在竞争激烈的商业世界里，财务数字化转型如同企业发展的强劲引擎，能助力企业提升效率、降低成本，实现可持续发展。今天，我们以一家国民经典零食品牌为例，看看合思是如何助力企业解决财务难题，实现财务数字化转型的，在这个过程中，电子行程单也发挥着重要作用。
经典传奇：国民零食品牌的辉煌历程
这家国民经典零食品牌宛如一颗闪耀的明星，畅销市场30余年。它凭借着独特的口味和高品质的产品，赢得了广大消费者的喜爱和认可。其销售版图广泛，覆盖了全国各个角落。而且，企业年单据量高达2.6亿，如此庞大的业务规模，在零食行业中堪称佼佼者。在日常运营中，电子行程单作为员工差旅的重要凭证，数量也颇为可观。
荆棘满途：业务困境与痛点剖析
- 管理迷宫：供应链与销售渠道的复杂困局
该企业的销售渠道丰富多样，供应链更是错综复杂。多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统。这就如同一个巨大的迷宫，让企业在管理上陷入了繁杂且低效的困境。不同系统之间的数据难以整合，信息流通不畅，导致管理决策的及时性和准确性受到影响。电子行程单在这样的环境下，处理起来也变得繁琐，容易出现信息丢失或错误的情况。 - 对账难题：差旅平台的低效之殇
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，员工的电子行程单等相关信息需要在Excel中进行二次整理。财务人员还需进行人工记账，这不仅耗费大量的时间和精力，而且难以释放财务的真正价值。繁琐的对账流程使得财务工作效率低下，无法为企业的战略决策提供有力支持。 - 管控断层：差旅成本的居高不下
企业在差旅管理方面，事前事中管控不连贯。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。电子行程单的审核和管理缺乏有效的管控机制，使得一些不必要的差旅费用无法得到及时的控制和削减。 - 档案泥潭：纸电混合的管理噩梦
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。电子行程单作为其中的一部分，与其他纸质和电子档案一起，需要人工进行整理和查找。这种方式不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。企业在档案管理上陷入了泥潭，难以实现高效、精准的管理。
妙手回春：合思的数字化解决方案
- 一站式蓝图：“消费 – 入账 – 归档”解决方案
合思为该企业提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”一站式解决方案。这个方案涵盖了员工消费、财务核算与记账以及档案管理等多个环节。在员工消费环节，涉及差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购等，电子行程单可以在这个过程中实现电子化的申请和审批。财务核算与记账环节包括对账结算中心、线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等，电子行程单的数据能够准确无误地进入财务系统。档案管理环节，合思提供了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等功能，对于电子行程单等档案实现了高效的管理。 - 消费畅行：员工差旅消费的便捷之旅
员工通过合思商城进行差旅消费，系统会自动生成对账单。电子行程单等相关信息会在系统中自动整合，员工无需再为繁琐的报销流程而烦恼。系统会根据预设的规则，对电子行程单进行审核和处理，确保消费的合规性和准确性。 - 财务智控：对账结算与记账的自动化升级
财务部门在对账结算时，能够实现线上统一开票和自动记账。电子行程单的数据会自动与其他消费数据进行匹配和核对，大大提高了对账的效率和准确性。自动记账功能则让财务人员从繁琐的手工记账中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持中。 - 档案慧管：智能组单与自动归档的高效运作
在档案管理方面，合思系统具有智能组单功能，能够对电子行程单等档案进行智能分类和组合。系统还会完成四性检测等工作，确保档案的完整性和准确性。最终实现自动归档，让电子行程单等档案在系统中得到妥善的保存和管理。
步步为营：合思方案的实施步骤
- 消费启程：员工差旅消费的有序开展
员工在进行差旅消费时，首先通过合思商城进行预订。电子行程单会在预订成功后自动生成，并与员工的消费信息关联。员工只需按照系统提示完成差旅申请和审批流程，即可轻松开启差旅之旅。 - 财务护航：对账结算与记账的精准执行
财务部门在收到员工的消费信息后，系统会自动生成对账单。财务人员可以在系统中对电子行程单等消费信息进行核对和结算。线上统一开票功能让开票流程更加便捷，自动拆分结算和自动记账功能则确保了财务数据的准确性和及时性。 - 档案安家：电子行程单的智能归档之路
合思系统会对电子行程单等档案进行智能组单，将相关的消费信息和档案进行整合。在完成四性检测等工作后，系统会自动将电子行程单等档案进行归档。员工和财务人员可以通过系统随时查阅和管理这些档案。
硕果累累：方案实施的显著成效
- 成本锐降：差旅费用的大幅节约
通过合思的解决方案，该企业年度节约了200万 + 的差旅费用。电子行程单的高效管理和控制，使得不必要的差旅费用得到了有效削减。企业在差旅成本控制方面取得了显著的成效。 - 效率飙升：财务入账效率的质的飞跃
财务入账效率提升了60%。电子行程单等数据的自动采集和处理，让财务人员从繁琐的手工操作中解脱出来，大大提高了财务工作的效率。 - 业财融合：有机连接的数字化桥梁
合思方案实现了业财有机连接。电子行程单等业务数据与财务数据的无缝对接，让企业的业务和财务部门能够更好地协同工作。企业在决策制定和战略规划方面能够获得更准确、更及时的信息支持。 - 档案焕新：全流程合规化与数字化的完美呈现
电子会计档案实现了全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。电子行程单等档案在系统中得到了妥善的保存和管理，确保了档案的安全性和完整性。系统还打通了12个系统，完成了数据采集和自动校验档案完整性的工作。通过千亿次计算建立了档案证据链，让电子行程单等档案具有了更高的可信度和权威性。 - 管理升级：线上线下一体化的高效运作
企业实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程让员工和管理人员可以方便地查阅电子行程单等档案。规范的档案室管理和简化的装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构呈现，让电子行程单等相关信息清晰明了。企业以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
口碑载道：客户的高度认可
虽然未提及客户具体的评价，但从取得的成果可以看出该企业对合思解决方案的高度认可。打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，让130多家门店可以同时在线查阅全公司的电子行程单等会计档案。这不仅提高了企业的管理效率，还为企业的发展提供了有力的支持。
如果您的企业也面临类似的财务难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的财务数字化转型解决方案，帮助您降本增效，实现可持续发展。现在，您可以免费试用我们的产品，感受电子行程单等档案高效管理带来的便捷和价值。快来拨打400 – 105 – 6505与我们联系，或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
