在当今数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化时代正以势不可挡之势到来。在这场变革中，财务档案管理领域也面临着全新的挑战与机遇。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，凭借其前瞻性的技术和卓越的服务，推出了合思档案这一创新产品，为众多企业解决了财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思档案是如何助力企业实现财务档案管理升级，有效降低报销系统成本的。
红枣巨头的报销系统成本困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。经过多年的发展，该企业业务规模日益庞大。它拥有超过1000名员工，400多家全国门店，18家归档主体，2万多个零售网点，每年产生的凭证数量更是高达3.6万多张。
然而，随着企业的发展壮大，在财务档案管理方面，好想你却遭遇了重重困境，这些困境直接导致了报销系统成本的居高不下。
首先是归档难题。在传统的财务归档流程中，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一份发票都要认真查验，每一张回单都要精准匹配。这一过程不仅繁琐复杂，而且容易出错，还难以避免档案遗失的情况发生。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的人力和时间，进一步增加了报销系统成本。
其次是查找效率低下。纸质档案受时空限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质档案中逐一翻找，可能需要花费数小时甚至数天的时间才能找到所需的档案。这不仅严重影响了工作效率，还可能导致报销流程的延误，增加了企业的运营成本。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅管理。这些都无疑增加了企业的运营成本，使得报销系统成本居高不下。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足现代企业的管理要求。在数字化时代，数据的安全和合规性至关重要。一旦企业的财务档案数据出现安全问题，不仅会给企业带来巨大的损失，还可能面临法律风险，进一步增加了报销系统成本。
合思档案的创新解决方案
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和创新的理念，提供了一套全面的解决方案，有效降低报销系统成本。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了传统财务档案管理的数据壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现相关数据的联查，大大提高了工作效率。
在传统的财务档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关数据，不仅耗时费力，而且容易出错。而合思档案的一键联查功能，让财务人员可以快速准确地获取所需的数据，节省了大量的时间和精力。这不仅提高了工作效率，还减少了因数据查找不准确而导致的错误和延误，有效降低了报销系统成本。
- 自动组装助力高效审计
合思档案实现了档案的自动组装，为内外审计提供了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力来核对纸质档案和电子数据，不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案的自动组装功能，将相关的档案数据进行自动整合和关联，审计人员可以快速准确地获取所需的审计数据，减少了审计时间和成本。同时，以档案数据为标准的审计方式，也提高了审计的准确性和可靠性，有效降低了报销系统成本。
- 实物高效管理精准定位
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，可以通过二维码快速定位实物档案的位置，大大提高了实物档案的管理效率。
在传统的实物档案管理模式下，档案的存放和查找往往比较混乱，需要花费大量的时间和精力来寻找所需的档案。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让实物档案的管理变得更加有序和高效。查阅者只需通过扫描二维码，就可以快速准确地找到所需的实物档案，节省了大量的时间和精力。这不仅提高了实物档案的管理效率，还减少了因档案查找困难而导致的延误和错误，有效降低了报销系统成本。
合思档案带来的显著成效
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的成效，有效降低了报销系统成本。
在人力耗时方面，合思档案的应用使得人工耗时减少了90%。通过一键联查和自动组装等功能，财务人员无需再花费大量的时间和精力来进行数据的查找和核对，工作效率得到了极大的提升。这不仅节省了人力成本，还让财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中去。
在管理耗时上，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，让档案的管理变得更加便捷和高效。总部可以快速准确地接收和处理档案数据，借阅者可以快速定位和借阅所需的档案，减少了管理时间和成本。
在成本节约上，预计减少综合成本20万元/年。通过降低人力成本、管理成本和审计成本等，合思档案为好想你节省了大量的资金。这不仅提高了企业的经济效益，还让企业在市场竞争中更具优势，有效降低了报销系统成本。
开启财务数智化新征程
通过合思档案的应用，好想你成功解决了财务档案管理的痛点，实现了降本增效。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案将继续发挥其优势，帮助更多企业实现财务数智化转型，提升财务管理效率和合规性，降低报销系统成本。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和服务，开启财务数智化新征程，有效降低报销系统成本。
