在当今时代，电子凭证数字化转型的浪潮正以汹涌之势席卷而来，电子凭证全流程无纸化的新时代已然拉开帷幕。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其卓越的技术与深厚的行业经验，推出了合思档案管理平台。该平台犹如一颗璀璨的明星，为众多企业照亮了解决财务档案管理难题的道路。接下来，就让我们一同走进好想你健康食品股份有限公司，探寻合思档案是如何助力其实现财务档案管理的华丽变革，达成发票数据快速检索这一高效目标的。
客户背景：红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业熠熠生辉的上市公司。它宛如一棵参天大树，枝繁叶茂，拥有高达154.21亿元的品牌价值。公司员工数量超过1000人，全国门店多达400余家，18家归档主体有序运转，零售网点更是遍布各地，数量达到2万多个。每年产生的凭证数量高达3.6万余份，如此庞大的业务规模，犹如一座巍峨的大山，也给其财务档案管理带来了重重挑战。
在财务档案管理方面，好想你遭遇了诸多棘手的问题。首先是归档难题。每一次归档，财务人员都需要花费大量的时间去确认单据等的一致性。这些单据就像散落在各处的珍珠，需要小心翼翼地穿成一串，稍有不慎，就可能出现遗失的情况，一旦单据遗失，后续的财务工作就会陷入混乱，发票数据快速检索更是无从谈起。
查找困难也是一大痛点。纸质档案如同被囚禁在时空牢笼中的囚犯，受到时间和空间的双重限制。当财务人员急需查阅某份档案时，往往无法实现实时调阅。想象一下，在紧急需要某笔发票数据时，却只能在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，这不仅浪费了大量的时间和精力，还可能影响到公司的决策和业务的正常开展。
成本高昂同样不容忽视。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了极高的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，随着业务的不断发展，档案数量与日俱增，档案室的空间也变得捉襟见肘。同时，管理这些纸质档案需要投入大量的人力，从档案的整理、存储到查找，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力，这无疑增加了公司的运营成本。
而合规性问题更是让公司头疼不已。传统的纸质档案管理办法在电子文件的长期保存和数据安全方面存在着巨大的漏洞。电子原文件容易受到各种因素的影响，如存储设备的损坏、病毒的攻击等，一旦出现问题，就可能导致数据丢失或泄露，给公司带来巨大的损失。在这样的情况下，实现发票数据快速检索成为了公司迫切需要解决的问题。
解决方案：合思档案的精准破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的重重困境，合思档案凭借其敏锐的洞察力和卓越的技术实力，为其量身定制了一系列针对性的解决方案，其中发票数据快速检索功能更是成为了解决问题的关键。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案首先致力于打破数据之间的壁垒，实现数据同源。在传统的财务档案管理模式下，数据分散在各个系统和部门中，信息流通不畅，导致财务人员在查询和使用数据时面临诸多困难。而合思档案通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合，实现了数据的统一管理和共享。
财务人员只需轻点鼠标，即可实现一键联查。无论是发票数据、凭证数据还是其他相关财务数据，都能在瞬间呈现在眼前，大大提升了工作效率。这种便捷的查询方式，使得发票数据快速检索成为了现实，财务人员无需再像以往那样在众多的纸质档案和系统中苦苦寻找所需的数据，节省了大量的时间和精力。
- 自动组装档案 提升审计效率
在审计方面，合思档案采用了自动组装的方式，为审计工作带来了极大的便利。传统的审计方式往往以纸质数据为主，需要审计人员花费大量的时间和精力去核对和整理数据，效率低下。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，通过先进的算法和技术，自动将相关的财务数据进行组装和整理，形成完整的审计报告。
内外审计人员只需以档案数据为依据，即可快速完成审计工作。这种方式不仅提升了审计效率，还保证了审计结果的准确性和可靠性。在审计过程中，发票数据快速检索功能也发挥了重要作用，审计人员可以快速定位和查询所需的发票数据，为审计工作提供了有力的支持。
- 实物高效管理 精准定位档案
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，即可获取该档案的详细信息，包括档案的存放位置、相关财务数据等。
查阅者只需在系统中输入关键词，即可快速查询到所需的电子档案信息，并通过电子档案信息定位到实物档案的存放位置。这种方式使得实物档案的管理变得更加高效和便捷，避免了传统实物档案管理中容易出现的档案丢失、查找困难等问题。同时，发票数据快速检索功能也贯穿其中，无论是电子发票还是纸质发票对应的实物档案，都能通过该功能快速定位和查询，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
成果展示：显著收益见证合思实力
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的收益，在发票数据快速检索等方面的卓越表现更是让人瞩目。
在人工耗时方面，通过合思档案的实施，好想你减少了90%的人工耗时。以往，财务人员需要花费大量的时间在档案的整理、查找和核对上，而现在，借助合思档案的智能化管理和发票数据快速检索功能，这些工作可以在短时间内轻松完成。总部接收管理耗时也减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这不仅提高了工作效率，还让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
在成本方面，合思档案的应用预计为好想你减少综合成本20万元/年。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的人力成本的降低，公司的运营成本得到了有效控制。同时，发票数据快速检索功能的应用，也避免了因数据查找困难而导致的业务延误和损失，为公司带来了更多的经济效益。
结语：合思档案——企业财务变革的优质之选
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理方面实现了降本增效、合规经营的目标。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业将面临财务档案管理的挑战。而合思档案凭借其全流程的解决方案和成功的实践经验，无疑是企业的优质选择。
合思档案不仅能够帮助企业解决财务档案管理中的各种难题，实现发票数据快速检索等高效功能，还能为企业的财务数智化转型提供有力的支持。如果您的企业也想在财务数智化道路上迈出坚实步伐，不妨联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com。现在，您可以免费试用合思档案管理平台，开启属于您的财务变革之旅。
