在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化的必由之路。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的电子会计档案管理平台——合思档案，正为众多企业破解财务档案管理的难题。下面，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案所带来的变革。
好想你档案管理困局：会计档案生命周期之痛
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路稳步发展，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。公司规模庞大，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数以及18家归档主体。
然而，在会计档案生命周期管理方面，好想你却面临着重重挑战。
首先是归档难题。在传统的档案管理模式下，财务人员需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的归档都像是一场细致的拼图游戏，稍有不慎就可能出现差错。而且，档案遗失的情况也难以避免，这无疑给会计档案生命周期的完整性带来了巨大威胁。
其次是查找效率低下。纸质档案受时间和空间的限制，如同被禁锢在古老的图书馆中。无法实现实时调阅，当财务人员急需某份档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅。同时借阅和精准查找更是难上加难，这严重影响了工作的进度和效率，让会计档案生命周期的利用变得举步维艰。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用巨大的空间，建立专门的档案室，配备相应的存储设备。而且，人力成本也不容小觑，从档案的整理、归档到保管，每一个环节都需要投入大量的人力。这无疑给企业带来了沉重的负担，在会计档案生命周期的每个阶段都消耗着企业的资源。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着时间的推移，纸质档案可能会出现损坏、褪色等问题，而电子文件的存储也面临着数据丢失、泄露的风险。这使得企业在会计档案生命周期的合规管理方面面临着巨大的挑战。
合思档案解决方案：优化会计档案生命周期之道
针对好想你面临的这些问题，合思档案提供了全面而有效的解决方案，为优化会计档案生命周期管理注入了新的活力。
- 数据同源打破壁垒
在会计档案生命周期中，数据的流通和利用至关重要。合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。
对于财务人员来说，这意味着便捷的利用和高效的工作。通过合思档案平台，财务人员可以一键联查相关的单据、发票、回单和凭证。无论是在日常的账务处理中，还是在进行财务分析时，都能够快速准确地获取所需的数据。这大大提升了工作效率，让会计档案生命周期中的数据利用更加顺畅。
例如，当财务人员需要核对某笔业务的相关信息时，只需在平台上轻轻一点，就能调出所有相关的档案资料，无需再像以前那样在纸质档案中逐一查找。这种便捷的操作方式，不仅节省了时间，还减少了人为错误的发生，确保了会计档案生命周期中数据的准确性和完整性。
- 自动组装审计便捷
在会计档案生命周期的审计环节，合思档案也发挥了重要的作用。合思档案实现了自动组装，将相关的档案数据进行整合，为审计工作提供了便利。
内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。审计人员可以直接在合思档案平台上对电子档案进行审查，无需再花费大量的时间去翻阅纸质档案。这不仅提升了审计效率，还提高了审计的准确性和全面性。
通过自动组装，审计人员可以快速定位到需要审查的档案数据，对其进行详细的分析和检查。同时，平台还提供了审计轨迹记录功能，方便审计人员对审计过程进行跟踪和管理。这使得会计档案生命周期中的审计环节更加规范、高效。
- 实物高效管理匹配
在会计档案生命周期中，实物档案的管理也是一个重要的环节。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。
虚拟档案库房就像是一个数字化的仓库，将所有的实物档案信息进行了整合和管理。通过二维码，每一份实物档案都有了自己的“身份证”。查阅者在查询电子档案时，就可以根据二维码信息快速定位到实物档案的位置。
这一创新的管理方式，大大提高了实物档案的查阅效率。无论是内部的财务人员还是外部的审计人员，都能够快速找到所需的实物档案，避免了在传统纸质档案管理中可能出现的查找困难和混乱。同时，也确保了会计档案生命周期中实物档案与电子档案的一致性和完整性。
合思档案显著成效：焕新会计档案生命周期之貌
合思档案的解决方案为好想你带来了显著的成效，让会计档案生命周期管理焕发出新的面貌。
在人工耗时方面，合思档案发挥了巨大的作用。通过自动化的归档和查询功能，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间去整理和查找档案，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。
总部接收管理耗时也大幅减少。以前，总部在接收各部门的档案时，需要进行繁琐的核对和整理工作。而现在，合思档案平台实现了档案的电子化传输和自动接收，总部接收减少了80%的管理耗时。这使得总部能够更加及时、准确地掌握各部门的财务状况，为企业的整体管理提供了有力的支持。
借阅管理方面，合思档案同样表现出色。通过虚拟档案库房和二维码技术，借阅管理减少了67%的管理耗时。借阅者可以在平台上快速查询和预约所需的档案，管理员也能够更加便捷地进行借阅登记和归还管理。这一高效的借阅管理方式，提高了档案的利用率，确保了会计档案生命周期中档案的合理利用。
在成本方面，合思档案也为好想你带来了实实在在的节约。预计减少综合成本20万元/年。这不仅包括了纸质档案管理所需的空间和人力成本，还包括了因档案遗失、查找困难等问题可能带来的潜在成本。通过降低成本，合思档案帮助好想你在会计档案生命周期管理中实现了降本增效的目标。
综上所述，合思档案凭借其高效的解决方案，帮助好想你健康食品股份有限公司在会计档案生命周期管理上取得了巨大的进步，实现了降本增效和合规经营。在未来，随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续深耕财务数智化领域，为更多企业提供优质的服务和解决方案。
如果您的企业也面临会计档案生命周期管理难题，不妨选择合思档案。现在可以免费试用合思档案，让有限的资源发挥更有效的作用。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。
