在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型的步伐不断加快，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已经悄然来临。合思，作为我国财务数智化服务与电子会计档案解决方案领域的佼佼者，凭借其卓越的技术和创新的理念，推出了合思档案管理平台，为众多企业的财务数智化升级注入了强大动力。接下来，就让我们以好想你健康食品股份有限公司为例，一同深入探寻合思档案为企业带来的巨大变革，尤其是在电子费用报销方面的显著优势。
好想你：传统财务档案管理困境重重
档案核对耗时费力
好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军上市企业。然而，在企业不断发展壮大的过程中，传统的财务档案管理模式逐渐暴露出诸多问题。在进行电子费用报销相关的档案归档工作时，财务人员常常需要花费大量的时间和精力，逐一确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。每一张票据都需要仔细核对，每一笔费用都需要反复确认，这不仅增加了工作的繁琐程度，还容易出现人为失误，大大降低了电子费用报销的效率。
查找利用困难重重
纸质档案存在着明显的局限性，它们受到时间和空间的双重束缚。当企业需要查找与电子费用报销相关的档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的纸质档案中苦苦搜寻。不仅无法实现实时调阅，而且多人同时借阅也成为了一件难事，精准查找更是难上加难。这种低效的档案查找方式，严重影响了企业的工作效率，也给电子费用报销的流程带来了极大的阻碍。
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理对企业的空间和人力提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了宝贵的办公空间；同时，还需要配备专人进行档案的整理、保管和维护，增加了人力成本。在电子费用报销的过程中，这些额外的管理成本无疑给企业带来了沉重的负担。
数据安全难以保障
传统的纸质档案管理办法在电子原文件的长期保存和数据安全方面存在着明显的不足。随着时间的推移，纸质档案容易出现损坏、丢失等情况，无法保证电子费用报销相关数据的长期完整性和可用性。而且，纸质档案的安全性也难以得到有效保障，一旦发生火灾、水灾等自然灾害，或者出现人为的破坏、盗窃等情况，企业的财务档案将面临巨大的风险。
合思档案：精准破局，开启电子费用报销新篇
打破数据壁垒，实现便捷联查
面对好想你在财务档案管理方面遇到的诸多痛点，合思档案管理平台提供了一系列行之有效的解决方案。首先，合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。在电子费用报销的过程中，财务人员可以通过平台一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再像以往那样在大量的纸质档案中逐一查找。这种便捷的联查功能，大大提高了工作效率，让电子费用报销变得更加轻松快捷。
通过合思档案平台，财务人员可以快速定位到所需的档案信息，无论是费用报销的明细，还是相关的审批流程，都可以一目了然。同时，平台还支持多维度的查询和筛选功能，用户可以根据自己的需求，按照时间、金额、部门等条件进行精准查询，进一步提高了查找的效率和准确性。
自动组装审计，提升审计效能
在审计环节，合思档案以档案数据为核心标准，同时辅以纸质数据进行内外审计。在电子费用报销的审计过程中，平台可以自动对相关的档案数据进行组装和分析，生成详细的审计报告。这种自动化的审计方式，不仅提高了审计的效率，还减少了人为因素的干扰，确保了审计结果的准确性和公正性。
合思档案平台还支持审计人员在线进行审计工作，无需再像传统方式那样实地查阅纸质档案。审计人员可以通过平台远程访问企业的电子档案，进行实时审计和监督。这种线上审计的方式，不仅节省了时间和成本，还提高了审计的及时性和有效性。
虚实结合管理，高效定位实物
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。在电子费用报销相关的实物档案管理方面，查阅者只需在平台上查询电子档案，就可以迅速定位到对应的实物档案的位置。这种虚实结合的管理方式，大大提高了实物档案的管理效率，减少了查找实物档案的时间和精力。
通过在实物档案上粘贴二维码，平台可以实时记录实物档案的存放位置、借阅情况等信息。当需要查阅实物档案时，用户只需扫描二维码，就可以获取相关的信息，实现了实物档案的智能化管理。同时，虚拟档案库房的建立，也为企业节省了大量的存储空间，降低了档案管理的成本。
显著成效：合思档案助力好想你降本增效
大幅减少人工耗时
在合思档案管理平台的助力下，好想你在电子费用报销及相关财务档案管理方面取得了显著的成效。通过实现数据的便捷联查和自动化的审计流程，企业减少了90%的人工耗时。财务人员再也不用花费大量的时间在档案核对和查找上，而是可以将更多的精力投入到核心业务的处理中，提高了工作的质量和效率。
在电子费用报销的审批环节，以往需要多人手动签字确认，流程繁琐且耗时较长。现在，通过合思档案平台的线上审批功能，审批流程变得更加便捷高效。审批人员可以随时随地通过手机或电脑进行审批，大大缩短了审批时间，提高了电子费用报销的速度。
总部管理省时省力
合思档案平台的应用，还让好想你总部在电子费用报销管理方面的耗时减少了80%。总部可以通过平台实时监控各部门的费用报销情况，及时发现问题并进行处理。同时，平台的数据分析功能还可以为总部提供详细的费用报销报表和分析报告，帮助总部更好地进行财务管理和决策。
通过对电子费用报销数据的分析，总部可以了解各部门的费用使用情况，制定更加合理的预算和费用控制策略。此外，平台还支持总部对各部门的费用报销进行统一管理和审批，提高了管理的规范性和透明度。
借阅管理高效便捷
在借阅管理方面，合思档案平台让借阅管理的耗时减少了67%。员工在需要查阅电子费用报销相关档案时，只需在平台上提交借阅申请，经过审批后即可在线查阅电子档案或借阅实物档案。这种便捷的借阅方式，不仅提高了员工的工作效率，还减少了档案管理部门的工作压力。
平台还可以记录员工的借阅历史和使用情况，为档案的管理和维护提供了有力的支持。同时，通过对借阅数据的分析，企业可以了解员工对档案的需求情况，优化档案的存储和管理方式。
综合成本显著降低
通过合思档案平台的应用，好想你预计每年在电子费用报销及相关财务档案管理方面将减少综合成本20万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了存储空间的节省和档案管理设备的减少。在当前经济环境下，这种降本增效的效果对于企业的发展具有重要的意义。
企业可以将节省下来的成本投入到核心业务的发展中，提高企业的竞争力。同时，合思档案平台的应用还提升了企业的财务管理水平和信息化程度，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
合思档案管理平台为好想你这样的企业成功解决了电子费用报销及财务档案管理方面的难题，实现了降本增效和合规经营的目标。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断深化技术创新，为更多企业提供优质的财务数智化服务。
如果您的企业也面临着类似的电子费用报销及财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台。现在，您还可以免费试用合思档案管理平台，亲身体验其为企业带来的便捷与高效，开启财务数智化升级之旅。
