在企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业迈向全面数字化的关键拼图。北京合思信息技术有限公司旗下的合思档案，作为一款卓越的电子文档归档系统，以其前沿的功能和优质的服务，为企业化解档案管理难题，实现降本增效与合规运营保驾护航。
产品概述：财务数智化的得力助手
合思档案是专为企事业单位量身打造的电子文档归档系统，致力于提供财务数智化产品和服务。它依托广泛连接的生态体系和双轮驱动的模式创新，为客户带来涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析以及电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
这款电子文档归档系统具有诸多显著特点。便捷调阅功能让档案查找不再繁琐，只需轻点几下，所需档案即可快速呈现。混序归集能力打破了传统档案整理的束缚，能够高效处理各种杂乱无章的档案数据。自动归档更是节省了大量人力和时间，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化和数字化闭环管理。
核心产品技术功能：多维赋能档案管理
- 多维度解决方案：满足多元需求
合思档案的电子文档归档系统提供多维度解决方案，涵盖档案扩展、证据链完整性、共享调阅、数电票、实物备查、大数据等多个领域，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。
以档案扩展解决方案为例，它允许企业自定义档案类型，实现全流程的灵活扩展管理。无论是何种特殊的档案需求，都能轻松应对。证据链完整性解决方案则为财务合规提供了坚实保障，能够精准检测档案证据链的完整性，让企业的财务数据无懈可击。
- 全生命周期管理功能：一站式档案服务
合思档案的电子文档归档系统具备全生命周期管理功能，从智能采集到统计分析，为企业提供一站式档案服务。
在智能采集环节，支持多源采集方式，可通过自动生成式Open API实现与各类系统的快速集成，同时也支持手动补录，确保数据采集的全面性和准确性。预归档服务实现了自动归档、业务检测和动态介质打标等功能，让档案在正式归档前就得到妥善处理。
基础管理功能涵盖档号管理、档案储存等方面，确保档案的有序存放和高效管理。档案服务提供全文检索、档案借阅等功能，方便企业员工快速获取所需档案。统计分析功能可进行进销项统计、资金统计等，为企业的决策提供有力的数据支持。
- 特色检测方案：双重保障数据完整
合思档案的电子文档归档系统采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。四性检测严格遵循国家档案局相关要求，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。
这种双重检测方案，就像给企业的档案数据加上了两把安全锁，让企业无需担心档案数据出现问题，能够更加安心地进行档案管理。
优势对比：脱颖而出的电子文档归档系统
与传统纸质档案管理相比，合思档案的电子文档归档系统具有无可比拟的优势。
在成本方面，它能大幅节约企业的开支。可节约70%的纸张成本，让企业告别大量纸张的浪费；75%的整理成本，使企业无需投入大量人力进行繁琐的档案整理工作。在效率上，检索效率提升90%，员工无需再花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找所需文件，只需在系统中输入关键词，即可快速找到目标档案。在合规性上，实现100%管理合规，确保企业的档案管理符合国家相关政策法规。
同时，它打破了物理空间的限制，企业员工可在线自由调阅档案，无论身处何地，只要有网络，就能随时随地获取所需档案信息。预置规则引擎能够自动匹配业务数据，确保档案的完整性，避免了人工操作可能出现的错误。
与其他电子文档归档系统相比，合思档案的连接能力更强，能够广泛连接各类异构业财系统，实现数据的无缝对接和共享。自动归档能力突出，可最大程度减少人工介入，提高档案管理的效率和准确性。它符合国家政策要求，且具有灵活承接、持续迭代的能力，能够根据企业的需求和市场的变化不断进行优化升级。
应用案例：合思档案的成功实践
- 年单据量2.6亿企业的数字化变革
某年单据量高达2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等诸多问题。传统的档案管理方式已经无法满足企业日益增长的业务需求，企业急需一套高效的电子文档归档系统来解决这些难题。
合思档案的电子文档归档系统为该企业提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案。通过系统的智能采集功能，能够从多个业务系统中快速准确地采集数据，并自动进行匹配和组装，形成完整的电子档案。
在档案管理电子化方面，企业告别了繁琐的纸质档案管理方式，所有档案都以电子形式存储，方便快捷。借阅管理信息化则让员工能够通过系统在线申请借阅档案，提高了借阅效率。数据指标显示，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
- 集团型企业的标准化之路
某集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。由于集团下属企业众多，各企业之间的档案管理方式存在差异，导致档案管理效率低下，合规风险增加。
合思档案的电子文档归档系统为该企业提供了单套制管理方案，实现了标准化落地。系统通过统一的标准和流程，对企业的电子会计档案进行管理，确保电子会计档案合规，同时也符合低碳环保的理念。
在实施过程中，合思档案的系统能够对企业的档案进行自动分类和整理，提高了整理匹配效率。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为企业节省了大量的成本和资源。
- 多系统数据互联企业的高效之选
某多系统数据互联企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。企业内部存在多个业务系统，各系统之间的数据无法有效共享，导致档案管理工作繁琐且容易出错。
合思档案的电子文档归档系统为该企业提供了数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。通过数据集成功能，系统能够将多个业务系统的数据进行整合，实现统一储存。业务检测功能则能够对档案数据进行实时检测，确保业务证据链完整。跨系统调阅功能让企业员工能够在不同的业务系统之间自由调阅档案，实现了数据共享和全生命周期管理。
预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了企业的档案管理效率和经济效益。
- K12民办教育集团的智能档案管理
某K12民办教育集团在档案采集、存储、整理和利用方面存在诸多问题。传统的档案管理方式无法满足集团快速发展的需求，档案查找困难、利用效率低下等问题严重影响了集团的工作效率。
合思档案的电子文档归档系统为该集团提供了数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案。通过数据集成功能，系统能够将集团内各个部门的档案数据进行整合，形成一个统一的档案数据库。智能化制档功能能够根据预设的规则自动生成档案，提高了制档效率。电子原文件独立管理方案则确保了档案的原始性和真实性。
系统形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，让集团员工能够更加方便快捷地获取所需档案信息。
合思档案凭借其全面的功能、显著的优势和丰富的成功案例，已成为企业电子文档归档系统的首选平台。随着企业数字化转型的不断深入和政策对电子会计档案管理的进一步推动，合思档案将持续迭代升级，为更多企业提供更加优质、高效、合规的档案管理解决方案，助力企业实现全面数字化和可持续发展。
