在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前迈进，电子凭证全流程无纸化时代的大幕已然徐徐拉开。在这一变革的浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其创新的电子文档归档系统——合思档案管理平台，为众多企业在电子凭证接收、报销、入账、归档等关键环节提供了强有力的支持。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入探寻合思电子文档归档系统的解决方案及其带来的显著成效。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。该公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，旗下员工超过1000人，在全国拥有400多家门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量高达3.6万余份。
然而，在辉煌的业绩背后，好想你在财务档案管理方面却面临着重重困境。
首先是归档难题。在传统的管理模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。每一份档案的归档都如同一场精细的拼图游戏，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受到时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦搜寻，浪费了大量的时间和精力。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时还需要投入大量的人力进行管理和维护。无论是档案的存储设备、场地租赁，还是人员的薪酬支出，都成为了企业沉重的负担。
最后是合规性问题。传统的纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着法律法规的不断完善和监管要求的日益严格，企业面临着越来越大的合规压力。
合思电子文档归档系统的破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思电子文档归档系统提供了一套全面而高效的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思电子文档归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在这个系统中，财务人员可以通过一键联查的功能，轻松获取与某一业务相关的所有数据信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在系统中快速定位和查询。这不仅大大提高了财务人员的工作效率，还减少了因数据不一致而带来的错误和风险。
以往，财务人员在处理一笔业务时，可能需要在不同的系统和文件中来回切换，查找相关的数据信息。而现在，有了合思电子文档归档系统，他们只需要在系统中输入关键词，就可以瞬间获取所需的全部数据，真正实现了数据的便捷利用。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思电子文档归档系统还具备自动组装档案的功能。在进行内外审计时，系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
系统会根据预设的规则和算法，自动将相关的单据、发票、回单和凭证进行组装，形成完整的档案。审计人员可以直接在系统中查看和分析这些档案数据，无需再花费大量的时间和精力去整理和核对纸质档案。这不仅缩短了审计周期，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理 精准定位查询
为了解决纸质档案实物管理的难题，合思电子文档归档系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。
在系统中，每一份纸质档案都有一个对应的虚拟档案记录，同时还会为其生成一个唯一的二维码。当查阅者需要查询某一份纸质档案时，只需要在系统中输入相关信息，就可以快速定位到该档案的虚拟记录，并通过二维码找到对应的实物档案。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了档案遗失和损坏的风险。
显著成效 降本增效看得见
合思电子文档归档系统的应用，为好想你带来了显著的收益。
在人工耗时方面，系统的应用使得人工耗时减少了90%。以往，财务人员需要花费大量的时间和精力来处理档案的归档、查找和管理工作。而现在，这些工作都可以通过系统自动完成，大大减轻了财务人员的工作负担。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。通过系统的自动化处理和数据共享，总部可以实时获取各分支机构的财务档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对各分支机构的财务管控。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。系统的便捷查询和定位功能，使得借阅者可以快速找到所需的档案，无需再在档案库中盲目寻找。同时，系统还可以对档案的借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于系统在提高工作效率、减少人工成本、降低存储成本等方面的优势。
电子文档归档系统引领财务数智化未来
综上所述，合思电子文档归档系统帮助好想你有效解决了财务档案管理中的痛点，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将面临着与好想你类似的财务档案管理难题。而合思电子文档归档系统凭借其先进的技术、高效的功能和优质的服务，无疑是企业推动财务数智化转型的最佳选择。
如果您的企业也希望提升财务档案管理效率，降低管理成本，实现财务数智化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思电子文档归档系统。现在，您还可以免费试用合思电子文档归档系统，亲身感受其带来的便捷与高效。
