在数字经济的浪潮汹涌澎湃之际，电子凭证数字化转型已然成为企业财务数智化进程中的关键航向。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品与服务的科技先锋，凭借其前沿且完备的解决方案，助力无数企业在财务数字化转型的征程中披荆斩棘。接下来，就让我们以某知名头部数字阅读品牌为例，一同探寻合思解决方案在企业档案管理领域所展现出的卓越成效。
数字阅读品牌档案管理困局
某知名头部数字阅读品牌在其蓬勃发展的进程中，遭遇了一系列棘手的财务难题，而这些难题在企业档案管理方面尤为凸显。
该企业的数据如同散落的珍珠，分散在内部多个系统之中，业务流程仿佛断了线的风筝，处于断裂状态。数据整合困难重重，这直接导致费用管控如同空中楼阁，难以真正落地。预算超标情况时有发生，就像脱缰的野马，让企业的财务规划陷入混乱。
每月，企业都需处理海量的单据，全量原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。这一过程不仅耗费了大量的人力，如同在时间的长河中做着低效的劳作，还造成了纸张的巨大浪费，与当下绿色发展的理念背道而驰。
更令人头疼的是，票据原文丢失、档案信息不完整的情况频繁上演。业务借阅资料时，工作人员不得不像在茫茫大海中捞针一样，在海量的纸质文件中翻找，效率极其低下。这种状况显然无法适应企业快速扩张的需求，成为了企业发展道路上的绊脚石。在这样的背景下，企业档案管理的重要性愈发凸显，亟待一种有效的解决方案来打破困局。
合思方案重塑档案管理格局
为了摆脱上述困境，该企业将目光投向了合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案就像是一把精准的手术刀，直击企业档案管理的痛点。
此方案助力企业完成了业财平台建设，为企业档案管理奠定了坚实的基础。它确保了财务的准确性，使企业财务状况符合上市要求，就像为企业档案管理搭建了一个稳固的框架。同时，该方案还大幅提升了财务的及时性，结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达 T + 5。这一变化如同给企业的财务运转装上了加速器，让企业档案管理能够更加高效地跟进财务动态。
在合思方案的推动下，企业的档案管理工作迎来了新的变革。业财平台的建设使得财务数据能够更加准确、及时地记录和归档，避免了因数据分散和流程断裂导致的档案信息不完整问题。同时，快速的结账时间也让企业能够更快地对财务档案进行整理和分析，为企业的决策提供有力支持。通过合思的解决方案，企业在企业档案管理方面迈出了坚实的一步，为未来的发展奠定了良好的基础。
合思方案赋能档案管理显成效
通过应用合思的解决方案，该企业在企业档案管理方面取得了显著的成果，主要体现在增效、降本和合规三个方面。
- 增效：档案管理效率大提升
在增效方面，合思解决方案为企业档案管理带来了质的飞跃。企业能够实时掌握付款进度，无需再进行单点沟通，这就像为企业档案管理安装了一个实时监控系统，让每一笔资金的流向都清晰可见。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了多维度整理工时，让档案整理工作变得更加高效有序。
企业形成了财务数字档案室，丰富了调阅场景，提升了借阅和查找效率。以往在海量纸质文件中翻找资料的繁琐过程一去不复返，现在只需在数字档案室中轻轻一点，所需的档案信息便能瞬间呈现。这一变化不仅节省了大量的时间和精力，还提高了档案的利用率，为企业的业务发展提供了更有力的支持。
- 降本：档案管理成本大降低
在降本方面，合思解决方案同样表现出色。企业减少了差旅超标和预算超额的情况，这就像为企业的资金流出加上了一道阀门，有效地控制了成本。同时，降低了手工记账和人工整理档案的人力成本，减少了纸张及相关成本的浪费，节约了档案空间成本。
手工记账和人工整理档案不仅效率低下，还容易出现错误。而合思解决方案实现了财务流程的数字化，大大减少了人力投入。此外，纸张的节省不仅符合绿色发展的理念，还为企业节省了一笔可观的费用。档案空间成本的节约则让企业能够将更多的资源投入到核心业务中，提升企业的竞争力。
- 合规：档案管理合规有保障
在合规方面，合思解决方案为企业档案管理提供了全方位的保障。发票 OCR 识别验真保障了费用合规，审批流转路径清晰可视，保证了财务档案的原生性存储，贴合最新档案法和财务档案管理办法的要求。
发票 OCR 识别验真技术就像一双火眼金睛，能够准确识别发票的真伪，避免了虚假发票带来的风险。审批流转路径的清晰可视让每一个审批环节都透明化，确保了财务流程的合规性。同时，财务档案的原生性存储保证了档案信息的真实性和完整性，符合国家相关法律法规的要求。
此外，合思方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、报销，费用业务数字化融入日常办公，贴合双碳目标，全面推进企业数字化转型。这一变化不仅提升了员工的工作体验，还让企业在企业档案管理方面更加符合时代发展的趋势。
合思的解决方案为该知名头部数字阅读品牌成功解决了企业档案管理难题，实现了财务全流程数字化闭环。在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思将继续发挥技术优势，为更多企业提供优质服务，助力企业实现数字化和绿色化协同转型。
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