在当今数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正飞速前进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这一变革的大背景下，财务数智化成为企业提升管理效率、降低成本的关键途径。合思，作为一家领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其先进的电子会计档案管理平台——合思档案，成功帮助众多企业解决了财务档案管理的难题，实现了显著的降本增效。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探究合思档案带来的巨大变革以及其中蕴含的成本效益分析。
好想你：传统财务档案管理的困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。公司品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，随着企业规模的不断扩大，传统的财务档案管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
传统财务档案管理面临着诸多挑战。首先是归档难题。在传统模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据的一致性，确保每一份档案的准确性。然而，即便如此，档案遗失的情况仍时有发生，给企业的财务管理带来了极大的风险。这种繁琐的归档流程不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。
其次，查找档案也成为了一项耗时费力的工作。纸质档案受限于时空条件，无法实现实时调阅。当企业需要查阅历史档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻找，这不仅浪费了大量的时间，还可能影响到企业的决策效率。在当今快节奏的商业环境中，这种低效率的档案查找方式显然无法满足企业的需求。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力提出了极高的要求。企业需要租赁专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护。这些额外的成本支出无疑增加了企业的运营负担。在当前经济环境下，企业需要更加精细化地管理成本，传统财务档案管理的高成本模式显然已经不再适用。
最后，纸质档案管理办法在数据安全和长期保存方面存在明显的不足。随着信息技术的快速发展，电子原文件的重要性日益凸显。然而，传统的纸质档案管理方式无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，这给企业的财务管理带来了潜在的风险。通过成本效益分析可以发现，传统财务档案管理模式在成本投入方面过高，而效益产出却十分有限。
合思档案：量身定制的解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提供了一套全面、高效的解决方案，通过成本效益分析可以看出其显著的优势。
- 打破数据壁垒，实现便捷利用
合思档案打破了传统档案管理的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的档案信息，大大提升了工作效率。在传统模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息不一致的问题。而合思档案通过整合各类数据，实现了数据的集中管理和共享，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所需的所有信息。
这种便捷的利用方式不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。通过成本效益分析可知，在时间成本和人力成本的投入上大大降低，而工作效率和准确性的提升则带来了显著的效益增长。例如，财务人员在进行账务处理时，可以快速查阅相关的原始凭证，确保账务的准确性；在进行财务分析时，可以及时获取历史数据，为企业的决策提供有力支持。
- 自动组装档案，提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计工作提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力来查阅纸质档案，核对数据的准确性。而合思档案通过自动化的流程，将相关的档案数据进行整合和分析，生成详细的审计报告，为审计人员提供了有力的支持。
自动组装档案的功能不仅提高了审计效率，还降低了审计风险。通过成本效益分析可以发现，审计时间的缩短和审计准确性的提高，为企业节省了大量的审计成本，同时也避免了因审计问题而带来的潜在损失。此外，合思档案还提供了审计跟踪和预警功能，让企业可以及时发现和解决审计过程中出现的问题，确保企业的财务管理合规性。
- 实物高效管理，精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，大大提高了档案的查阅效率。在传统模式下，查找实物档案往往需要花费大量的时间和精力，甚至可能出现找不到档案的情况。而合思档案通过数字化的管理方式，让实物档案的管理变得更加高效和便捷。
虚拟档案库房和二维码技术的应用，不仅提高了档案的查阅效率，还降低了档案遗失的风险。通过成本效益分析可知，在档案管理的人力成本和空间成本方面得到了有效控制，而档案管理的准确性和安全性则得到了显著提升。例如，企业在进行档案盘点时，可以通过扫描二维码快速核对实物档案的数量和状态，确保档案的完整性。
显著成效：降本增效的有力证明
通过实施合思档案的解决方案，好想你取得了显著的成效，成本效益分析的结果令人瞩目。
在人工耗时方面，合思档案帮助好想你减少了90%的人工耗时。原本繁琐的档案归档和查阅工作，现在可以通过自动化的流程快速完成，大大减轻了财务人员的工作负担。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等，为企业的发展提供更有力的支持。
在成本方面，合思档案预计为好想你减少综合成本20万元/年。通过减少纸质档案的使用、降低档案管理的空间和人力成本，以及提高工作效率带来的间接成本节约，企业的运营成本得到了有效控制。通过成本效益分析可以清晰地看到，合思档案在成本投入方面的减少和效益产出方面的增加，为企业带来了显著的经济效益。
未来展望：携手合思，开启财务数智化新征程
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了巨大的收益，不仅解决了财务档案管理的痛点，还实现了降本增效。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续凭借其专业的技术和优质的服务，帮助更多企业实现财务数智化升级，让有限的资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，开启高效财务管理的新篇章。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和高效，深入进行成本效益分析，体验合思档案为企业带来的成本降低和效益提升。拨打电话400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可了解更多详情。
