记录和查找实物档案的存放位置，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案的这一创新功能，让档案流转管理更加高效、精准，大大减少了实物档案管理的成本和难度。
显著成效：档案流转管理降本增效
合思档案为好想你带来的成效是显著的。在档案流转管理方面，减少了90%的人工耗时。总部在接收档案时，管理耗时减少了80%；借阅管理的耗时也减少了67%。通过优化档案流转管理流程，好想你预计每年可减少综合成本20万元。
在人力成本方面，合思档案的应用让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。在档案流转管理的各个环节，如归档、查询、审计等，都实现了自动化和智能化，大大减少了人工操作的工作量。
在空间成本方面，虚拟档案库房的建设让企业不再需要大量的物理空间来存放纸质档案，节省了办公空间和租赁成本。同时，电子档案的存储和管理更加安全可靠，减少了因自然灾害、人为破坏等因素导致档案丢失的风险。
合思档案：档案流转管理的未来之选
通过好想你案例可以看出，合思档案在档案流转管理方面具有显著的优势。它不仅能够帮助企业解决档案流转管理中的痛点问题，实现降本增效，还能够提升企业的财务数智化水平，为企业的发展提供有力的支持。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。加强档案流转管理，提高企业的运营效率和管理水平，是企业实现可持续发展的关键。合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善合思档案产品，为更多企业提供优质的档案流转管理解决方案。
如果您的企业也面临着类似的档案流转管理难题，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思档案，体验其在档案流转管理方面的卓越性能。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启档案流转管理的高效新时代。
