在当今数字化浪潮席卷的时代，费用管理数字化已成为企业提升竞争力、实现高效运营的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在财务档案管理方面，它也曾面临诸多挑战。而合思凭借其卓越的解决方案，助力金牌橱柜成功实现费用管理数字化，解决了财务档案管理的难题。
金牌橱柜：传统财务档案管理的困境
在深入了解合思的解决方案之前，我们先来看看金牌橱柜在传统财务档案管理中面临的业务背景、现状与痛点。
– 数据散落，利用困难
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同系统之中。这使得档案数据难以被有效利用，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后再上架。繁琐的流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
– 保管交接，流程复杂
财务档案在临时保管1年后，需要移交至综合档案管理。这一过程涉及多个环节和部门，增加了管理的复杂性和难度。
– 纸质存储，空间受限
在存储环节，独立的档案室主要存放纸质档案。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，纸质档案占据了大量的空间，给企业带来了不小的存储压力。
– 人工查阅，效率低下
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且容易出现遗漏和错误。
合思方案：开启费用管理数字化新篇章
面对金牌橱柜的这些痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，助力企业实现费用管理数字化。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得更加有序和易于管理。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
通过搭建会计资料之间的关系，合思实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业可以更加清晰地了解业务与财务之间的关联，为决策提供更加准确的依据。
– 数据共享：一站式查阅便捷高效
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以通过一站式查阅，便捷高效地获取所需信息。就像在一个大型图书馆中，通过清晰的索引可以快速找到自己需要的书籍。
– 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单的管理一直是企业的一大难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了工作效率。
实施步骤：精细流程保障方案落地
合思档案解决方案的实施过程严谨而精细，确保了方案的顺利落地。
– 数据采集与处理
合思通过开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一系列操作确保了数据的准确采集和高效处理。
– 智能关联与检测
系统实现智能关联自动组装，对档案进行四性检测、业务检测，并可自定义版式文件。这一步骤保证了档案的质量和规范性。
– 权限管控与扩展
合思提供精准的权限管控，档案目录可以灵活扩展，同时采用水印管理，档号符合国标要求。这确保了档案的安全性和合规性。
– 检索与借阅服务
系统提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。这些功能方便了用户对档案的使用和管理。
显著成果：费用管理数字化成效凸显
通过实施合思的解决方案，金牌橱柜在费用管理数字化方面取得了显著的成果和效益。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
– 总体成本有效节省
预估节省总体成本30万+/年。这不仅为企业带来了实实在在的经济效益，还提升了企业的竞争力。
– 档案合规性全面保障
档案合规性达到了100%。这让企业在面对各种审计和监管要求时更加从容自信，确保了企业的合规经营。
客户评价：高度认可费用管理数字化价值
金牌橱柜对合思档案解决方案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性，有效降低了成本，确保了档案合规性。通过费用管理数字化，金牌橱柜在财务档案管理方面实现了质的飞跃，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
行动号召：拥抱费用管理数字化未来
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，一直致力于帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。费用管理数字化已经成为企业发展的必然趋势，若您的企业也面临财务档案管理难题，不妨抓住机遇，选择合思。现在，您只需拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，即可了解更多关于费用管理数字化的解决方案，还可以免费试用，亲身体验合思为您带来的价值和优势。让我们携手共进，开启费用管理数字化的新时代！
