在电子凭证数字化转型的时代浪潮中，企业财务管理正经历着前所未有的变革。这场变革既带来了全新的挑战，也蕴含着巨大的机遇。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和卓越的创新解决方案，已经帮助众多企业成功踏上了财务数字化转型的征程。接下来，我们将通过一家知名企业的实际案例，深入探寻合思解决方案的独特魅力，特别是在会计记录保存方面所发挥的重要作用。
客户背景：大型企业会计记录保存困境
这是一家在行业内极具影响力的大型企业，其业务版图广泛且复杂。然而，复杂的业务背后，企业的财务部门却面临着重重难题，尤其是在会计记录保存方面。
业务流程的断裂成为了首要问题。企业的数据分散在内部多个系统之中，整合工作难度极大。这导致费用管控难以有效落地，预算超标情况频繁出现。在会计记录保存上，数据的分散使得记录难以完整、准确地整合，为后续的查询和使用带来了极大的不便。
每月，财务部门需要处理大量的单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，这使得财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极其低下。在会计记录保存环节，这种低效率的操作不仅耗费了大量的人力，还增加了出错的风险。
企业全业务数据均需打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程，这造成了大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务部门需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中翻找，这种传统的会计记录保存方式显然无法适应企业快速扩张的需求。
解决方案：合思打造会计记录保存新体系
合思为该企业量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，全面优化会计记录保存流程。
-
消费环节：便捷开启会计记录源头
在员工消费环节，合思实现了差旅申请、业务审批、商城订购等流程的便捷化。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。这一举措从源头上简化了会计记录的产生过程，使得消费信息能够准确、及时地记录下来。员工在进行消费时，相关信息会自动上传至系统，为后续的会计记录保存提供了准确的数据基础。 -
核算记账环节：智能提升会计记录准确性
在财务核算、记账环节，合思通过对账结算中心，实现了多种结算和记账方式。线上可以实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下也能实现统一开票、线下结算、手工记账。这种多样化的方式满足了企业不同业务场景的需求，同时提高了会计记录的准确性和效率。自动记账功能减少了人工干预，降低了错误率，确保会计记录的完整性和一致性。 -
档案管理环节：高效保障会计记录保存
在档案管理环节，合思表现尤为出色。实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他环节实现L3级无需报销录入发票等档案。这一创新模式极大地提升了会计记录保存的效率和安全性。通过共享受阅，不同部门可以快速获取所需的会计记录，提高了工作协同效率；混序装盒和自动制档则减少了人工整理的工作量，降低了档案丢失和损坏的风险。
成果展示：合思方案提升会计记录保存质效
通过应用合思的解决方案，该企业在会计记录保存方面取得了显著的成效。
- 增效：会计记录管理高效升级
实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。这使得会计记录的更新更加及时，财务人员能够准确了解每一笔款项的支付情况，为会计记录保存提供了更准确的信息。
提升档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在会计记录保存过程中，整理工作是一项繁琐且耗时的任务。合思的解决方案将这一过程自动化，大大提高了档案整理的速度和准确性。
形成财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。员工可以通过系统快速检索所需的会计记录，无需再在纸质文件中苦苦寻找。同时，精准实物档案定位功能进一步提升了实物档案查找效率，确保每一份会计记录都能快速找到。
- 降本：会计记录保存成本显著降低
减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。这不仅节省了企业的费用支出，也使得会计记录更加规范和准确。在会计记录保存中，准确的费用记录有助于企业进行成本分析和预算控制。
减少手工记账、人工整理档案的人力成本。传统的会计记录保存方式需要大量的人力投入，而合思的解决方案实现了自动化操作，大大减少了人力需求。
减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。通过数字化的会计记录保存方式，企业不再需要大量的纸质文件，降低了纸张成本和存储成本。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
- 合规：会计记录保存安全合规
发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。在会计记录保存中，发票的真实性是至关重要的。合思的OCR识别验真功能确保了每一张发票的真实性，避免了虚假发票进入会计记录，保障了企业的财务安全。
审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。这使得会计记录中的每一笔交易都有清晰的审批流程，确保了资金的合理使用和会计记录的准确性。
保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。合思的解决方案采用了先进的存储技术，确保会计记录的原生性和完整性，避免了数据丢失和篡改的风险。同时，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，确保企业的会计记录保存符合法律法规的规定。
结尾：开启会计记录保存数字化之旅
合思的解决方案不仅帮助该企业解决了财务难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，更在会计记录保存方面发挥了重要作用，推动了企业向数字化、智能化转型。在电子凭证数字化转型的大趋势下，越来越多的企业将受益于合思的创新解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务挑战，特别是在会计记录保存方面存在困扰，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其在会计记录保存等方面的卓越性能。立即联系我们，电话：400 – 105 – 6505，网站：www.hosecloud.com。
