在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为发展的必由之路。以某世界 500 强旗下教育服务品牌为例，该企业在引入合思解决方案后，成功推动了企业数字化转型的加速，顺利走完全面数字化的“最后一公里”。这一成功案例充分彰显了合思在助力企业财务数字化转型方面的卓越成效，尤其是在优化出差报销流程上表现出色。
客户背景：出差报销流程困境重重
该企业在发展过程中，面临着一系列复杂的问题，这些问题在出差报销流程中尤为凸显。企业的业务和财务系统众多，且各个系统相互独立，彼此之间的数据无法实现互通。这就导致在出差报销流程中，结构化数据的提取变得异常困难。
员工在进行出差报销时，电子发票的处理成为一大难题。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。而且，实物档案的存档问题也十分棘手。大量的发票、凭证等实物档案占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的成本。同时，档案损坏还存在合规风险，给企业带来潜在的隐患。
在出差报销流程中，重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票等的装订要求较高，稍有不慎就可能不符合规定。此外，实物凭证与业务分散存放，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，不能多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低，严重影响了出差报销流程的效率。
解决方案：打造出差报销流程数字化利器
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为优化出差报销流程提供了强大的支持。
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广泛连接异构系统
档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA 以及企业内部的各类系统。合思通过 40 多种自动封装接口，广泛连接异构系统，实现了 0 开发成本介入。这意味着企业无需进行复杂的开发工作，就能将各个系统的数据整合起来，确保出差报销流程中涉及的各类档案应收尽收。接口传输支持多种方式，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等，方便员工在出差报销时上传相关票据。 -
自动归档功能强大
该方案具备自动归档功能，其中智能组单和四性检测等功能为出差报销流程的准确性提供了保障。管理范围不仅包括内部的凭证、订单等会计类档案，还涵盖外部的纸质发票等。强大的规则引擎可根据企业的实际需求自定义搭建，实现亿级数据的秒级调阅。在出差报销流程中，员工可以快速查找所需的档案信息，穿透联查无缝对接，电子原文件独立管理，同时还能自主采集结构化字段信息，大大提高了报销的效率。
成效显著：出差报销流程焕然一新
通过合思的解决方案，该企业在出差报销流程上取得了显著的成效。
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档案管理线上化
年均 60 万 + 的会计凭证和 36 万 + 的银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，这使得出差报销流程得到了极大的简化。员工在进行出差报销时，无需再为繁琐的纸质档案管理而烦恼，只需在系统中进行操作即可。 -
工作效率大幅提升
档案的多维度穿透查询功能，让员工能够快速准确地找到所需的出差报销相关信息。以电子借阅为主的方式简便高效，大大缩短了报销的时间。通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。在出差报销流程中，这意味着大部分的数据处理都可以自动完成，减少了人工操作的繁琐和错误。 -
成本节约与管理效能提升
随着企业规模的翻倍扩张，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在出差报销流程方面，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的纸质档案存储和管理投入过多的资源，从而将更多的精力和资金投入到核心业务中。
客户反馈：对出差报销流程改善信心满满
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分体现了企业对合思解决方案的高度认可，尤其是在出差报销流程的优化上。合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的问题，还为企业未来的发展奠定了坚实的基础。企业相信，在合思的助力下，出差报销流程将更加高效、便捷。
未来合作：持续优化出差报销流程
双方有望继续深化合作，进一步提升财务管理效率和数字化水平，挖掘更多数据价值，为企业的可持续发展提供更强有力的支持。合思也将持续优化解决方案，尤其是针对出差报销流程不断进行改进和完善。在未来的合作中，合思将结合企业的实际需求和发展趋势，为企业提供更加个性化、智能化的服务。
出差报销流程的优化是企业财务数字化转型的重要一环。合思凭借其强大的功能和专业的服务，为企业提供了一站式解决方案。如果您的企业也面临类似的财务数字化转型挑战，不妨选择合思。合思将帮助您的企业实现降本增效、提升管理效能，加速迈向数字化未来。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启您优化出差报销流程的数字化转型之旅！
