在我国电子凭证改革大步迈进的当下，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。在财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域，合思无疑是行业的佼佼者。其精心打造的档案管理系统——合思档案，宛如一颗璀璨的明珠，正助力众多企业在财务档案管理的道路上实现降本增效。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案管理系统在企业中所展现出的卓越价值。
红枣巨头档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市企业。这家企业规模宏大，拥有超过1000名员工，全国门店数量多达400余家，还有18家归档主体。
然而，在财务档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。在档案归档环节，工作人员需要耗费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张单据都需要反复核对，过程繁琐且极易出错，这不仅大大降低了工作效率，还容易出现档案遗失的情况。一旦档案遗失，后续的查找和补救工作更是难上加难。
纸质档案的查找速度极为缓慢，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某些重要档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和精力，严重影响了企业的决策效率。
大量的纸质档案管理对空间和人力提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的空间成本。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存和数据安全可用的管理要求。在信息时代，数据的安全性和可用性至关重要，而纸质档案在这方面显得力不从心。
合思方案打破档案管理壁垒
面对好想你在档案管理方面的诸多难题，合思档案管理系统挺身而出，提供了一套针对性极强的解决方案。
合思档案管理系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，过程繁琐且容易出错。而合思档案管理系统则实现了数据的集中管理和共享，财务人员只需轻轻一键，即可联查相关的档案数据，大大提升了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
合思档案管理系统采用自动组装的方式，以档案数据为审计标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。在审计过程中，系统可以自动对档案数据进行分析和比对，找出其中的异常和问题，审计人员只需对系统提示的重点内容进行核实即可。这种智能化的审计方式，不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。同时，以档案数据为主要审计依据，也更加符合电子时代的管理要求。
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理系统实现了电子与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有一个对应的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速定位实物档案的位置。在查阅电子档案时，系统也会自动关联对应的实物档案信息，方便工作人员进行查阅和管理。这种电子与实物相结合的管理方式，让档案的查阅和管理变得更加高效和便捷。
好想你应用方案成果显著
通过引入合思档案管理系统，好想你在档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，合思档案管理系统的应用让好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力进行的档案整理、保管和查找工作，现在通过系统的自动化处理，大大减少了人工的投入。在总部接收档案方面，管理耗时减少了80%。系统实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时接收和处理下属部门的档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。在借阅管理方面，管理耗时减少了67%。工作人员可以通过系统在线申请借阅档案，系统会自动进行审批和记录，借阅过程更加便捷高效。
从成本方面来看，合思档案管理系统预计每年可为好想你减少综合成本20万元。这不仅包括人力成本的降低，还包括空间成本和管理成本的减少。通过采用电子档案管理方式，好想你不再需要大量的档案室来存放纸质档案，节省了空间资源。同时，系统的智能化管理也降低了档案管理的出错率，减少了因档案管理不善而带来的损失。
合思档案管理系统凭借其高效的解决方案，成功帮助好想你等企业解决了财务档案管理难题，实现了降本增效。在未来的发展道路上，合思将继续深耕财务数智化领域，不断优化和完善档案管理系统，为更多企业提供优质的服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案管理系统。现在，您可以免费试用合思档案管理系统，亲身感受其带来的便捷和高效，让有限的资源发挥出更大的价值。
