在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子文档归档管理全流程无纸化的新时代已然悄然降临。在这个充满变革与机遇的领域，合思凭借其深厚的技术积淀和卓越的创新能力，成为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商。合思推出的合思档案，宛如一颗璀璨的明星，为众多企业在复杂的财务档案管理迷宫中照亮了前行的道路。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同探寻合思档案在电子文档归档管理方面所创造的显著成效。
红枣巨头的电子文档归档管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的行业巨擘，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军上市企业。其品牌价值高达154.21亿元，宛如一颗耀眼的商业明珠，散发着强大的品牌魅力。公司拥有超过1000名员工，400多家全国门店，以及18家归档主体，业务版图广泛，运营规模庞大。
然而，在电子文档归档管理方面，这家红枣巨头却面临着诸多棘手的难题。首先是归档难的问题。在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据等各项信息的一致性。每一张单据都像是一个谜题，需要仔细核对和验证，稍有不慎就可能出现差错。而且，纸质档案的管理方式存在着极大的隐患，档案遗失的情况时有发生，就像在茫茫大海中丢失了珍贵的宝藏，给企业的财务管理带来了极大的困扰。
查找慢也是一个不容忽视的问题。纸质档案受限于时间和空间的双重约束，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查阅某一份重要档案时，就像是在堆积如山的文件中寻找一根针，往往需要耗费大量的人力和时间成本。这种低效的查找方式严重影响了企业的工作效率，也制约了企业的发展速度。
成本高同样是好想你在电子文档归档管理中面临的一大挑战。大量的纸质档案需要占用庞大的存储空间，就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资源。同时，纸质档案的管理还需要投入大量的人力，从档案的整理、存储到借阅，每一个环节都需要专人负责，这无疑增加了企业的运营成本。
此外，纸质档案管理办法在合规性方面也存在着严重的不足。无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，就像一座没有根基的大厦，随时可能面临崩塌的风险。在日益严格的监管环境下，这种合规性问题给企业带来了巨大的潜在风险。
合思档案：电子文档归档管理的定制良方
面对好想你在电子文档归档管理方面的重重困境，合思深入调研，精准把脉，为其量身定制了一套全面而高效的解决方案。
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打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案首先致力于打破数据之间的壁垒，实现数据同源。在传统的财务管理模式下，不同系统之间的数据往往相互孤立，形成了一个个信息孤岛。合思档案通过先进的技术手段，将各个系统的数据进行整合和打通，让财务人员能够实现一键联查。无论是会计凭证、原始单据还是其他相关财务信息，都可以在一个平台上轻松获取和查询。这就好比为财务人员打开了一扇通往信息宝库的大门，大大提升了工作效率，让电子文档归档管理变得更加轻松和高效。 -
自动组装助力高效审计
审计工作是企业财务管理中的重要环节，传统的审计方式往往需要耗费大量的时间和精力。合思档案创新性地采用自动组装的方式，以内外部审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。系统会自动将相关的档案数据进行整理和组装，形成完整的审计线索。审计人员可以直接在系统中查阅和分析这些数据，无需再像以往那样在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找。这种方式不仅提升了审计效率，还降低了审计成本，让审计工作变得更加精准和高效。 -
实物高效管理精准定位
对于企业来说，纸质档案的实物管理也是一个难题。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份纸质档案都被赋予了一个独特的二维码，当查阅者需要查询某一份档案时，只需在系统中输入相关信息，就可以快速定位到该档案的电子版本，同时系统会自动显示该档案对应的实物位置。这就像给每一份档案都安装了一个精准的定位系统，让档案的查阅和管理变得更加便捷和高效。
显著成效：电子文档归档管理的成功典范
合思档案为好想你带来的改变是显而易见的。在电子文档归档管理方面，取得了令人瞩目的成效。
在人工耗时方面，合思档案的应用让好想你减少了90%的人工耗时。原本需要大量人力投入的档案整理和归档工作，现在通过合思档案的自动化流程，变得轻松简单。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提升了企业的整体运营效率。
总部接收管理耗时也大幅减少了80%。合思档案的高效数据传输和整合功能，让总部能够快速准确地接收和处理各分支机构的财务档案信息，避免了以往繁琐的人工传递和核对过程，大大提高了信息传递的效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过合思档案的智能借阅系统，借阅者可以在线提交借阅申请，系统自动审批和记录，同时可以快速定位档案位置，实现了借阅管理的智能化和高效化。
在成本节约方面，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了存储空间、纸质材料等方面的成本节约。在当前经济环境下，这种成本的节约对于企业来说无疑是一笔宝贵的财富，为企业的发展提供了有力的支持。
结语：开启电子文档归档管理新征程
综上所述，合思档案凭借其先进的功能和全面的解决方案，成功帮助好想你解决了电子文档归档管理难题，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，电子文档归档管理的重要性日益凸显。合思档案作为行业的领导者，将持续创新和优化，助力更多企业实现财务数智化转型。
如果您的企业也面临着类似的电子文档归档管理困境，不妨选择合思档案，开启高效、合规的财务管理新征程。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其卓越的功能和强大的优势，让合思档案成为您企业财务管理的得力助手。
