在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度重塑着财务领域的格局。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的资料。
传统会计档案管理痛点凸显
在当前的企业会计档案管理中，传统纸质档案管理模式暴露出诸多问题，严重制约了企业的财务管理效率。
首先，时间成本高。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这种繁琐的工作流程不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。
其次，空间和人力成本大。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，对空间的要求极高。同时，管理这些档案需要耗费大量的人力，增加了企业的运营成本。如COMMUNE幻师，档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。
再者，查找不便。纸质档案受限于时间和空间，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。像高新兴科技集团，查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，耗费了大量人力，且不能实现跨系统调阅。
最后，安全性和合规性不足。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不能满足现代企业的管理要求。例如中文天地出版传媒，其电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
合思档案系统性解决策略
面对传统会计档案管理的诸多痛点，合思档案提出了一套系统性的解决策略。
合思档案通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
在全流程方面，合思档案实现了合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，采用开放式接口互联和自主采集的方式，能够实现大文件自动切割和数电票自动化解析。在档案制档环节，具备智能关联和自动组装功能，还能进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。在档案管理环节，实现了精准权限管控和档案目录灵活扩展，同时具备水印管理和档号符合国标要求的特点。在档案利用环节，支持多维检索和一站式预览，可实现在线借阅和异构系统联查，还能进行实物混序归档和可视化盘点档案数据。
合思档案助力企业建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。通过对流程的识别与优化，展开跨部门协调，让企业的财务管理流程更加顺畅，效率得到显著提升。此外，合思档案的电子凭证中心上线后，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，涵盖了开具端（国税总局、银行、国铁集团等）和接收端（企业OA、接口直联等）以及电子凭征业务应用环节（接收、验签、解析、报销、入账）等。
合思档案核心模块功能优势
合思档案具有诸多核心模块，这些模块各具特色，为企业的财务管理提供了强大的支持。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。其智能采集模块，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集档案信息。预归档服务模块，集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的归档提供了有力保障。基础管理模块，涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务模块，提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供了数据支持。
在业务层，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据等，以及外部接收的银行回单、OA系统等。核算系统包括财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭等。
合思档案支持多维检索条件，可快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，方便企业进行数字化审计。此外，合思档案的档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，从而释放财务人员的精力。
合思档案竞争优势显著
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术实力。这使得合思能够持续投入研发和服务优化，不断提升产品的性能和质量。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络。通过500 + 合作伙伴，合思的服务覆盖了国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。
合思档案的成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断适应市场和政策需求进行升级。
合思档案的自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。相比传统档案管理方式和部分竞品，合思档案具有明显的优势。
多行业成功案例彰显实力
合思档案在多个行业都取得了显著的成功案例，充分体现了其广泛的适用性和实际效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了财务数字化转型，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
合思全方位服务体系保障
合思为客户提供了全方位的服务体系，确保客户能够得到优质的支持。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供直接、高效的服务，及时响应客户的需求。通过500 + 合作伙伴，合思的服务覆盖了国内外数百个城市，扩大了服务范围，让不同地区的客户都能享受到合思的服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从产品研发到售后，都围绕客户需求进行。能够为客户提供定制化的解决方案，满足不同客户的个性化需求。合思档案的成长历程也体现了其不断根据市场和客户反馈进行升级优化，持续为客户提供更优质的服务。
合思档案引领财务数智化未来
合思档案通过提供全面的财务数智化服务，帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。众多成功案例表明，合思档案能够有效解决企业会计档案管理中的痛点，提升企业的财务管理效率和水平。
随着电子凭证改革的深入推进，合思档案将在企业财务数智化转型中发挥更加重要的作用，推动电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。
