在我国，电子凭证改革正以势不可挡的态势飞速推进，全流程无纸化的电子凭证时代已然来临。在这一时代浪潮中，合思作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其卓越的技术和创新能力，推出了合思档案这一强大的工具，成功助力众多企业解决财务档案管理难题。好想你健康食品股份有限公司便是其中的典型代表，它的实践为我们生动展示了电子会计档案管理所带来的深刻变革，尤其是在报销合规管理方面取得了显著成效。
红枣巨头的报销合规管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，经过多年的不懈努力和发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。它拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工规模超过1000人，在全国范围内开设了400多家门店。如此庞大的企业规模，在日常运营中涉及大量的财务交易和报销业务，然而在报销合规管理及财务档案管理方面，却面临着重重困境。
首先是归档难题。在传统的管理模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张报销单据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，纸质档案在流转过程中，还极易出现遗失的情况，一旦档案遗失，不仅会影响报销流程的正常进行，还可能给企业带来合规风险，严重影响报销合规管理的效率和质量。
其次是查找效率低下。纸质档案的存储和查阅受限于时间和空间，无法实现实时调阅。当企业需要对某一笔报销业务进行审计或查询时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中苦苦搜寻，不仅浪费了大量的时间，还可能因为无法及时获取所需信息而影响决策的及时性。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要专门租赁仓库来存放这些档案，同时还需要配备专门的人员进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本，对报销合规管理的成本控制造成了很大压力。
最后是合规风险问题。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。随着国家对企业财务合规要求的不断提高，纸质档案在数据完整性、安全性和可追溯性方面存在明显不足，给企业的报销合规管理带来了潜在的风险。
合思档案：报销合规管理的破局之策
面对好想你在报销合规管理及财务档案管理方面的诸多痛点，合思为其量身定制了一套针对性的解决方案，为企业的报销合规管理带来了全新的转机。
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打破数据壁垒实现报销合规高效管理
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将企业的报销数据、财务凭证等信息进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，就可以实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提升了工作效率。在报销审核过程中，财务人员可以快速核对各项信息的一致性，确保报销业务的合规性，有效避免了因信息不一致而导致的合规风险，极大地提升了报销合规管理的准确性和效率。 -
自动化流程提升报销审计效率
合思档案实现了报销档案的自动组装，为企业的内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以快速获取所需的报销信息，无需在大量的纸质档案中逐一查找。这种审计方式不仅提高了审计效率，还降低了审计成本。同时，自动化的流程也减少了人为因素的干扰，保证了审计结果的公正性和准确性，进一步加强了报销合规管理的监督和控制。 -
实物精准管理确保报销档案安全
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的精准匹配。每一份报销档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这一功能不仅方便了档案的查阅和管理，还确保了实物档案的安全。在报销业务完成后，相关的纸质档案可以及时进行归档，并通过二维码与电子档案关联，便于后续的查询和审计，有效保障了报销合规管理的档案完整性和安全性。
显著成效：报销合规管理的飞跃
通过合思档案的实施，好想你在报销合规管理及财务档案管理方面取得了显著的收益。
在时间成本方面，企业减少了90%的人工耗时。原本需要花费大量时间进行报销单据核对和档案整理的工作，现在通过合思档案的自动化流程，大大缩短了处理时间。总部在接收报销档案时，管理耗时减少了80%，提高了总部对报销业务的处理效率。借阅管理方面，管理耗时减少了67%，员工可以更快速地获取所需的报销档案，提升了工作效率。
在成本节约方面，预计企业每年可减少综合成本20万元。这主要得益于存储空间的节省、人力成本的降低以及合规风险的减少。通过合思档案的数字化管理，企业不再需要租赁大量的仓库来存放纸质档案，同时减少了专门的档案管理人员，降低了运营成本。而且，合规风险的降低也避免了因违规行为而可能产生的罚款和损失，进一步提升了企业的经济效益，为报销合规管理的成本控制提供了有力支持。
开启报销合规管理新征程
合思档案成功帮助好想你健康食品股份有限公司解决了报销合规管理及财务档案管理的痛点，实现了降本增效的目标。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，越来越多的企业将面临与好想你类似的问题，而合思的财务数智化解决方案无疑为这些企业提供了一条可行的发展路径。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品功能，为更多企业提供优质的报销合规管理及财务数智化解决方案。如果您的企业也面临着报销合规管理和财务档案管理的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还能免费试用，开启财务数智化转型之旅，让您的企业在报销合规管理方面实现质的飞跃。
