在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然拉开帷幕。企业在这样的大环境下，对财务数智化转型的需求也变得愈发迫切。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的领军者，旗下的电子会计档案管理平台——合思档案，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。今天，我们就一同走进好想你健康食品股份有限公司，探寻合思档案是如何为其解决财务难题，尤其是在出差费用报销等方面发挥重要作用的。
红枣巨头的财务档案困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，一路披荆斩棘，在2011年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业一颗璀璨的明星。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点以及每年3.6万多份的凭证数。然而，如此庞大的企业规模也带来了一系列财务档案管理方面的难题，这些难题在出差费用报销等流程中体现得尤为明显。
首先是归档难题。在传统的财务档案管理模式下，财务人员在处理出差费用报销等相关单据时，需要花费大量的时间去确认单据的一致性。每一张发票、每一份报销单都要与对应的出差行程、审批流程等信息进行仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案很容易遗失，一旦重要的出差费用报销单据丢失，不仅会给财务核算带来麻烦，还可能导致企业面临税务风险。
其次是查找效率低下。纸质档案受到时空的限制，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要对某一笔出差费用报销进行审计或者查询相关信息时，财务人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻，耗费大量的时间和精力。这不仅影响了工作效率，也可能导致一些重要的决策因为信息获取不及时而受到延误。
再者是管理成本高昂。大量的纸质档案需要专门的存储空间来存放，企业需要租赁或购置专门的档案室，配备档案管理人员进行日常的维护和管理。同时，纸质档案的保管和运输也需要一定的成本，这些成本在长期来看是一笔不小的开支。在出差费用报销方面，大量的纸质报销单据的存储和管理也增加了企业的运营成本。
最后是合规性问题。随着电子凭证的普及，传统的纸质档案管理办法已经无法保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。在出差费用报销过程中，电子发票等电子凭证的使用越来越普遍，如果企业不能对这些电子凭证进行有效的管理和保存，就可能面临合规风险。
合思档案的精准破局之策
面对好想你在财务档案管理方面的诸多难题，合思为其量身定制了一套针对性的解决方案，这套方案在出差费用报销等流程中发挥了巨大的作用。
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打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源性。在出差费用报销方面，财务人员可以通过合思档案平台一键联查相关的出差申请、审批记录、发票信息等。这样一来，财务人员在审核出差费用报销时，无需在多个系统之间来回切换，大大提高了工作效率。例如，当财务人员收到一笔出差费用报销申请时，只需在合思档案平台上输入相关的关键字，就可以快速调出该员工的出差申请信息、审批流程以及对应的发票明细，确保报销信息的真实性和准确性。 -
自动组装档案 提升审计效率
合思档案实现了档案的自动组装功能。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅。对于出差费用报销的审计，系统可以自动将相关的报销单据、审批记录、发票等信息进行整理和组装，形成完整的审计档案。审计人员可以直接在系统中对这些电子档案进行审计，无需再翻阅大量的纸质档案。这不仅提高了审计效率，也减少了人为错误的可能性。例如，在年度审计时，审计人员可以通过合思档案平台快速筛选出所有与出差费用报销相关的档案，进行集中审计，大大缩短了审计时间。 -
实物高效管理 精准定位档案
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在出差费用报销方面，每一张纸质报销单据都会被赋予一个唯一的二维码，财务人员在将报销单据归档时，只需扫描二维码，系统就会自动记录该单据的存放位置。当需要查阅某一笔出差费用报销的纸质单据时，查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以快速定位到对应的实物档案位置。这大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。
显著成果见证数智化转型成效
通过合思档案的实施，好想你在财务档案管理方面取得了显著的收益，这些收益在出差费用报销等流程中也得到了充分体现。
在人工耗时方面，合思档案帮助好想你减少了90%的人工耗时。在出差费用报销流程中，财务人员不再需要花费大量的时间去处理纸质单据的归档和查找工作，工作效率得到了极大的提升。例如，以前处理一笔出差费用报销可能需要几个小时甚至几天的时间，现在通过合思档案平台，只需要几分钟就可以完成。
在总部接收管理耗时方面，减少了80%。合思档案实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时接收各分支机构的出差费用报销等相关档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。这不仅提高了信息传递的速度，也减少了总部的管理成本。
在借阅管理耗时方面，减少了67%。借助合思档案的虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速定位到所需的出差费用报销档案，无需再等待档案管理人员的查找和借阅手续办理。这大大提高了档案的借阅效率，也方便了企业内部员工的信息查询。
在综合成本方面，预计每年可以减少20万元。通过减少纸质档案的存储和管理成本、降低人工耗时等方式，合思档案为好想你节省了大量的运营成本。在出差费用报销方面，电子凭证的使用和电子档案的管理也减少了相关的费用支出。
开启财务数智化报销新征程
合思档案助力好想你成功解决了财务档案管理的难题，实现了财务数智化转型，尤其在出差费用报销等流程中提升了企业的运营效率和经济效益。未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续发挥自身的技术优势，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，尤其是在出差费用报销等方面存在效率低下、成本高昂等问题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，开启财务数智化之旅，让您的企业在数字化时代的浪潮中抢占先机。
