在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力、实现可持续发展的必由之路。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，敏锐地察觉到档案管理在企业运营中的重要性，通过与合思合作，采用数字化转型方案，成功解决了档案管理难题，实现了降本增效。
客户背景与挑战：传统档案管理的困局
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，凭借卓越的设计和制造能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”殊荣。然而，在档案管理方面，这家行业佼佼者却面临着诸多挑战。
在档案整理环节，会计档案犹如散落的珍珠，分散在各个系统中，数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后上架，繁琐的流程耗费了大量的时间和人力。
保管环节也存在不少问题，财务临时保管1年后需移交综合档案管理，这一过程增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，公司设立独立档案室管理存放纸质档案，不仅占用大量空间，而且随着业务的增长，档案数量的增加，存储压力也与日俱增。
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式效率低下。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅耗时费力，还容易出现疏漏。传统的档案管理模式已经成为企业发展的掣肘，急需一场数字化变革。
解决方案概述：合思打造的数字化档案管理蓝图
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思为其量身定制了一套数字化转型方案。
统一存储是方案的基础。合思打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。这就像将散落的珍珠串成了美丽的项链，让档案数据更加有序、易于管理。
搭建会计资料之间的关系是方案的核心。通过数字化手段，合思实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。工作人员可以轻松地从业务端追溯到财务端，也可以从财务端了解业务的全貌，极大地提高了工作效率和准确性。
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，是方案的一大亮点。这种呈现方式实现了数据共享和一站式查阅，工作人员无需在多个系统中来回切换，只需在一个平台上就能快速找到所需的档案信息。
对海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是方案的创新之处。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还符合低碳运营的理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
成效与成果：数字化转型带来的显著收益
数字化转型方案实施后，金牌橱柜的档案管理取得了显著成效。
档案匹配耗时减少了84%。以前需要花费大量时间进行手工匹配的工作，现在通过数字化系统可以快速完成，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少了80%。工作人员无需再像以前那样在纸质档案中逐一翻查，只需在系统中输入关键词，就能快速找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
预估节省总体成本30万+/年。通过减少纸张的使用、提高工作效率等方式，企业的运营成本得到了有效控制。
档案合规性达到了100%。数字化系统可以对档案进行实时监控和管理，确保档案的合规性，避免了因档案管理不善而带来的风险。
客户反馈：智能化管理提升工作效能
金牌橱柜相关负责人表示，通过合思的数字化转型方案，多系统数据实现了互联，档案数据的智能化管理成为现实。工作效率和准确性得到了极大的提高，工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
以前繁琐的档案管理工作现在变得轻松简单，大家对工作的满意度也大大提高。数字化转型方案不仅解决了企业的实际问题，还为企业的发展注入了新的活力。
未来合作与展望：携手共赴财务数智化新征程
金牌橱柜家居科技股份有限公司与合思的合作成效显著，双方在数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。未来，双方有望继续深化合作，进一步探索更多数字化转型的可能性。
随着科技的不断发展和企业需求的不断变化，数字化转型是一个持续的过程。双方将共同努力，不断优化数字化转型方案，推动企业在财务数智化领域的发展，为企业的长远发展奠定坚实的基础。
如果您的企业也面临类似的档案管理难题，不妨选择合思。合思的专业数字化转型方案将助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，开启财务数智化新征程。现在就拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，体验数字化转型方案带来的便捷与高效。
