在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理模式正经历着深刻变革。特别是随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。传统的档案管理方式在新时代显得捉襟见肘，企业的信息化建设亟待加速升级，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业各层级人员在档案管理方面都面临着诸多困扰。企业高管们为纸质档案管理的高成本和低效率而忧心。纸质档案不仅需要耗费大量的存储空间，而且数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入分析和利用，这无疑给企业的决策带来了阻碍。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气来。手动逐一匹配核对确认的工作不仅枯燥乏味，还耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销环节也饱受纸质票据流程繁琐的折磨，大量的时间被浪费在报销流程中。
企业档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏，这些都给企业的合规性保障带来了巨大挑战。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。要确保企业财务档案管理的合规性，实现企业的全面数字化，就必须保证档案的原生性。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案，为企业的合规性保障提供了有力支持。
合思档案：全方位定制解决方案
合思档案充分考虑了不同角色和企业的需求，为企业提供了具有针对性的解决方案，彰显了其全面性和专业性，为企业的合规性保障奠定了坚实基础。
– CEO/高管
数智决策的坚强后盾：对于企业的CEO和高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策的数智化。同时，它还能提升财务服务效率，降低成本，实现企业的绿色低碳运营，为企业的长远发展提供有力支持。
– 归档员/财务
高效工作的得力助手：对于归档员和财务人员而言，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据的同源和全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效。同时，档案利用效率的提高也为财务工作的顺利开展提供了保障。
– 外部审计
便捷审计的可靠伙伴：在外部审计方面，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。它支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收，使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性，为企业的合规性保障提供了有力支持。
– 企业
场景适配的解决方案专家：合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，为企业的合规性保障提供了全方位的支持。
合思档案：强大功能铸就核心优势
合思档案凭借其强大的技术和服务能力，展现出了诸多核心功能和优势，为企业的合规性保障提供了强有力的技术支撑。
– 广泛连接与自动归档
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入，实现自动组装和归档。这种自动化的处理方式不仅提高了工作效率，还确保了档案管理的准确性和规范性，为企业的合规性保障提供了重要保障。
– 大数据与多系统关联
合思档案提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。其档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。费控系统与税务系统、OA系统等多系统关联，业务系统具备共享调阅解决方案，档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。同时，它还具备证据链完整性解决方案，能够智能检测财务档案证据链的完整性，主动预警异常档案，为企业的合规性保障提供了全方位的支持。
– 多源采集与灵活配置
合思档案具备多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式能够满足企业不同的需求，为企业的合规性保障提供了更多的选择。
– 智能制档与便捷查询
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则的可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为企业的合规性保障提供了更加高效的手段。
合思档案：多行业应用彰显价值
合思档案在不同企业的应用场景中取得了显著的成效，充分展示了其实际效果和价值，为企业的合规性保障提供了有力的实践证明。
– 某大型企业
降本增效的成功典范：某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄，显著降低了企业的成本。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。数据指标表现良好，如凭证总量14W+、单据总量50W+，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，为企业的合规性保障提供了有力支持。
– 集团型企业
标准化落地的引领者：世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；混序归档和银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业的合规性保障提供了成功的范例。
– 某企业
打破数据孤岛的先锋：某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管1年后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主、每年提供实物稽查且人工逐一翻查。同时，还存在档案管理痛点，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理实物翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。通过广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配、数据金额是否准确匹配；通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合凭证等统一管理；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，有效减低了财务管控风险。成本效益对比良好，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的合规性保障提供了新的思路。
– 教育集团
智能化管理的标杆：中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张；存储环节实物存档占用空间、需专人管理，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、操作重复、耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时、无系统留痕、无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。按照归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；按照业务和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过可视化关联规则配置和业务映射搭建业务证据链，实现智能化自动组装；完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的合规性保障提供了智能化的解决方案。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面、专业的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业解决档案管理痛点，为企业的合规性保障提供全方位的支持。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，客户反馈良好。它能够助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。企业可积极联系合思，开启高效档案管理之旅，还能免费试用合思档案，亲身体验其为企业合规性保障带来的卓越价值。
