在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这一变革浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其推出的合思档案，为众多企业解决财务档案管理难题。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案带来的变革。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路发展壮大，并于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。如今，该企业拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一大难题。
归档工作向来繁琐。财务人员在归档时，需要花费大量时间去确认单据等的一致性。每一张单据都要反复核对，确保其与相关凭证、记录等一一对应。在这个过程中，稍有疏忽就可能出现档案遗失的情况，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作更是耗费大量的人力和时间。
纸质档案的查找也十分不便。当需要调阅某份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中翻找。由于缺乏高效的检索方式，很难实现实时调阅，这严重影响了工作效率。特别是在一些紧急情况下，无法及时获取所需档案，可能会给企业带来不必要的损失。
大量的纸质档案管理对空间和人力的要求极高。企业需要专门的档案室来存放这些档案，随着业务的不断发展，档案数量日益增多，档案室的空间也越来越紧张。同时，管理人员需要花费大量的时间和精力对档案进行整理、分类、存储和维护，人力成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法已经无法满足电子原文件长期保存及数据安全可用的管理要求。在数字化时代，数据的安全性和可用性至关重要，纸质档案在这方面存在明显的不足。
合思档案：全方位的财务数字化解决之道
针对好想你面临的这些业务痛点，合思提供了一套全面的解决方案，为企业的财务档案管理带来了新的转机。
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关数据，无需再在不同的系统或文件中反复查找。这一功能大大提升了工作效率，让财务人员从繁琐的查找工作中解脱出来。例如，当需要查询某笔业务的相关档案时，只需在系统中输入关键词，即可快速获取与之相关的所有信息，包括凭证、发票、合同等。这种便捷的联查方式，不仅节省了时间，还提高了数据的准确性和完整性。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案采用自动组装的方式，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的档案数据进行整合和分析，生成审计所需的报告和报表。审计人员可以直接在系统中进行审计工作，无需再手动翻阅大量的纸质档案。这一举措大大提升了审计效率，减少了审计时间和成本。同时，以档案数据为标准的审计方式，也提高了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物管理实现精准定位
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，当需要查阅时，查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了实物档案的查找效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间。
显著成效：降本增效的财务数字化解决典范
合思的解决方案为好想你带来了显著的收益。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力投入的归档和查找工作，现在通过合思档案系统，只需少量人员即可完成。总部接收档案的管理耗时减少了80%，这使得总部能够更加高效地处理和管理档案信息。借阅管理的管理耗时也减少了67%，借阅流程更加便捷，借阅效率大幅提升。
从成本方面来看，预计每年可减少综合成本20万元。这其中包括人力成本、存储空间成本、档案维护成本等多个方面。通过采用合思档案的解决方案，好想你实现了财务档案管理的降本增效，为企业的发展注入了新的动力。
开启财务数字化解决新征程
合思档案凭借其全面的功能和优质的服务，成功帮助好想你解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效。在未来，电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势。合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨抓住机遇，开启财务数字化解决新征程。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案。更值得一提的是，您还可以申请免费试用，亲身体验合思档案为企业带来的变革。让合思档案成为您企业财务档案管理的得力助手，共同迎接数字化时代的挑战。
